2.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho
Mua NVL nhập kho : Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho :
Phũng kế hoạch thị trường cú nhiệm vụ lờn kế hoạch sản xuất, xõy dựng định mức tiờu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phũng thiết bị vật tư cử cỏn bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Cụng ty, thủ kho cựng hội đồng kiểm nhập của Cụng ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cỏch, đơn giỏ vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập Biờn bản kiểm nghiệm. Sau đú, phũng thiết bị vật tư lập Phiếu nhập kho, cỏn bộ phụ trỏch cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lờn cho kế toỏn vật tư ghi sổ và bảo quản.
Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn:
- Một liờn được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phũng thiết bị vật tư. - Một liờn được dựng để thanh toỏn.
Phiếu nhập kho tại phũng vật tư được lập thành 3 liờn
o Liờn 1 Lưu tại phũng vật tư
o Liờn 2 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho
o Liờn 3 Giao cho kế toỏn
Định kỳ thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liờn 2) cho kế toỏn vật tư, phiếu nhập kho ghi đầy đủ cỏc thụng tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toỏn cú thể biết được tỡnh hỡnh NVL hiện cú và cỏc thụng tin như số lượng, chủng loại, giỏ thành, ngày thỏng nhập kho ..
Vớ dụ : Ngày 16 thỏng 02 năm 2005 Cụng ty đó mua NVL của Cụng ty Cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh . Căn cứ theo hoỏ đơn của Cụng ty Đại Hoàng Minh phũng vật tư của Cụng ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hoỏ trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mó, số lượng, chất lượng đỳng theo thoả thuận theo hoỏ đơn GTGT
HOÁ ĐƠN(GTGT) Mẫu số :01GTKT - 3LL Liờn 2 : giao khỏch hàng
Ngày 16 thỏng 01 Năm 2005 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh Địa chỉ : 156 Trần Quang Diệu - Đống Đa - Hà Nội
Số tài khoản
Điện thoại : MST Họ tờn người mua hàng : Trần huy Liệu Tờn đơn vị : Cụng ty cụng trỡnh đường thủy Đị chỉ : 159 Thỏi Hà - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản
Hỡnh thức thanh toỏn : Tiền Mặt
stt Tờn hàng hoỏ, dịch vụ đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
Sơ đồ 05 – Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho.