Bộ máy công ty Giao Hàng Tiết Kiệm như sau:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty GHTK trụ sở Hà Nội
(Nguồn: Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm)
Mỗi phòng ban trong công ty đều có chức năng nhất định. Ban Giám
Đốc
Hành chính nhân sự
Kế toán Pháp chế Công nghệ Phát triển và sáng
tạo Vận hành Dịch vụ khách hàng Ban mở rộng
- Ban Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý công ty.
- Phòng hành chính nhân sự chủ yếu thực hiện tuyển dụng, có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, thay mới, bổ sung các vị trí của các phòng ban khi có yêu cầu. Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm đào tạo về văn hóa và quy trình làm việc cho nhân viên mới, quản lý tài sản, cấp phát đồng phục, văn phòng phẩm cho nhân viên mới, lên kế hoạch, tổ chức hoạt động văn hóa của công ty.
- Phòng Kế toán quản lý toàn bộ nguồn thu – chi tài chính theo đúng luật hiện hành, quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đối soát công nợ.
- Phòng Công nghệ có trách nhiệm trong việc phát triển, sáng tạo và cải tiến công nghệ thông tin bao gồm ứng dụng cho nhân viên giao – nhận hàng và cho bộ phận vận hành của công ty.
- Khối Vận hành là bộ phận nhân lực chính thực hiện dịch vụ của công ty, trực tiếp tham gia vào quá trình giao – nhận hàng hóa từ các cửa hàng/ người gửi hàng đến khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng xử lý khiếu nại của người nhận hàng và cửa hàng/ người gửi hàng gửi hàng. Đây là liên kết quan trọng giữa các cửa hàng/ người gửi hàng (khách hàng) đến công ty, chịu trách nhiệm duy trì quyền lợi của người gửi hàng và nhận hàng khi sử dụng dịch vụ của GHTK.
2.1.3. Những kết quả đạt được công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm trong những năm qua
Một số kết quả công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm đạt được trong những năm qua:
- Năm 2017 Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK, JSC) vinh dự được Cục Thuế Hà Nội trao bằng khen trong Hội nghị tuyên dương khen thưởng hơn 400 DN nộp thuế 2017.
- Năm 2019 Công Đoàn Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm vinh dự được trao bằng khen xuất sắc trong Hội nghị tổng kết hoạt động công đoàn và phong trào công nhân viên chức lao động năm 2019 – triển khai nhiệm vụ và phát động thi đua năm 2020.
Công đoàn GHTK vinh dự được nhận bằng khen xuất sắc bởi Ban Chấp Hành Liên Đoàn Lao Động Quận Đống Đa – Hà Nội tại Hội nghị tổng kết hoạt động công đoàn và phong trào công nhân viên chức lao động năm 2019 – triển khai nhiệm vụ và phát động thi đua năm 2020 được tổ chức vào ngày 7/1/2020. Được thành lập từ giữa năm 2017 nhưng đây đã là năm thứ 2 liên tiếp Công đoàn GHTK tiếp tục giữ vững danh hiệu xuất sắc, cho thấy sự nỗ lực của Công đoàn GHTK trong việc phối hợp, thực hiện tốt với Ban lãnh đạo Công ty và các cơ quan Nhà nước để đảm bảo tốt quyền lợi cho người lao động trong cả công việc và đời sống.
Đảm bảo quyền lợi đầy đủ và chính đáng của người lao động: Công đoàn GHTK trực thuộc Khối Nhân sự GHTK. Đi cùng với tôn chỉ hoạt động của Khối là lấy con người làm trung tâm – lấy phát triển cá nhân làm mục tiêu, Công đoàn GHTK luôn nỗ lực để đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động về mọi mặt. Như thực hiện đủ và đúng các chính sách với người lao động đặc biệt về quy chế trả lương, quy chế khen thưởng, chính sách bảo hiểm lao động. Về chăm lo đời sống người lao động, Công đoàn GHTK không chỉ quan tâm đặc biệt tới người lao động trong đời sống hằng ngày mà luôn có các chương trình thể hiện quan tâm tới con em, gia đình, người lao động qua các dịp đặc biệt. Qua sự giám sát, kiểm tra liên tục, Ban Chấp Hành Liên Đoàn Lao Động Quận Đống Đa – Hà Nội đã có những đánh giá rất tốt về các hoạt động Công đoàn Công ty Cổ phần GHTK.
Minh bạch công khai trong mọi hoạt động công đoàn tại GHTK: Số lượng thành viên GHTK rất lớn nhưng Công đoàn GHTK luôn đảm bảo 100% người lao động tại GHTK là đoàn viên. Đoàn phí luôn được Công đoàn GHTK giám sát, thực hiện đầy đủ, minh bạch với các cơ quan Nhà nước và
với người lao động tại GHTK. Đồng thời sử dụng kinh phí này đúng – hợp lý – minh bạch trong công tác đảm bảo chất lượng đời sống của người lao động.
