II. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN-KÝ KẾT
2.Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự.
Công ty xuất nhập khẩu hàng không AIRIMEX thực sự là chưa quan tâm đến vấn đề tổ chức nhân sự. Việc cử một đoàn đi đàm phán ký kết nhiều khi là theo thói quen. Ai làm công tác này thì làm chứ không phân công rõ ràng sau một quá trình nghiên cứu về từng cá nhân đi đàm phán. Chính vì thế, nhiều khi Công ty không phát huy được năng lực của từng cán bộ công nhân viên. Việc lựa chọn cũng không căn cứ vào đối tác là ai. Họ sống ở quốc gia nào, những nét văn hoá đặc trưng của họ là gì, sở trường, phong cách của họ là như thế nào. Việc lựa chọn của Công ty mang đầy tính đại khái qua loa. Ví dụ như một số đối tác của AIRIMEX là Mỹ, Pháp, họ có những đặc điểm rất khác nhau về văn hoá có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán, cụ thể là:
Mỹ: là một đất nước rộng lớn và là nơi chung sống của nhiều chủng tộc khác nhau. Khó có thể bàn bạc được về truyền thông văn hoá của họ vì nó quá mới mẻ ( thành lập mới hơn 200 năm) và quá đa dạng. Nhưng nền văn hoá này có một đặc trưng nổi bật mà ai cũng có thể nhận ra, đó là một nền văn hoá bình đẳng , không mang tính tôn ti trật tự với lối sống cạnh tranh cao độ. Địa vị xã hội không phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, dòng dõi gia đình. Xã hội Mỹ đánh giá co nỗ lực cá nhân, trình độ nghề nghiệp và thu nhập. Chính vì vậy người Mỹ độc lập trong làm việc, thẳng thắn trong giao tiếp và hiếu thắng trong tranh luận. Văn hoá Mỹ là điển hình của nhóm văn hoá tập trung lợi ích của thương vụ.
Pháp: Dân tộc Pháp là dân tộc hình thành và thống nhất sớm nhất Châu Âu nhưng tâm tính lại đầy mâu thuẫn và nghịch lý. Những người Pháp cởi mở, thích nói, thích châm biếm dí dỏm, bông đùa một cách thông minh. Văn hoá Pháp là nền văn hoá mang nặng tính nghi thức và tôn ti trật tự. Địa vị xã hội phụ thuộc vào dòng dõi gia đình và trình độ học vấn. Người Pháp cũng quan tâm đến địa vị của người đối thoại và thường đánh giá người khác qua cách ăn mặc và các cử chỉ bên ngoài.
Vì vậy khi chọn đoàn đàm phán của Công ty để đi ký kết hợp đồng với Mỹ hoặc Pháp thì đòi hỏi các thành viên trong đoàn nhất thiết phải hiểu được những nét văn hoá đặc trưng của phía đối tác. Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán cần căn cứ vào quá trình học tập, nghiên cứu, công tác của họ để xem xét những hiểu biết của họ về đối tác. Nếu thấy chưa đủ có thể tạo điều kiện cho họ tìm hiểu thêm qua các tài liệu khác. Có như vậy kết quả đàm phán thu được mới cao.
Một cuộc đàm phán AIRIMEX nên cử 6 đến 8 thành viên. - 01 Phó giám đốc phụ trách.
- 01 Trưởng phòng nghiệp vụ
- 01 - 03 Chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương - 01 Chuyên gia luật pháp.
- 01 Chuyên gia kỹ thuật.
- 01 Chuyên viên tài chính (nếu cần)
Hiện nay Công ty AIRIMEX đang thiếu cán bộ am hiểu về luật pháp. Do đó khi đàm phán chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương thường kiêm luôn cả vấn đề luật pháp. Cần tránh tình trạng này. Vì mỗi thành viên chỉ có thể đảm nhận tốt nhất một nhiệm vụ. Hơn nữa luật pháp là vấn đề rất rộng, nó có vai trò như một sợi dây an toàn trong các cuộc đàm phán. Nếu để cho đối tác biết được sơ hở này, thì họ dễ dàng khoét sâu vào điểm yếu của Công ty và chúng ta sẽ bị thiệt thòi. Cần phải có biện pháp kịp thời nhanh chóng để bổ sung thành viên am hiểu về luật pháp cho đoàn đàm phán.
