Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, hình thức này cho phép Công ty phân cấp quản lý rõ ràng, tránh sự chồng chéo các chức năng. Đứng đầu Công ty là Giám đốc, tiếp theo là các phòng ban. Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận:
• Giám đốc: Là người điều hành cao nhất trong công ty và chịu trách
nhiệm về mọi hoạt động của công ty, quyết định trong việc điều hành, chi phối, quản lý công ty. Giám đốc có quyền đại diện cho công ty ký kết các hợp đồng, phê duyệt các tài liệu trong công ty và chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của công ty trước pháp luật.
• Phòng kinh doanh:
• Chức năng:
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm
+ Nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thị trường, cập nhật giá cả các mặt hàng liên quan máy móc… công ty đang kinh doanh.
+ Xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp
+ Tham gia đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ, đàm phám ký kết hợp đồng
+ Kết hợp với phòng kế toán thu hồi công nợ, quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp.
• Phòng Hành Chính
• Chức năng:
+ Giúp Ban Giám đốc quản lí tài chính đúng nguyên tắc, chế độ kế toán theo đúng luật Kế toán.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý tài chính, chủ động khai thác nguồn vốn đảm bảo đủ vốn cho nhu cầu kinh doanh.
• Nhiệm vụ:
+Tập hợp chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
+Tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về quản lý tài chính tài sản Công ty đúng quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê
+Lập dự trù kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định của Công ty, có trách nhiệm xây dựng trình đăng ký kế hoạch hàng năm.
+Lập báo cáo kế toán tài chính hàng quý, năm theo quy định của Công ty Tổ chức tập hợp chi phí và doanh thu theo đúng các quy định tiến hành.
+Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành đối với Công ty.
• Phòng hành chính:
• Chức năng: Tổ chức, chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên trong công ty, quản lý nhân sự từ khâu sắp xếp, bố trí, tuyển dụng người lao động và giải quyết các chế độ cho nhân viên như tiền lương, BHXH đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ hiện hành.
• Nhiệm vụ: quản lí nhân sự trong công ty, tổ chức training, thu nhận giấy tờ, tài liệu liên quan đến công ty, sắp xếp lịch cho ban Giám đốc cũng như các ban khác, chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên.
• Phòng kỹ thuật:
- Chức năng:
+ Cung cấp các sản phẩm thông tin kỹ thuật phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh.
+Thực hiện giao hàng và lắp đặt theo hợp đồng -Nhiệm vụ
+Phục vụ lắp đặt máy móc cho khách hàng
+Nghiên cứu, phân tích các hàng hóa được mua vào xem đảm bảo các thông số kỹ thuật máy móc chưa, đảm bảo sự vận hành của máy móc được diễn ra bình thường
• Kho: có nhiệm vụ, thống kê, theo dõi lượng hàng nhập – xuất – tồn, quản lý và bảo quản hàng hoá trong kho, đảm bảo về số lượng và giá trị của hàng hóa.