Phối hợp với các cơ quan Nhà nước, thực hiện đúng đủ – minh bạch mọi hoạt động công đoàn, tích cực tham gia đóng góp quỹ xã hội là nền tảng hoạt động quan trọng của GHTK. Đây cũng là yếu tố cốt lõi để xây dựng tập thể GHTK phát triển mạnh mẽ, lâu dài. Ghi nhận từ Ban Chấp Hành Liên Đoàn Lao Động Quận Đống Đa về hiệu quả hoạt động công đoàn là động lực để Công đoàn Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm cùng Khối Nhân sự GHTK tiếp tục phát huy khả năng, xây dựng, phối hợp với Ban lãnh đạo Công ty để đảm bảo quyền lợi của các thành viên GHTK tốt nhất.
- Năm 2020 Giaohangtietkiem vinh dự là 1 trong 18 Doanh nghiệp được Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội trao tặng bằng khen với thành tích đóng góp tích cực cho sự phát triển của kinh tế xã hội Thủ đô trong lĩnh vực nộp Ngân sách Nhà nước năm 2019. Đại diện Cục Thuế Hà Nội là ông Trần Xuân Đức – Trưởng phòng Quản lý Thuế số 9 – Cục Thuế Hà Nội; bà Mai Thị Song Nga – Phó phòng Quản lý Thuế số 9 – Cục thuế Hà Nội cùng bà Lê Thị Vân Anh – Chuyên viên Phòng Quản lý Thuế số 9 – Cục thuế Hà Nội đã đến thăm trụ sở chính Công ty và thay mặt Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội trao tặng bằng khen tới Giaohangtietkiem vào sáng ngày 01/12/2020.
2.2. Thực trạng thực hiện quy trình giao nhận mặt hàng mỹ phẩm tại Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
2.2.1. Một số đặc trưng cơ bản của mặt hàng mỹ phẩm và yêu cầu đối với giao nhận hàng hóa mỹ phẩm
Tại Hoa Kỳ, Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA), kiểm soát mỹ phẩm, định nghĩa mỹ phẩm là "chất dùng để bôi thoa vào cơ thể người nhằm tẩy sạch, tô điểm, tăng cường độ thu hút hoặc thay đổi diện mạo mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hoặc chức năng của cơ thể". Định nghĩa rộng này bao gồm bất kỳ chất liệu nào được sử dụng làm thành phần của một sản phẩm mỹ phẩm. FDA đặc biệt loại trừ xà phòng khỏi danh mục này.
Theo Thông tư số 7 VBHN/BYT: “Sản phẩm mỹ phẩm là một chất hay chế phẩm được sử dụng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thể con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt.”
Phân loại mỹ phẩm:
Thông thường mỹ phẩm thường được chia làm 3 loại:
+ Loại thứ nhất là mỹ phẩm bề ngoài: các sản phẩm trang điểm bề mặt (sản phẩm makeup, sơn móng tay, thuốc nhuộm tóc,…). Các sản phẩm này chỉ tác động đến vẻ bề ngoài chứ không đi sâu vào sinh lý da.
+ Loại thứ hai là mỹ phẩm dự phòng: bao gồm các sản phẩm chăm sóc da, dưỡng da dành cho việc làm chậm lại các biển đổi sinh lý của da (lão hóa, khô da) và bảo vệ chống lại các tác nhân bên ngoài (ô nhiễm, ánh nắng, chất kích ứng): kem chống nắng, sữa dưỡng ẩm, nước hoa hồng,…
+ Loại thứ ba là các sản phẩm sửa chữa được dùng khi người ta đã thất bại trong dự phòng. Đối mặt với các tổn thương, người ta phải chăm sóc, khắc phục chúng bằng những sản phẩm như là làm căng, làm ẩm, làm láng, tái sinh, chống rụng tóc,…Với chuyên khoa da liễu, những tổn thương thuộc về lĩnh vực của da như: vảy nến, chàm, mụn trứng cá,… dược mỹ phẩm về da là một công cụ bổ sung hiệu quả cho các điều trị y khoa.
Bên cạnh đó, mỹ phẩm cũng có thể chia thành: Dược mỹ phẩm và hóa mỹ phẩm
+ “Dược mỹ phẩm” (Cosmeceuticals) là một thuật ngữ kết hợp của “mỹ phẩm” (cosmetics) và “dược phẩm” (pharmaceuticals), bắt đầu được sử dụng từ thập niên 90. Khái niệm mới này nghĩa là các loại mỹ phẩm có chứa thành phần hoạt tính/dược tính có lợi cho sức khỏe (đối với làn da) hoặc có tác dụng như là thuốc. Ngày nay, ngành mỹ phẩm sử dụng thuật ngữ này khá phổ biến.
