KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY AIRIMEX.
1.Thuận lợi.
a) Về chính sách :
Các chính sách của Đảng và Nhà nước không thay đổi, theo nghị quyết của Đại hội Đảng lần thứ VIII: “Kiên trì chính sách đổi mới, nhằm đẩy nhanh công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước”, mà ngành Hàng không là một trong những ngành mũi nhọn nên được Nhà nước quan tâm đúng mức.
Bên cạnh đó, xu hướng phát triển chung trên thế giới ngày nay là hoà bình và hợp tác. Trên cơ sở đó, các quốc gia ra sức tăng cường hợp tác về nhiều mặt, đặc biệt là về kinh tế: hoà bình trong xu hướng vận động của thế giới; Việt Nam tiến hành mở cửa nền kinh tế, mở rộng quan hệ buôn bán với hơn 150 nước. Việc Việt Nam gia nhập hiệp hội các nước ASEAN, và sắp sửa sẽ ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, cùng với việc Mỹ bỏ cấm vận là tiền đề, điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Hàng không nói riêng tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Về điều kiện khách hàng nói đến thuận lợi của công ty AIRIMEX phảI nói đến sự đóng góp tích cực của các hãng Hàng không nội
địa như các công ty bay dịch vụ Việt Nam (NASCO, VASCO, SASCO, MASCO); các xí nghiệp sửa chữa sân bay, máy bay trong lãnh thổ Việt Nam; nhất là hãng Hàng không quốc gia Việt Nam (Việt Nam airlines). Trong bốn năm (từ 1993 đến 1996 ) tốc độ tăng trưởng bình quân về khách hàng và hàng hoá của Việt Nam AIRLINES đạt hơn 35%. Năm 1996, hãng Hàng không quốc gia vận chuyển được 2.569.156 lượt hành khách và 44.012 tấn hàng hoá. Bước sang năm 1997, mặc dù gặp nhiều khó khăn về sự thay đổi về cơ chế và chính sách, tiếp đến là chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tiền tệ ở Đông Nam á nhưng Việt Nam AIRLINES vẫn duy trì tình hình kinh doanh ở mức ổn định, đã vận chuyển được 2.593.600 lượt hành khách và 45.293 tấn hàng hoá. Còn đối với PACIFIC AIRLINES và SASCO, VASCO, NASCO, MASCO số lượng chuyến bay của các hãng này cũng ngày một tăng nhanh. Để phục vụ cho ngành Hàng không ngày một tốt hơn, cho các chuyến bay trở nên an toàn thuận tiện và nhanh chóng, Công ty xuất nhập khẩu Hàng không cần phảI cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Song ngược lại đó chính là một triển vọng tốt đẹp cho Công ty, một thị trường rộng lớn hơn sẽ là động lực thúc đẩy công ty giành thắng lợi trong sự canh tranh với các công ty khác.
b) Về công tác nghiệp vụ :
Nguồn lực lao động của Công ty hiện nay chỉ có 90 người, bộ máy tổ chức gọn, không kồng kềnh. Song có một đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ (kế toán, tàI chính, thương mại...)hầu hết là lực lượng mới, có trình độ vì chủ yếu là tốt nghiệp đại học, được tuyển chọn kỹ càng qua các đợt thi tuyển. Không chỉ vậy, Công ty còn có đội ngũ cán bộ lãnh đạo có trình độ đại học chiếm tỉ lệ lớn (11/12), là những người có trình độ ngoại ngữ tốt, có kinh nghiệm hoạt động kinh doanh-nghiệp vụ, khá am hiểu thị trường Hàng không thế giới và tình hình hoạt động của ngành Hàng không Việt Nam. Có thể nói kiến thức nghiệp vụ của cán bộ ở Công ty được trang bị khá tốt trên ghế nhà trường. Khi có thêm kinh nghiệm chắc chắn họ sẽ trở thành những nhà kinh doanh giỏi.
