7. Kết cấu của luận văn
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1. Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần than Cọc Sáu
Phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty với chức năng tổ chức ghi chép, tính toán và phán ánh chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; đồng thời tính toán và trích nộp kịp thời các khoản vay công nợ phải trả, phải thu; tham mưu giúp Giám đốc phát hiện kịp thời những ưu – nhược điểm để kịp thời sửa chữa trong toàn Công ty. Phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý thu - chi tài chính theo cơ chế của Công ty, Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam và Pháp luật quy định. Do hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng.
Tổng số cán bộ nhân viên phòng Kế toán - Tài chính tại ngày 31/12/2019 là 18 người. Phòng đã thường xuyên bồi dưỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên trong phòng, đặc biệt là trình độ vận hành máy tính. Đến nay, toàn bộ nhân viên trong phòng đã sử dụng máy tính thành thạo để phục vụ thiết thực cho công việc của mình và ngày càng nâng cao chất lượng làm việc.
• Sơ đồ bộ máy kế toán trong Công ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG
PP phụ trách tổng hợp
PP phụ trách Vật tư – Tài sản PP phụ trách thống kê – Công nợ Tổ kế toán Tổ tổng hợp kế toán giá thành lương Tổ tổng hợp Tổ kế toán vật tư - tài sản - công nợ Tổ thống kê ca 1 Tổ kế toán ngành ăn Tổ thống kê ca 2 Tổ kế toán thống kê tổng hợp Tổ thống kê ca 3 Đội thống kê
Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Than Cọc Sáu
Phân công nhiệm vụ
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý và
phụ trách tài chính và chịu trách nhiệm với cấp trên toàn bộ công tác kế toán như thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tiềm năng của tài sản, cung cấp thông tin về tài chính một cách chính xác, toàn diện, kịp thời để ban Giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh.
- Phó phòng phụ trách tổng hợp: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán từng
phần hành trong toàn Công ty, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và hoạt động hành chính sự nghiệp, theo đúng sự chỉ đạo của bộ máy tài chính của Công ty; tổng hợp chi phí sản xuất chính, sản xuất phụ và các khoản chi phí trích trước chờ phân bổ theo bảng thống kê tính giá thành quản lý các sổ chi tiết về giá thành các sản phẩm và giai đoạn sản xuất; chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về việc quản lý lưu trữ chứng từ ghi sổ, bảng biểu kế toán doanh nghiệp.
- Phó phòng phụ trách Vật tư – Tài sản – Công nợ: Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ và quyết toán công tác sửa chữa lớn tài sản trong toàn Công ty, công nợ bán hàng.
- Phó phòng phụ trách thống kê: Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về
số lượng thông tin kinh tế trong toàn Công ty hàng ngày về dự toán tình hình sản xuất định kỳ, chế độ chính sách các chỉ tiêu sản xuất; tính trung thực về số liệu sản lượng về giá trị sản lượng và các chỉ tiêu chủ yếu trong các báo cáo thống kê định kỳ thống kê đầy đủ xuất tồn kho sản phẩm.
- Tổ kế toán tổng hợp giá thành: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm chính, sản phẩm phụ; lập Báo cáo tài chính theo quy định của Công ty, của Tập đoàn và theo chế độ báo cáo kế toán; xác định kết quả kinh doanh và hình thức thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Tổ kế toán lương: Chịu trách nhiệm về việc tính lương và các chứng từ
lương, BHXH, tổng hợp lương thực chi và theo dõi lương thực chi, theo dõi nguồn lương hiện có, lập bảng phân bổ lương và BHXH. Hàng tháng kế toán căn cứ vào Bảng chấm công, sản lượng nghiệm thu, bảng tính lương của nhân viên kinh tế, quỹ lương được thanh toán trong kỳ, kế toán tiến hành tập hợp chi phí tiền lương cho
từng tổ đội, phân xưởng sản xuất. Cuối tháng căn cứ vào tiền lương và các khoản trích theo lương để ghi vào Bảng phân bổ tiền lương.
- Tổ kế toán Vật tư – TS – Công nợ: Chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của
chứng từ nhập xuất, tính đúng đắn trung thực của số dư theo nhóm vật tư; tổ chức thanh toán với người bán và nhật ký chứng từ, giá thành thực tế vật liệu.
-Tổ kế toán ngành ăn: Chịu trách nhiệm khâu ngành ăn phục vụ bữa ăn giữa
ca cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
- Tổ kế toán thống kê tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ thông tin về
kết quả sản xuất, tình hình hoạt động của các thiết bị sản xuất hàng ngày, phân tích lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ lên cấp trên theo quy định.
-Đội trưởng đội thống kê: Là người trực tiếp phụ trách bốn tổ thống kê trên
công trường. Tổ tổng hợp: chuyên ca một làm nhiệm vụ tập hợp số liệu báo cáo về phòng theo quy định. Hàng ngày cung cấp thông tin phục vụ cho trung tâm chỉ huy sản xuất thanh toán các dịch vụ vận chuyển. Ba tổ còn lại đi làm theo ca nhiệm vụ ghi chuyến vận tải than và đất trong Công ty
2.1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần than Cọc Sáu
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm; - Kỳ kế toán: công ty lập và công bố báo cáo tài chính theo quý theo quy định của Ủy ban chứng khoán Nhà nước về công bố thông tin;
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam; - Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ;
- Phương pháp tính giá trị HTK: Giá trị HTK được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước;
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng; - Phương pháp hạch toán HTK: HTK được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên;
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: thận trọng; - Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: phù hợp; - Nguyên tắc ghi nhận chi phí: đúng kỳ;
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: HTK được tính theo giá gốc.