“Dược mỹ phẩm” là dòng sản phẩm vừa mang đặc tính của” mỹ phẩm” vừa có công dụng điều trị và phục hồi của 1 “dược phẩm”. Nhưng “dược mỹ phẩm” được nghiên cứu, bào chế và tuân thủ theo tất cả các quy định nghiêm ngặt như “dược phẩm”. Các sản phẩm “dược mỹ phẩm” đều được kết hợp với các thành phần phần y dược học tiên tiến, với tính năng trị liệu nên có khả năng điều trị tận gốc và phục hồi các vấn đề chuyên sâu về da như lão hóa, sạm nám, viêm nhiễm, mụn, da tổn thương, da nhạy cảm,… mà những dòng “mỹ phẩm” thông thường không thể làm được. Chính vì vậy mà các sản phẩm “dược mỹ phẩm” thường được lựa chọn sử dụng nhiều trong các viện da liễu, spa & clinic.
+ Hóa mỹ phẩm cũng là mỹ phẩm, các sản phẩm chăm sóc da thông thường mà chúng ta vẫn thường nhìn thấy ở các siêu thị, cửa hàng mỹ phẩm…, đây là những sản phẩm mà khi sử dụng thì chúng chỉ tác động lên bề mặt da và không lưu động lại trên da, niêm mạc một cách lâu dài và thường xuyên.
Ngoài ra còn có thể phân loại mỹ phẩm theo các bộ phận mà nó cho tác dụng như sau:
+ Da: xà bông tắm, sữa tắm, phấn hồng, phấn nền, bột thơm, nước hoa, chất làm trắng, chất làm mềm, nước hoa, kem chống nắng, kem dưỡng da,…
+ Lông tóc: Dầu gội, dầu xả, thuốc nhuộm tóc, thuốc duỗi tóc, thuốc uốn tóc, gel vuốt tóc, kem tẩy lông, kem cạo râu,…
+ Mắt: bút kẻ mắt, bút kẻ lông mày, kem chuốt mi, mi mắt giả,… + Môi: son môi, chất làm ẩm môi, chất làm bóng môi,…
+ Móng tay, chân: sơn móng, thuốc tẩy sơn móng,…
2.2.2. Quy trình đóng gói đối với mặt hàng mỹ phẩm
Tất cả các bưu kiện đều phải đóng gói sẵn sàng trước khi vận chuyển, được niêm phong bởi Người Bán. GHTK sẽ chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo nguyên tắc “nguyên đai, nguyên kiện”, và không chịu trách nhiệm với nội dung hàng hóa bên trong nếu sản phẩm được giao tới tay Người Mua hoặc hoàn về tay Người Bán trong tình trạng nguyên vẹn và bao bì không bị rách/ vỡ/ ướt/ móp méo.
- GHTK nhận vận chuyển hàng hóa có khối lượng tối đa là 20kg, kích thước tối đa mỗi chiều không quá 80cm với kiện hàng đi liên miền, không quá 50cm với kiện hàng đi nội miền và nội tỉnh. Nếu sản phẩm nhỏ hơn 6cmx3cmx8cm (tương ứng: dài x rộng xcao), vui lòng cho sản phẩm vào phong bì để tránh thất lạc khi vận chuyển. Lưu ý: quy chuẩn trên không áp dụng đối với dịch vụ vận chuyển đặc biệt cho hàng trọng lượng, kích thước lớn của GHTK.
- Hàng hóa cồng kềnh sẽ được tính cước phí theo khối lượng quy đổi: Khối lượng quy đổi (kg) = Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm)/ 6000
- Hàng hóa đóng gói cần chịu được các tác động lực khi vận chuyển (bị đè lên, bốc vác, bê xếp…) và các tác động tự nhiên trong điều kiện môi trường bình thường (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm).
- Khi đóng gói cần sử dụng vật nhồi chèn như giấy báo vò nhàu, hạt xốp hoặc giấy bọt khí để chèn kín các khoảng trống, tránh sự chuyển động của hàng hóa bên trong hộp khi vận chuyển.
- Gói kín bằng băng keo, đảm bảo không rơi sản phẩm ra khỏi bao bì trong quá trình vận chuyển. Không dùng dây thừng, dây vải để đóng gói.
- Với các mặt hàng dễ bị bẩn, ướt, cần đặt vào túi nilon dán kín bằng băng dính trước khi đóng gói.