Như đã biết, hàng hoá Công ty nhập khẩu về chủ yếu là những hàng hoá đặc chủng có giá trị cao, các thông số kỹ thuật yêu cầu chính xác. Nhưng trên thực tế Công ty lại không có chuyên gia kỹ thuật về lĩnh vực Hàng không. Do đó khi tiến hành đàm phán thường thuê một chuyên gia kỹ thuật Hàng không hoặc mời một cán bộ kỹ thuật của đơn vị sử dụng làm cố vấn trong vấn đề kỹ thuật. Điều đó hạn chế tinh thần đoàn kết trong đoàn đàm phán.
Thông thường Công ty AIRIMEX vẫn thuê chuyên gia đi đàm phán, nhưng nhiều khi độ tin cậy và trình độ am hiểu của chuyên gia là vấn đề mà Công ty khó lượng hoá. Vậy trong thời gian tới cùng với việc thực hiện theo định hướng về đầu tư phát triển và định hướng về phát triển nhân lực, Công ty cần quan tâm hơn đến vấn đề này để công tác tổ chức nhân sự cho đàm phán ngày càng được hoàn thiện.
3. Tổ chức địa điểm đàm phán.
Hiện nay Công ty AIRIMEX vẫn tổ chức đàm phán tại trụ sở: 100 Nguyễn Văn Cừ -Gia Lâm- Hà nội. Việc chọn địa điểm tại địa bàn bên nào thì bên đó có ưu thế hơn, ít nhất là về mặt tâm lý (tăng thêm lòng tự tin). Công ty AIRIMEX vẫn thường giành được quyền chọn địa điểm. Song Công ty vẫn chưa tận dụng được thuận lợi này do cơ sở hạ tầng của Công ty còn thấp kém. Mặc dù công việc đàm phán và ký kết diễn ra thường xuyên- đây là một trong những nghiệp vụ chính của Công ty, nhưng có nhiều lý do nên trong một thời gian Công ty cũng không thể khắc phục được. Trong giai đoạn 2000-2005 Công ty phải nhanh chóng tranh thủ mọi nguồn vốn để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng chú trọng trụ sở làm việc và các trang thiết bị cần thiết để tạo một điạ điểm lý tưởng cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Thành công của cuộc đàm phán là vấn đề quan trọng nhất cần đạt được đối với tất cả các bên tham gia đàm phán. Tuy nhiên nếu cuộc đàm phán được tiến hành theo trình tự: đàm phán-nghỉ lấy sức-đàm phán- nghỉ lấy sức-đàm phán-...-kết thúc đàm phán thì có lẽ mọi cuộc đàm phán sẽ trở nên vô cùng mệt mỏi và kém thú vị. Do đó vấn đề nghỉ ngơi và giải trí trong quá trình đàm phán là một vấn đề cần được lưu ý. 4. Hoàn thiện phương pháp soạn thảo một số điều khoản chính trong hợp
đồng nhập khẩu tại Công ty AIRIMEX.
Một số điều khoản như điều khoản về hàng hoá, chất lượng, số lượng, thời hạn giao hàng...thực ra không phải là không quan trọng. Nhưng chúng đã được đề cập rất kỹ trong các thư chào hàng, hỏi giá hay báo giá và các điều khoản đó được soạn thảo theo yêu cầu của đơn vị uỷ thác nhập khẩu. Vì vậy trong phần này, em sẽ chỉ nêu phương pháp soạn thảo của một số điều khoản mà theo em sẽ phát sinh nhiều tranh chấp.
a). Điều khoản giá cả.
* Đồng tiền định giá: Giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được tính bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Việc lựa chọn đồng tiền thanh toán cũng chịu ảnh hưởng lớn của tập quán buôn bán quốc tế, đặc biệt là với hàng hoá có giá trị lớn như trang thiết bị phục vụ ngành Hàng không. Người xuất khẩu luôn muốn xác định giá cả bằng đồng tiền tương đối ổn định, ngược lại người nhập khẩu muốn xác định giá cả bằng đồng tiền có xu hướng mất giá. Hiện nay, Công ty AIRIMEX đang sử dụng đồng USD để thanh toán trong các hợp đồng nhập khẩu đây là điều bất lợi.