Chính sách kế toán công ty áp dụng theo đặc thù về quy trình sản xuất than nguyên khai của Công ty cũng như Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam.
2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán tại Công ty Cổ phần than Cọc Sáu
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ và áp dụng phần mềm kế toán ghi sổ trên máy vi tính mô tả hình thức kế toán trên. Đây là hình thức kế toán ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, dùng máy tính để hỗ trợ, thay thế 1 phần công việc của người làm kế toán tài chính trong doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính, công việc kế toán được hoàn thiện hơn, chính xác hơn, nhanh chóng hơn và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Một số ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán cụ thể như sau:
- Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phương pháp kế toán thủ công;
- Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác;
- Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc;
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, dòng tiền sẽ được cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho;
- Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác;
Bên cạnh đó, để khai thác hết những ưu thế này công ty cần có một số biện pháp để khắc phục những yêu cầu khi sử dụng phần mềm kế toán như sau:
- Công ty cần có hệ thống máy tính, hệ thống công nghệ thông tin và hạ tầng mạng đáp ứng yêu cầu về sử dụng phần mề;
- Nhân sự kế toán cần được đào tạo bài bản để sử dụng thành thạo cũng như khai thác tối ưu phần mềm kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được mô tả qua sơ đồ 2.5. Chi tiết như sau:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán;
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan;
- Cuối tháng (Hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (Cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu thường xuyên giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm công tác kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy; Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định;
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
* Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính vận dụng tại Công ty:
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN ESOFT SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
-Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Phòng tài chính-kế toán)
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm hoặc định kỳ Kiểm tra, đối chiếu
2.2. Đối tượng kế toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sảnphẩm tại Công ty Cổ phần than Cọc Sáu – Vinacomin phẩm tại Công ty Cổ phần than Cọc Sáu – Vinacomin
2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Xác định tập hợp CPSX là khâu đầu tiên và đặc biệt quan trọng của công tác kế toán tập hợp chi phí xuất phát từ đặc điểm của ngành thanh và đặc điểm quy trình khai thác than khoáng sản, để đáp ứng nhu cầu quản lý và công tác kế toán nên đối tượng tập hợp chi phí của Công ty được xác định là từng công đoạn trong quy trình kỹ thuật khai thác khoáng sản than.
Công ty Cổ phần than Cọc Sáu - Vinacomin với ngành nghề kinh doanh chính là khai thác và chế biến than, sản phẩm sản xuất ra là than nguyên khai khai thác từ lòng đất, qua chế biến, sàng tuyển để thành các loại than thương phẩm. Do đó chi phí sản xuất của Công ty không có chi phí nguyên vật liệu chính cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
Cũng như các doanh nghiệp công nghiệp sản xuất nói chung chi phí sản xuất của Công ty bao gồm các khoản chi liên quan đến việc khai thác, chế biến sản phẩm và được phân loại theo mục đích công dụng của chi phí như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm các chi phí về vật liệu phụ, nhiên liệu, các phụ tùng thay thế cho máy móc thiết bị, phế liệu. Chi tiết các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: cáp thép, ống thép, dầu gadoan, dây cáp, răng gầu, áo xích, áo than, cờ lê, dây cáp, đồng hồ áp lực... Chi phí vận chuyển được hạch toán phân loại riêng theo từng phân xưởng vận tải nhằm phục vụ mục tích quản lý và quản trị của công ty.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho công nhân trực tiếp khai thác than và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp tham gia khai thác than,... Lương và các khoản trích theo lương được phân loại theo từng bộ phận của quá trình khai thác như bộ phận: Khoan, Bốc xúc, Vận tải.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý phát sinh tại các công trường, phân xưởng. Chi phí sản xuất chung bao gồm:
+ Chi phí nhân viên công trường, phân xưởng: bao gồm chi phí tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho nhân viên công trường, phân xưởng, tiền ăn ca, bồi dưỡng độc hại của công nhân trực tiếp sản xuất, và các khoản trích theo lương nhân viên công trường, phân xưởng.
+ Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho phục vụ và quản lý công trường, phân xưởng.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: khấu hao máy móc thiết bị khai thác, các phương tiện vận tải, các công trình vật kiến trúc, v.v…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho sản xuất như thuê dịch vụ vận chuyển công nhân, thuê nổ mìn bắn tơi đất đá, thuê vận chuyển than đất trên khai trường mỏ, chi phí sửa chữa máy móc thiết bị, mua bảo hiểm thiết bị, v.v…
+ Chi phí khác bằng tiền: Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh liên quan đến sản xuất, chế biến sản phẩm ngoài các khoản chi phí đã kể trên như thuế tài nguyên phải nộp theo sản lượng than nguyên khai khai thác, phí cấp quyền khai thác khoáng sản, phí sử dụng tài liệu địa chất, chi khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, bảo hộ lao động, …
Cách phân loại này giúp cho việc quản lý chi phí theo định mức, là cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo khoản mục, là căn cứ để thực hiện kế hoạch giá thành và định mức chi phí sản xuất cho kỳ sau.
Khi phát sinh chi phí, kế toán phản ánh vào sổ theo dõi phân loại theo giai đoạn của quá trình khai thác than. Cuối mỗi tháng căn cứ vào số liệu đã tổng hợp được trên sổ chi phí, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí cho từng công đoạn sản xuất. Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam giao, Công ty tự cân đối các nguồn lực và xây dựng kế hoạch chi tiết về sản xuất - tiêu thụ cho các quý, tháng và tổ chức dự trù kinh phí sản xuất cho các công trường, phân xưởng, các bộ phận sản xuất.