- Hóa đơn hay tài liệu hướng dẫn sử dụng cần để trong thùng hàng trước khi đóng gói, không dán bên ngoài thùng.
- Gom các bộ phận nhỏ hoặc các sản phẩm dạng hạt có thể bị đổ ra vào trong thùng niêm phong chắc chắn, như túi vải hoặc túi dệt plastic, rồi cho gói hàng vào trong hộp cứng.
- Đối với các hàng hóa có hình dạng đặc biệt hoặc khác thường, tối thiểu phải bao gói chống sốc và dán băng keo cho tất cả các cạnh sắc nhọn hoặc lồi ra, đảm bảo không gãy khi chịu tác động.
- Các hàng hóa đặc biệt như chất lỏng, hàng dễ vỡ, hàng dễ móp méo, dễ nóng chảy… phải được đóng gói để đáp ứng được với điều kiện vận chuyển. Những loại hàng hóa này phải được dán cảnh báo đặc biệt ở ngoài thùng hàng.
- Trên bao bì tất cả các bưu kiện cần có Mã vận đơn của đơn hàng, GHTK khuyến khích điền thêm thông tin người nhận. Bao gồm: Tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ người nhận, Ghi chú hàng dễ vỡ hoặc không vận chuyển được bằng đường hàng không (nếu có ít nhất 01 sản phẩm trong bưu kiện thuộc sản phẩm không thể vận chuyển bằng đường hàng không).
b. Quy định đóng gói đối với mặt hàng mỹ phẩm
Hàng mỹ phẩm dạng chai lọ phải được bịt kín và dán kín nắp sản phẩm, đặc biệt phần nắp của các chai + chai dạng mỏ vịt cần cuộn để thành 1 khối có kích thước tương đồng với thân chai cố định đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài (kể cả khi dốc ngược chai lọ).
Bên ngoài sản phẩm được bọc kín được cuốn từ 3-4 lớp chống sốc (lưu ý với những chai mỹ phẩm dạng serum đựng bằng thủy tinh cần quấn chặt và kỹ hơn) cố định bằng băng dính, có chèn vật liệu chống va đập hoặc chống thấm nước (như xốp hoặc mút, hạt xốp, tấm bọt khí, xốp mềm) giữa sản phẩm và hộp carton để lấp đầy khoảng không trong hộp tránh bị xê dịch và chịu được áp lực trong quá trình vận chuyển.
Mặt hàng mỹ phẩm đôi khi có thể có những chai lọ dễ vỡ Các sản phẩm bằng chất liệu: nhựa mỏng, thủy tinh, pha lê, sành, sứ, gốm, đất
nung, thạch cao, sản phẩm chứa chất lỏng bên trong, v.v… khi vận chuyển sẽ có rủi ro rất lớn nếu không có chế độ cảnh báo và vận chuyển riêng. Do vậy, GHTK có quyền từ chối hỗ trợ vận chuyển nếu đánh giá đơn hàng có rủi ro lớn khi vận chuyển hoặc do đối tác vận chuyển không đáp ứng được điều kiện để vận chuyển bưu kiện dễ vỡ.
- Nếu Người bán vẫn mong muốn bán các sản phẩm này và yêu cầu GHTK hỗ trợ vận chuyển, thì trách nhiệm gói bọc đảm bảo an toàn, cảnh báo bên ngoài gói bọc và chịu rủi ro vận chuyển nếu xảy ra bể vỡ, hỏng hóc hoàn toàn thuộc về Người Bán.
- Sử dụng giấy bọt khí bọc kín mọi góc cạnh của sản phẩm từ 3 - 4 lớp.
- Đóng gói bằng hộp gỗ, phải chèn các vật liệu (như xốp hoặc mút, hạt xốp, tấm bọt khí, xốp mềm) kín 6 mặt để đảm bảo hàng hóa không xê dịch và chịu được áp lực khi vận chuyển. Ở ngoài phải dán cảnh báo “hàng dễ vỡ”. - Hàng hóa dễ vỡ dùng 02 lần hộp phải có lớp xốp bọc quanh bên ngoài hộp nhỏ.
Để đáp ứng thêm nhu cầu gửi hàng hóa dễ vỡ của cửa hàng/ người gửi hàng, nếu muốn đảm bảo cho những đơn hàng dễ vỡ, Cửa hàng/ người gửi hàng chỉ cần tick chọn vào “Hàng dễ vỡ” khi tiến hành đăng đơn. GHTK sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo những hàng hóa này, nếu có vấn đề phát sinh sẽ bồi hoàn 100%. Song song với đó, GHTK sẽ thu thêm 20% phí dịch vụ cho phụ