*Phương pháp định giá: Phương pháp định giá liên quan đến thời điểm định giá. Có thể định giá ngay vào lúc ký kết hợp đồng, trong thời gian hợp đồng có hiệu lực hoặc ở thời điểm thực hiện việc thanh toán. Các phương pháp định giá được áp dụng trong buôn bán quốc tế gồm: giá cố định, giá di động, giá trượt, giá quy định sau. Qua xem xét và đánh giá ta thấy rằng giá cố định và giá quy định sau là phù hợp nhất với những hàng hoá mà Công ty nhập khẩu. Hiện nay Công ty đang định giá bằng giá cố định:
- Giá cố định là giá quy định ở thời điểm ký kết hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dùng phương pháp này sẽ đảm bảo được lợi nhuận đề ra theo kế hoạch.
Dùng phương pháp định giá trên đối với mặt hàng như máy bay, các trang thiết bị máy móc phục vụ ngành Hàng không thì quả là an toàn, không sợ hàng hoá bị giảm giá do thay đổi công nghệ, thị hiếu người tiêu dùng...và chắc chắn sẽ không
được lợi gì vì loại hàng hoá này hiếm khi lên giá. Do đó dùng phương pháp giá cố định sẽ thuận tiện nhất vì không phải gặp nhau nhiều lần để xác định giá.
Theo em dùng phương pháp giá quy định sau cũng có những ưu điểm.
- Giá quy định sau là giá cả không được định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán, mà được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng hai bên chỉ thoả thuận với nhau một điều khoản nào đó và những nguyên tắc nào đó mà hai bên sẽ gặp nhau xác định giá.
Với chủng loại hàng hoá AIRIMEX nhập thì khả năng tăng giá là gần như không có nhưng khả năng giảm giá sẽ nhiều nếu tính trong một giai đoạn dài, và đặc biệt là nếu giai đoạn ký kết hợp đồng trùng với giai đoạn công nghệ Hàng không có sự thay đổi. Vì vậy nên kết hợp cả hai phương pháp định giá này. Và cần phải có một sự nghiên cứu kỹ về thị trường trước khi quyết định áp dụng phương pháp nào.
b). Điều khoản thanh toán.
Đối với việc thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu; Nếu Công ty dùng tiền Việt nam, đối tác nước ngoài sẽ không chấp nhận, nếu dùng tiền của nước xuất khẩu sẽ gây bất lợi cho Công ty khi tỷ giá thay đổi, duy chỉ có đồng USD là đồng tiền mạnh Công ty có thể sử dụng để thanh toán.
Về thời hạn thanh toán thường có ba loại: Trả tiền ngay; trả tiền trước; trả tiền sau. Với hợp đồng nhập khẩu, việc trả tiền sẽ luôn có lợi cho Công ty. Trong việc trả tiền sau, người bán sẽ cung cấp cho Công ty một khoản tín dụng theo sự thoả thuận của hai bên. Nếu tín dụng cấp bằng tiền thì hợp đồng phải ghi rõ lãi xuất năm, thời hạn sử dụng tín dụng và thời hạn thanh toán. Đối với tín dụng ưu đãi thì trong thời hạn ưu đãi không thanh toán lãi suất.
Hiện nay Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán là bằng điện chuyển tiền và thư tín dụng ( L/C). Trong đó khoảng 40% hợp đồng nhập khẩu của Công ty được thanh toán bằng điện chuyển tiền với thời hạn trả tiền ngay, 60% hợp đồng nhập khẩu còn lại được thanh toán bằng thư tín dụng. Như ta đã biết lệ phí của điện chuyển tiền ít hơn phí mở L/C, do đó Công ty luôn đề nghị bạn hàng dùng phương pháp này để thanh toán. Nhưng chỉ có một số bạn hàng quen thuộc mới chấp nhận đề nghị này. Hơn nữa, dùng điện chuyển tiền Công ty có thể đàm phán để phía đối tác chấp nhận trả tiền sau, như vậy Công ty sẽ thanh toán với bên uỷ thác trước khi phải thanh toán với người cung ứng và Công ty sẽ không phải sử dụng vốn của mình, mà thay vào đó Công ty chỉ cần trả một khoản lãi cho tín dụng được cấp. Hơn thế nếu phía đối tác cấp tín dụng ưu đãi thì Công ty không phải trả khoản lãi đó.
