1.4.1. Nội dung của các trung tâm trách nhiệm
Khái niệm trung tâm trách nhiệm
Trong một tổ chức sự phân quyền dẫn tới hình thành các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức hoạt động mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận mình đối với nhà quản trị cấp cao.
Các trung tâm trách nhiệm tạo thành một hệ thống cấp bậc trách nhiệm từ cấp lãnh đạo cao nhất tới cấp thấp nhất trong doanh nghiệp. Ở mỗi trung tâm trách nhiệm phải xác định đƣợc các nhà quản trị, phải lập dự toán, và đƣa dự toán vào thực hiện, phải lập báo cáo thành quả để đo lƣờng thành quả.
Sự hình thành các trung tâm trách nhiệm đầu tiên dựa trên cấu trúc tổ chức của DN và có sự phân quyền trong tổ chức đƣợc rõ ràng.
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận hay một phòng ban chức năng trong một tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận đƣợc chỉ định cụ thể trách nhiệm và chịu trách nhiệm về việc hoàn thành trách nhiệm thuộc phạm vi quản lý của mình.
Một doanh nghiệp là tập hợp nhiều trung tâm trách nhiệm. Tuỳ thuộc vào tính phức tạp của cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý mà doanh nghiệp thiết lập các trung tâm trách nhiệm cho phù hợp. Thông thƣờng gồm có 04 trung tâm trách nhiệm là Trung tâm chi phí, Trung tâm doanh thu, Trung tâm lợi nhuận, Trung tâm đầu tƣ.
Để đạt đƣợc mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các trung tâm trách nhiệm phải nỗ lực thực hiện chức năng và mục tiêu của mình bằng cách quản
trị tốt các yếu tố đầu ra đầu tối ƣu nhất. Để đánh giá hoạt động các trung tâm trách nhiệm dựa vào hai tiêu chí: hiệu quả và hiệu suất.
Hiệu quả là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm hay có thể nói đó chính là tỷ lệ giữa sản lƣợng thực tế đạt đƣợc so với một đơn vị đầu vào mà trung tâm trách nhiệm đã sử dụng để tạo ra kết quả.
Hiệu suất là việc so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với mục tiêu đề ra cho trung tâm trách nhiệm đó. Nói cách khác, đó chính là mức độ mà trung tâm trách nhiệm hoàn thành mục tiêu của mình. Nhƣ vậy việc xác định đƣợc hiệu quả và hiệu suất của các trung tâm trách nhiệm và trên cơ sở đó xác định đƣợc các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của từng trung tâm sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá chất lƣợng hoạt động của giám đốc các trung tâm, đồng thời khích lệ họ điều hành hoạt động trung tâm của mình phù hợp với mục tiêu cơ bản của toàn đơn vị.
Bản chất của trung tâm trách nhiệm
Một trung tâm trách nhiệm có bản chất nhƣ một hệ thống, mỗi hệ thống đƣợc xác định để xử lý một công việc cụ thể. Hệ thống này sử dụng các đầu vào là các giá trị vật chất nhƣ nguyên vật liệu, số giờ công của các loại lao động và các dịch vụ khác. Kết quả là các trung tâm nhiệm vụ sẽ cho ra các đầu ra là các loại hàng hóa ( bộ phận sản 24
xuất) nếu nó là sản phẩm hữu hình, là dịch vụ (Kế toán, kỹ thuật, quản trị,…) nếu đó là sản phẩm vô hình.
Đầu vào Nguyên liệu được sử dụng
Công việc Đầu ra
Hàng hóa hoặc dịch vụ
Hoạt động cốt lõi của trung tâm trách nhiệm là sử dụng vốn để thực hiện các chức năng, mục tiêu của trung tâm.
Một trung tâm trách nhiệm có ba đặc điểm sau:
Thứ nhất, TTTN thể hiện việc phân quyền trong tổ chức đƣợc rõ ràng. Thứ hai, cá nhân đƣợc chỉ định cụ thể trách nhiệm: đánh giá đầu vào và đầu ra của từng bộ phận.
