66
2.1 Seiri –Sàng lọc
Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”
- Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Hủy bỏ ngay những thứkhông cần thiết đó.
- Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ.
- Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó. Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.
2.2. Seiton – Sắp xếp
Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng. Bởi vì những vật cần loại bỏđã được thực hiện tại
- Bước 1 –sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ởđâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.
67
- Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng đểdưới và nhẹđểtrên.
- Bước 3: Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủđể dễ dàng trong việc tìm kiếm.
- Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố. Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng.
Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…
2.3 Seiso – Sạch sẽ
Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục. Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp. Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.
2.4. TriSeiketsu – Săn sóc
Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống đểduy trì và giữgìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể. Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.
2.5 Shitsuke – Sẵn sàng
Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen. 5S tạo ra bầu không khí lành mạnh và thoải mái cho nhân viên. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.
68