Khi ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường thì công ty không phảI thuê cán bộ nghiệp vụ (trừ chuyên viên kỹ thuật). Mọi công việc từ đàm phán, ký kết đến thực hiện hợp đồng đều do cán bộ trong Công ty đảm nhiệm. Kết hợp giữa trình độ nghiệp vụ và trình độ ngoại ngữ, tinh thần trách nhiệm thì trong một tương lai không xa những con người nhỏ bé cuả xã hội này sẽ dẫn dắt Công ty trở thành niềm tự hào của ngành Hàng không, góp phần không nhỏ vào công cuộc CNH-HĐH đất nước.
c) Về tổ chức quản lý:
Mô hình tổ chức quản lý của Công ty khá thuận tiện. Công ty có các chi nhánh phân đều ở ba miền Bắc, Trung (Đà Nẵng), Nam; có một văn phòng đại diện ở Nga; rất thuận tiện cho công tác nhập khẩu, tiếp cận khách hàng và phân phối hàng hoá. Trụ sở chính của Công ty dễ dàng đIều khiển, tập hợp các số liệu báo cáo nhanh chóng, kịp thời cho các hợp đồng mua bán phát sinh từ Công ty. Do lương cơ bản của người lao động mỗi năm , đIều này tạo cho đội ngũ cán bộ, người lao động đồng lòng chung sức góp sức mình vì mục tiêu chung của Công ty. Ban giám đốc thường xuyên quan tâm tới đội ngũ cán bộ, vào các ngày lễ đều tổ chức các hoạt động thể thao, tham quan, du lịch tạo nên khí thế tươI vui, trẻ khoẻ cho mỗi cán bộ công nhân viên lao động trong Công ty, giúp mọi người thoảI máI hăng say trong công việc.
Những đIều kiện trên là tiền đề cho Công ty phát triển và đạt kết quả cao trong những năm qua. Song thuận lợi thì nhiều nhưng cũng không ít khó khăn cản trở tiến trình hoạt động của Công ty AIRIMEX các năm qua và có thể sẽ tiếp tục trong thời gian tới.
2. Khó khăn.
a) Về vốn và tài chính :
Mức vốn hiện nay của công ty là 19,936 tỷ đồng. Trong đó vốn cố định là 10,936 tỷ đồng, vốn lưu động là 9 tỷ đồng.
Mặt hàng của công ty chủ yếu là nhập khẩu các thiết bị cho ngành Hàng không, mà những thiết bị đó thường là đặc chủng, có giá trị cao. Hơn nữa theo 59/CP thì việc miễn ký quỹ tại ngân hàng khi thanh toán tiền hàng cho người bán bằng thư tín dụng (L/C) gặp khó khăn, đồng thời Công ty cần phảI mở rộng kinh doanh các mặt hàng dân dụng cho nên số vốn lưu động 9 tỷ như hiện nay là quá ít, gây cản trở không nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
Với điều kiện hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Hàng không chưa có trụ sở riêng biệt để làm việc và các cơ sở hạ tầng gần như chưa có thì rất cần một số vốn đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng một nhà làm việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hiện nay cuả Công ty.
b) Về cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty xuất nhập khẩu Hàng không là đơn vị duy nhất trong ngành Hàng không chưa có trụ sở để làm việc, hiện tại đang sử dụng gác 2 kho hàng
của Nội BàI tại 100 Nguyễn Văn Cừ làm trụ sở với diện tích tổng cộng chỉ 300 m2, chi nhánh phía Nam đặt tại thành phố Hồ Chí Minh cũng đang thuê địa đIểm làm việc. Các cơ sở vật chất kỹ thuật khác hầu như chưa có gì.
Điều kiện làm việc không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc, óc sáng tạo của các nhân viên. Hơn thế Công ty vẫn thường tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng tại trụ sở. Với một cơ sở hạ tầng thấp kém như vậy sẽ khiến bạn hàng tự tin hơn khi đàm phán, cho họ cơ hội dành được thế chủ động. Theo kinh nghiệm các cuộc đàm phán cho thấy, càng tạo được không khí thoải mái , trang trọng, gần gũi với khách hàng bao nhiêu thì sự thành công của cuộc đàm phán càng xích lại gần bấy nhiêu.
Một xuất phát đIểm thấp như vậy chắc chắn Công ty sẽ gặp không ít khó khăn trên con đường phát triển của mình.
c) Nguồn nhân lực:
AIRIMEX có đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, song có thể vì ít kinh nghiệm nên nghệ thuật kinh doanh đặc biệt là trong quá trình đàm phán còn bị hạn chế. Hay có thể vì chưa để ý đến những đIều tưởng như vụn vặn nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của mỗi bản hợp đồng.