Thứ ba, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ có quyền nhất định và làm tròn trách nhiệm đƣợc giao.
1.4.2. Tổ chức các trung tâm trách nhiệm
1.4.2.1. Trung tâm chi phí
TTCP là bộ phận mà ngƣời quản lý chỉ chịu trách nhiệm và kiểm soát chi phí, không chịu về kế quả đầu ra. TTCP thƣờng trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh mà không có quyền hạn đối với các thu nhập, lợi nhuận kinh doanh và đầu tƣ vốn. Mục tiêu của TTCP là giảm thiểu chi phí, đặc biệt là chi phí trong dài hạn. Trách nhiệm của nhà quản lý TTCP là phải xây dựng đƣợc kế hoạch chi phí trong ngắn hạn và trong dài hạn.
1.4.2.2. Trung tâm doanh thu
TTDT là một bộ phận mà ngƣời quản lý chịu trách nhiệm gia tăng về doanh thu. Họ phải kiểm soát chi phí về marketing nhƣng không chịu trách nhiệm về chi phí sản xuất hoặc chi phí đầu tƣ tài sản. Mục tiêu của TTDT tối đa hóa doanh thu của bộ phận đó trên thị trƣờng. Nhà quản lý có trách nhiệm về việc kiểm soát doanh thu, lập các báo cáo giải trình chênh lệch giữa doanh thu thực tế với dƣ toán.
1.4.2.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận (TTLN) là một bộ phận mà nhà quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát cả chi phí và doanh thu nhƣng không kiểm soát vốn đầu tƣ. Trong đó, TTLN có thể quyết định về chi phí và doanh thu nhƣ: sản xuất sản phẩm nào, sản xuất ra sao, chất lƣợng, giá cả, phân phối… Trong một doanh
nghiệp TTLN thƣờng tổ chức gắn liền với các chi nhánh, đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ hoặc đƣợc phân cấp thực hiện mọi hoạt động kinh doanh độc lập có thể trong nƣớc hay ngoài nƣớc.
1.4.2.4. Trung tâm đầu tư
TTĐT là bộ phận quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí, doanh thu và đầu tƣ vào tài sản kinh doanh. Trung tâm này thƣờng thuộc về các chủ đầu tƣ hay đại diện của một nhóm ngƣời bỏ vốn vào doanh nghiệp. Nhà quản lý của TTĐT phải hoạch định, kiểm soát về toàn bộ hoạt động của đơn vị.
1.4.3. Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động trung tâm trách nhiệm
Hoạt động của trung tâm trách nhiệm thƣờng đƣợc xem xét trên hai mặt là hiệu quả và kết quả. Đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp quản lý các trung tâm trách nhiệm bằng cách lấy kết quả thực hiện của các trung tâm trách nhiệm, so sánh đối chiếu với số liệu dự toán ban đầu trên cả hai mặt hiệu quả và kết quả. Do đầu ra và đầu vào của mỗi trung tâm trách nhiệm khác nhau, vì vậy các chỉ tiêu đo lƣờng cho từng loại trung tâm cũng khác nhau.
* Chỉ tiêu hiệu suất: thể hiện kết quả thực tế đạt đƣợc so với nhiệm vụ đặt ra của các trung tâm trách nhiệm, là số tuyệt đối. Ví dụ: doanh thu thực tế so với doanh thu dự toán, sản lƣợng sản xuất thực tế so với sản lƣợng sản xuất kế hoạch.
* Chỉ tiêu hiệu quả: thể hiện tỷ lệ giữa nguồn lực đầu vào với kết quả đầu ra của một trung tâm trách nhiệm. Nó cho thấy thực tế nguồn lực sử dụng để tạo ra đƣợc kết quả đó. Ví dụ: tỷ lệ lợi nhuận trên tài sản (ROA), tỷ lệ lợi nhuận trên vốn (ROI), mức tiêu hao NVL trên mỗi sản phẩm,...