Khi tổ chức đƣợc phân cấp quản lý, hình thành các trung tâm trách nhiệm, mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc giao các chỉ tiêu kế hoạch và đánh giá trách nhiệm thông qua việc các chỉ tiêu so sánh giữa thực tế và kế hoạch để phán ánh mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc. Điều này dẫn đến việc xác lập hệ thống dự toán trong các trung tâm trách nhiệm. Dự toán là 1 kế hoạch chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính của một tổ chức kinh tế nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra 1 cách bình thƣờng. Có nhiều tiêu thức để phân loại dự toán nhƣ:
Căn cứ vào thời gian sử dụng và xây dựng dự toán, dự toán chia thành 2 dạng dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Đối với dự toán ngắn hạn, thƣờng đƣợc xây dựng trong phạm vi dƣới 1 năm bao gồm các dự toán: ngày, tuần, tháng. Dự toán ngắn hạn là căn cứ để đƣa ra quyết định tác nghiệp và đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở dự toán dài hạn. Còn dự toán dài hạn, thƣờng đƣợc xây dựng trong phạm vi trên 1 năm để thực hiện các mục tiêu, chiến lƣợc phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Căn cứ vào nội dung kinh tế của dự toán, (sơ đồ 1.4): Đây là tập hợp các dự toán liên quan bao trùm các hoạt động tiêu thụ, sản xuất, cung ứng, nhân lực, CPSXC, chi phí hành chính và các hoạt động tài chính. Cụ thể, bao gồm: Dự toán về khối lƣợng hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, kế
hoạch tiêu thụ của khách hàng. Dự toán về khối lƣợng sản phẩm, hàng hóa sản xuất thu mua, hàng dự trữ cuối kỳ. Dự toán về các khoản chi phí. Dự toán về tình hình cân đối thu chi tiền và dự toán về hệ thống báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.4: Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh
DT tồn kho cuối kỳ DT CP NCTT DT BC KQKD DT tiêu thụ DT sản xuất DT CP NVL trực tiếp DT giá vốn hàng bán DT tiền mặt DT BCĐKT DT CP bán hàng & QL DT chi phí sản xuất chung DT BCLC tiền tệ
Căn cứ vào tính chất của dự toán, dự toán có thể chia thành 2 dạng là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt: Dự toán tĩnh lập cho 1 mức hoạt động. Trong dự toán tĩnh, chi phí cố định không thay đổi trong phạm vi của hoạt động kinh doanh. Dự toán linh hoạt lập cho nhiều mức hoạt động. Đối với các nhà quản lý cấp cao, dự toán là công cụ giúp truyền đạt thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh đến các bộ phận nhằm phân bổ các nguồn lực cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khi thực hiện, dự toán giúp nhà quản trị kiểm soát, đánh giá hoạt động của các bộ phận tìm hiểu nguyên nhân để có những quyết định kịp thời và phù hợp đảm bảo thực hiện mục tiêu chung. Cuối cùng dự toán là căn cứ để phân tích giữa kết quả thực hiện so với
các dự toán đã xây dựng từ đó có những thông tin đánh giá về tính kế hoạch của dự toán đã xây dựng hoặc sự thay đổi bất thƣờng của các yếu tố thuộc về điều kiện sản xuất cho từng bộ phận cụ thể làm cơ sở đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm.
Ngoài ra dự toán tạo sự phối hợp đồng bộ của các yếu tố sản xuất để từ đó tạo ra sự nhịp nhàng trong quá trình sản xuất và giúp cho các nhà quản trị kinh doanh chủ động trong các quyết định. Dự toán là căn cứ để phê duyệt các quyết toán về kinh phí sử dụng và cấp phát giúp cho các nhà quản trị chủ động trong việc phân bổ các nguồn kinh phí, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Dự toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thƣờng đƣợc xây dựng từ cấp cơ sở (phân xƣởng, đội sản xuất) do các chuyên gia có trình độ chuyên môn trong từng hoạt động sẽ xây dựng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơ sở sau đó thông qua các cấp chuyên môn (phòng, ban) đóng góp về tính khả thi của các dự toán. Sau đó gửi cho cấp cao nhất để xem xét phê duyệt tính khả thi của các dự toán. HĐQT căn cứ trên số liệu chi tiết của cấp dƣới gửi lên, kết hợp với chiến lƣợc mục tiêu của doanh nghiệp cũng nhƣ năng lực của doanh nghiệp xây dựng lên bảng dự toán có tính thống nhất và khả thi nhất. Cuối cùng bảng dự toán đƣợc gửi xuống cấp cơ sở để thực hiện, theo sơ đồ 1.5
Sơ đồ 1.5: Trình tự lập dự toán
Ban lãnh đạo (GĐ, CT HĐQT)
Phòng kỹ thuật Phòng chuyên môn
Đội SX PX SX Đội SX PX SX
Theo trình tự này, dự toán có những ƣu điểm nhƣ: Mọi cấp từ cơ sở đến cao nhất đều tham gia vào lập dự toán và đƣợc lập từ cấp cơ sở nên có độ tin cậy và tính chính xác cao. Đồng thời nâng cao trách nhiệm của các phòng ban cũng nhƣ cá nhân vào việc thực hiện dự toán. Ngoài ra, việc lập dự toán nhƣ vậy, cho phép các cấp chủ động và linh hoạt trong việc thay đổi và chỉnh sửa dự toán cho sát thực tế.