ứng dụng phần mềm kế toán
Hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác kế toán ngày càng rộng rãi và hiện đại hơn. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định.
Đặc điểm:
Đặc trưng cơ bản của của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Kế toán bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện kế toán máy có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mã hóa đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình tự động xử lý thông tin.
- Xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để phục cho kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
- Xây dựng một hệ thống số, báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích.
- Việc tập hợp các chi phí hoàn toàn do máy tự tổng hợp dữ liệu từ các phần hành kế toán có liên quan và từ chương trình có thể xác định kết quả kinh doanh cho từng kỳ báo cáo.
Nguyên tắc tổ chức kế toán:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
Mã hóa:
- Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu các đối tượng cần quản lý. Việc xác định các đối tượng mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Mã hóa các đối tượng quản lý cho phép sử dụng các ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, giúp cho việc nhận diện thông tin một cách chính xác trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Xác định đối tượng cần mã hóa (Khách hàng, Hàng hóa,…).
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa thích hợp cho từng đối tượng (Mã hóa phân cấp, liên tiếp, tổng hợp,…).
+ Triển khai mã hóa theo phương pháp mã hóa đã lựa chọn cho từng đối tượng quản lý.
Quy trình thực hiện công việc kế toán máy:
- Xây dựng và khai báo hệ thống danh mục đối tượng kế toán: danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng. Hệ thống danh mục này cho phép tằng cường tính tự động trong quá trình nhập dữ liệu.
- Cập nhật số dư ban đầu: Kế toán chỉ phải cập nhật số dư ban đầu của tài khoản mới sử dụng phần mềm kế toán. Bắt đầu từ kỳ kế toán tiếp theo máy tính sẽ tự động kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang số dư đầu kỳ này.
- Nhập dữ liệu phát sinh: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu như: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,… để nhập thông tin vào máy tính. - Sau khi nhập hết các thông tin thì máy tính sẽ tự động xử lý các số liệu đưa vào các sổ phù hợp. Sản phẩm cuối cùng của quy trình kế toán máy là sổ sách báo cáo. Đó là các sổ cái và sổ chi tiết các TK 111, 112, 131, 511, 632,…
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy:
- Tổ chức chứng từ kế toán phải phù hợp với điều kiện thực hiện trên máy thông qua việc xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ để quản lý chứng từ, tổ chức luân chuyển, xử lý bảo quản.
- Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác số lượng hàng hóa bán ra và tiêu thụ nội bộ.
- Xác định lập, đặt được công thức tính GVHB, xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí quản lý kinh doanh hợp lý để xác định đúng kết quae bán hàng.
- Thao tác theo đúng chỉ dẫn của phần mềm kế toán để cung cấp thông tin chính xác trung thực.
- Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết với máy in để in ra những báo cáo cần thiết.
1.2.5. Trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.
Yêu cầu đối với thông tin trình bày trên BCTC:
BCTC phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, thu nhập khác, chi phí quản lý kinh doanh và chi phí khác, Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh
- Thông tin trình bày trên BCTC phải đầy đủ, khách quan, không có sai sót để phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
- Thông tin tài chính phải thích hợp
- Thông tin tài chính phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu
- Thông tin tài chính phải đảm bảo có thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu - Thông tin tài chính phải trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ
Hệ thống BCTC năm áp dụng cho các DN nhỏ và vừa:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Bản thuyết minh Báo cáo tài chính - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính tổng hợp, dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Các chỉ thông tin liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên Bảng cân đối kế toán:
- Chỉ tiêu Thuế GTGT được khấu trừ:
+ Chỉ tiêu này phản ánh số thuế GTGT còn được khấu trừ và số thuế GTGT còn được hoàn lại tại thời điểm báo cáo
+ Số liệu ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Nợ của TK 133 - Chỉ tiêu Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước:
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng hợp các khoản DN còn phải nộp cho Nhà nước tại thời điểm báo cáo, gồm các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
+ Số liệu ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào tổng số dư Có chi tiết của TK 133
Báo cáo kết quả kinh doanh (B02):
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả từ hoạt động kinh doanh chính và kết quả từ hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được thể hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Cách lập các chỉ tiêu này như sau:
Cơ sở số liệu:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề; sổ kế toán các tài khoản loại 3.5.6.7.8.9 có liên quan.
Phương pháp lập:
Cột “Năm nay”:
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong năm báo cáo.
+ Căn cứ vào số phát sinh lũy kế bên Có của TK 511 trong kỳ báo cáo tổng hợp lại để ghi.
- “Các khoản giảm trừ doanh thu” (MS02)
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng hợp các khoản giảm trừ vào tổng DTBH và CCDV trong năm, bao gồm các khoản CKTM, GGHB, HBBTL trong kỳ báo cáo.
+ Căn cứ vào số phát sinh lũy kế bên Có của TK 521 trong kỳ báo cáo tổng hợp lại để ghi.
- “Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS10) =MS01 - MS02
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng DTBH và CCDV đã trừ đi các khoản giảm trừ trong kỳ báo cáo.
