1.1 Khái niệm và ý nghĩa của 5S
- Khái niệm: 5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và
Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
+ Sàng lọc –Sort : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S. + Sắp xếp – Set in order : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
+ Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn. + Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
65
+ Sẵn sàng – Sustain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
1.2 Hiện trạng 5S của tổ chức và các nguyên nhân
- Phương pháp 5S áp dụng được với mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó là lý do phương pháp 5S trởlên phổ biến.
- Người Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên. Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Các công ty ở Việt Nam nói riêng và các nước nghèo, đang phát triển đều thường gặp phải một số vấn đềnhư: Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng, không ngăn nắp.
Khi cần dùng đến đồthì không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn. Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới. Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ… Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều. Giao hàng chậm trễ, thiết bịvăn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được Sàn nhà, cửa sổ, đèn bịbám bụi ảnh hưởng sức khỏe Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao Một sốcông ty đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.