Công ty đã bỏ nhiều công sức để nghiên cứu bạn hàng, tìm hiểu về tư cách pháp nhân, năng lực tàI chính, uy tín kinh doanh của đối tác...qua thông tin của tổ chức hiệp hội Hàng không, từ các trung tâm ngoại thương, phòng thương mại Việt Nam... và nhiều thông tin do chính AIRIMEX thu thập được thông qua trao đổi trực tiếp với nhà cung ứng. Trong thời đại phát triển công nghệ thông tin như hiện nay thì việc tìm hiểu những thông tin về đất nước, văn hoá, ngôn ngữ hay tập quán của từng đối tác AIRIMEX cũng không gặp phải trở ngại gì. Nhưng quan trọng là việc tìm hiểu đội ngũ đàm phán của đối tác. ở Việt Nam hiện nay, việc AIRIMEX lấy được các thông tin cá nhân của bên đối tác là không phải dễ nhưng cũng không phải là không lấy được. Nhưng công tác này hiện nay ở AIRIMEX thực sự chưa làm được, các cán bộ nghiệp vụ của công ty chưa chịu tìm tòi về đối tác mà họ sẽ giao dịch. Xem xem họ có sở trường sở đoản gì hay cá tính, sở thích của họ ra sao...Đây sẽ là một phần gây ảnh hưởng không nhỏ cho quá trình đàm phán của Công ty.
Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị nhân sự cho đàm phán ký kết các hợp đồng nhập khẩu hiện nay của Công ty còn rất nhiều lỗ hổng. Hầu hết những người tham gia đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của AIRIMEX tuy chắc về nghiệp vụ ngoại thương nhưng không phải là các chuyên gia kỹ thuật về Hàng không. Vì vậy để chuẩn bị cho quá trình đàm phán ký kết, AIRIMEX thường
phải thuê một chuyên gia kỹ thuật Hàng không hoặc mời một cán bộ kỹ thuật của đơn vị sử dụng tham gia vào quá trình đàm phán. Đây sẽ là một điều rất bất cập cho công tác đàm phán. Mặt khác, các chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương của Công ty lại kiêm luôn cả sự hiểu biết về luật pháp. Mà luật pháp không phải là vấn đề nhỏ trong đàm phán ký kết. Nó sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ vì chúng ta đều biết một quy luật rằng: Một đội ngũ đàm phán được kiểm soát chặt chẽ là một đội ngũ đàm phán mà mỗi thành viên chỉ thực hiện những nhiệm vụ cụ thể.
Một hạn chế nữa của Công ty là không phân tích được cơ cấu chi phí của người cung ứng. Do đó Công ty trả gía một lô hàng nào đó là hoàn toàn dựa vào hỏi giá, chào hàng hay báo giá. Như vậy Công ty sẽ không biết được giá trị thực tế của lô hàng và nếu tất cả những người cung ứng liên kết lại với nhau, Công ty sẽ chịu thiệt thòi. Song để thu thập được các thông tin về chi phí nguyên vật liệu, tiền lương...của các nhà sản xuất là khó thực hiện được với AIRIMEX hiện nay-một Công ty chưa thật đủ lớn để có nhân lực và chi phí cho hoạt động này.
d) Mức chiếm lĩnh thị trường:
Như đã nêu ở các phần trên, tôn chỉ hoạt động của Công ty từ khi thành lập đến nay là nhập khẩu các phương tiện, vật tư, thiết bị, phục vụ cho ngành Hàng không, cho nên mọi hoạt động của Công ty gắn liền với hoạt động của các đơn vị bạn trong ngành.
Do chính sách của Nhà nước cho nên hiện tại trong Tổng Công ty Hàng không có 4 đơn vị được xuất nhập khẩu trực tiếp nên thị trường của Công ty bị thu hẹp, Tổng Công ty tuy đã có quy chế xuất nhập khẩu nhưng nhiều điều còn bất cập cho nên một số đơn vị ngay trong Tổng Công ty tìm đối tác uỷ thác nhập khẩu khác, đây là biểu hiện của sự non kém trong hoạt động điều hành của Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, do vậy thị trường trong ngành Công ty chỉ chiếm được khoảng 60-70%.
Hiện tại Trung tâm quản lý bay và các Cụm cảng Hàng không đã được Nhà nước cho phép chuyển thành Công ty công ích cũng có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp cho nên thị trường của Công ty đã hẹp nay còn trở nên hẹp hơn.
Chương III
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN-KÝ KẾT-THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRANG THIẾT BỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY AIRIMEX. ĐỒNG NHẬP KHẨU TRANG THIẾT BỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY AIRIMEX.