Khi tổ chức hình thành các trung tâm trách nhiệm thì mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ đƣợc khoán chỉ tiêu. Đánh giá hiệu quả của từng trung tâm trách nhiệm thông qua việc so sánh giữa chỉ tiêu thực tế và dự toán. Điều này hình
thành lên hệ thống dự toán trong các trung tâm trách nhiệm. Dự toán là kế hoạch chi tiết về huy động và sử dụng nguồn lực trong tƣơng lai để đạt đƣợc mục tiêu xác định. Mục đích chính của lập dự toán là lập kế hoạch và kiểm soát. Trong hệ thống KTTN, dự toán thể hiện các vai trò cơ bản sau:
- Giúp cho việc kiểm soát lợi nhuận và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dự toán thúc đẩy các nhà quản trị cố gắng đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp. Thông thƣờng, dự toán là chuẩn mực mà nhà quản trị cố gắng đạt đƣợc. Tuy nhiên việc lập dự toán có tính hai mặt. Nếu nhà quản trị tham gia một cách chủ động vào quá trình lập dự toán thì dự toán sẽ là công cụ trợ giúp nhà quản trị trong việc quản lý bộ phận của mình. Ngƣợc lại nếu dự toán đƣợc áp đặt từ trên xuống thì có thể là một mối hiểm hoạ vì nó có thể gây ra nhiều phiền toái trong quá trình thực hiện chứ không phải là động lực thúc đẩy hoạt động tốt.
- Dự toán là một tiêu chí hữu ích để so sánh kết quả thực hiện, từ đó đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng việc so sánh giữa chi phí thực tế và các số liệu dự toán, nhà quản trị có thể xác minh các khoản chi phí không tuân thủ theo kế hoạch đề ra và sẽ phải chú ý tìm hiểu nguyên nhân của sự khác biệt giữa dự toán và thực thế.
- Việc so sánh giữa dự toán và thực tế còn giúp ích cho doanh nghiệp trong đánh giá các nhà quản trị. Công việc của các nhà quản trị thƣờng đƣợc đánh giá bằng việc họ thành công hay thất bại khi thực hiện dự toán. Việc thực hiện dự toán không chỉ giúp cho nhà quản trị đánh giá công việc của bản thân họ mà còn giúp cho doanh nghiệp có các mức thƣởng, phạt hợp lý trên cơ sở kết quả thực hiện dự toán , và do đó sẽ ảnh hƣởng tới hành vi của nhà quản trị.