Phương pháp thanh toán hàng nhập khẩu bằng thư tín dụng chiếm 60% hợp đồng của Công ty. Thư tín dụng là một hợp đồng tài chính hoàn chỉnh độc lập, thể
hiện sự cam kết giữa Ngân hàng với người mua và người bán. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đảm bảo cho người bán chắc chắn sẽ thu được tiền. Đối với người mua, nó đảm bảo rằng việc chuyển tiền cho người bán chỉ được thực hiện khi người bán chỉ được thực hiện khi người bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và Ngân hàng đã kiểm tra bộ chứng từ đó. Các chứng từ chính gồm:
- Vận đơn đường biển. - Hợp đồng bảo hiểm. - Hoá đơn thương mại. - Chứng nhân xuất xứ. - Chứng chỉ chất lượng. - Chứng chỉ chấp nhận. - Chứng chỉ khối lượng.
- Các chứng chỉ có liên quan khác.
Cả hai phương pháp thanh toán trên đều thuận tiện, an toàn cho Công ty. Song giá trị mỗi hợp đồng nhập khẩu của Công ty rất lớn do đó lệ phí cho mỗi lần thanh toán là mmọt khoản chi phí không nhỏ đối với Công ty. Trong tương lai cần có những biện pháp hữu hiệu để phương pháp thanh toán bằng điện chuyển tiền được sử dụng nhiều hơn và tiến tới sẽ thanh toán 100% hợp đồng bằng điện chuyển tiền. c). Điều khoản về phương thức giao hàng.
Đây là điều khoản rất quan trọng trong các hợp đồng mua bán với nước ngoài. Điều kiện cơ sở giao nhận hàng phát sinh từ thực tế buôn bán quốc tế, còn trong hoạt động buôn bán nội địa không áp dụng điều kiện này. Đối với Công ty xuất nhập khẩu Hàng không AIRIMEX, tuỳ từng điều kiện nhập hàng mà lựa chọn một trong hai điều kiện giá CIF hoặc FOB. Sự phân chia trách nhiệm, phân chia rủi ro, phân chia chi phí của mỗi điều kiện được thể hiện như sau:
+ Điều kiện tiền hàng, bảo hiểm và cước (CIF: Cost-Insurance-Freight)
Theo điều kiện này, người bán phải: Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng tới đích; lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần); giao hàng lên tàu phù hợp với hợp đồng; ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá (CIF+10%); cung cấp cho người mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và đơn (hoặc chứng chỉ bảo hiểm); trả chi phí bốc hàng, trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước.
Còn bên mua (Công ty AIRIMEX ) phải: nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, đơn (hoặc chứng chỉ bảo hiểm) và vận đơn được giao cho mình.
Trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước. Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.
+ Điều kiện giao lên tàu FOB (Free on board)
Theo điều kiện này người bán phải: lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần); giao hàng lên tàu; cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu; chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước.
Còn người mua (Công ty AIRIMEX ) phải: ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước; trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính vào trong tiền cước, lấy vận đơn; trả tiền chi phí dỡ hàng; chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.
Với một số loại hàng hoá Công ty AIRIMEX mua hàng theo giá FOB nhưng phương tiện vận tải thuê ở đây lại là máy bay, do hãng Hàng không Việt Nam AIRLINES thực hiện.
Thời hạn giao hàng xảy ra là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua. Lúc này Công ty phải trực tiếp kiểm tra số lượng hàng được giao thực tế có phù hợp với những thoả thuận trong hợp đồng không ? Nếu hàng giao thiếu so với thoả thuận thì Công ty chỉ nên trả đủ tiền cho số hàng hiện có. Nếu giao thừa Công ty có quyền tiếp nhận nhưng chỉ thanh toán theo đúng hợp đồng. Vào thời gian đó Công ty cũng phải kiểm tra chất lượng hàng hoá dựa trên cơ sở chứng từ xác định chất lượng hàng giao so với những thoả thuận ghi trong hợp đồng. Khi hàng đến thì Công ty tiếp nhận ngay, nhưng chất lượng giao thực tế thì được quy