- “Giá vốn hàng bán” (MS11)
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốn của khối lượng hàng hóa đã cung cấp, chi phí khác được tính vào giá vốn hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có của TK 632 đối ứng phát sinh Nợ của TK 911 của các tháng trong kỳ.
- “Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS20) = MS10 - MS11
+ Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ báo cáo.
- “Doanh thu hoạt động tài chính” (MS 21)
+ Chỉ tiêu này phản ánh doanh thu hoạt động tài chính thuần phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ của TK 515 đối ứng phát sinh Có của TK 911 của các tháng trong kỳ.
- “Chi phí hoạt động tài chính” (MS 22)
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí tài chính, gồm tiền lãi vay phải trả, chi phí liên quan đến việc cho thuê bản quyền, … phát sinh trong kỳ báo cáo. + Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có của TK 635 đối ứng phá sinh Nợ của TK 911 của các tháng trong kỳ.
- “Chi phí quản lý kinh doanh” (MS24)
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí quản lý kinh doanh bao gồm CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ báo cáo.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có của TK 6421, 6422 đối ứng phát sinh Nợ của TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
-“Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” (MS 30) MS 30 = MS 20 + MS 21 - MS22 - MS 24
+ Chỉ tiêu này phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.
-“Thu nhập khác” (MS 31)
+ Chỉ tiêu này phản ánh các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ báo cáo.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ của TK 811 đối ứng phát sinh Có của TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
-“Chi phí khác” (MS 32)
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng các chi phí khác phát sinh trong kỳ báo cáo.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ củaTK 911 đối ứng phát sinh Có của TK 711 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác trong kỳ báo cáo.
- “Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế” (MS 50) = MS 30 + MS 40
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng số lợi nhuận kế toán thực hiện trong năm báo cáo của doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác phát sinh trong năm báo cáo.
- “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” (MS 51)
+ Chỉ tiêu này phản ánh chi phí thuế TNDN phát sinh trong năm báo cáo.
+ Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK của 821 đối ứng phát sinh Nợ của TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
- “Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp” (MS 60) = MS 50 - MS 51
+ Chỉ tiêu này phản ánh tổng lợi nhuận (hoặc lỗ) sau thuế TNDN từ các hoạt động của doanh nghiệp phát sinh trong năm báo cáo.
Cột “Năm trước”:
Căn cứ vào số liệu cột “Năm nay” của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề để chuyển số liệu ghi tương ứng theo từng chỉ tiêu.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03):
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một bản tổng hợp lại tình hình thu, chi tiền tệ của doanh nghiệp được phân loại theo 3 hoạt động: Hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính trong một thời kỳ nhất định.
- Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ được căn cứ vào: + Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Bản thuyết minh báo cáo tài chính + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước
+ Các tài liệu kế toán khác, như: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển”; Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan khác, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và các tài liệu kế toán chi tiết khác…
- Các chỉ tiêu trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ như sau:
+ Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác (Mã số 01) Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền đã thu (tổng giá thanh toán) trong kỳ do bán hàng hóa, thành phẩm, cung cấp dịch vụ, tiền bản quyền, hoa hồng và các khoản doanh thu khác (như bán chứng khoán kinh doanh), kể cả các khoản tiền đã thu từ các khoản nợ phải thu liên quan đến các giao dịch bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác phát sinh từ các kỳ trước nhưng kỳ này mới thu được tiền và số tiền ứng trước của người mua hàng hoá, dịch vụ.
+ Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ (Mã số 02)
Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền (tổng giá thanh toán) đã trả trong kỳ do mua hàng hóa, dịch vụ, thanh toán các khoản chi phí phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, kể cả số tiền chi mua chứng khoán kinh doanh và số tiền đã thanh toán các khoản nợ phải trả hoặc ứng trước cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
+Tiền chi trả cho người lao động (Mã số 03)
Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền đã trả cho người lao động trong kỳ báo cáo về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng… mà doanh nghiệp đã thanh toán hoặc tạm ứng.
+ Thuế TNDN đã nộp (Mã số 05)
Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền thuế TNDN đã nộp cho Nhà nước trong kỳ báo cáo, bao gồm số tiền thuế TNDN đã nộp của kỳ này, số thuế TNDN còn nợ từ các kỳ trước đã nộp trong kỳ này và số thuế TNDN nộp trước (nếu có).
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được thể hiện ở các mục thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo kết quả kinh doanh. Mục IV gồm:
- Thông tin (TT) 08: Chi tiết doanh thu và thu nhập khác
- TT 09: Điều chỉnh các khoản tăng, giảm thu nhập chịu thuế TNDN
- TT 10: Chi phí SXKD theo yếu tố
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính. Nó cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp giúp lãnh đạo doanh nghiệp điều hành, quản lý hoạt động theo quy luật đạt hiệu quả cao. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người làm kế toán giúp doanh nghiệp nắm được hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đồng thời, đem lại lợi ích trong việc tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Qua phân tích các vấn đề nêu trên, đã phần nào cho thấy đặc điểm, bản chất, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời, Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh luôn phải