XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÔNG HỒNG
2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và mục đích chung đã xác định của mình. Vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty mang tính năng động khá cao, luôn cố gắng đi sát phục vụ sản xuất kinh doanh và bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động, nhiệm vụ của tất cả bộ phận .
Sơ đồ tổ chức của Công ty biểu thị cơ cấu chính thức của tổ chức, nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những người nắm giữ vị trí đó và mối liên hệ quyền lực giữa người này với người khác.
Trong Công ty đã có sự phân cấp công việc cụ thể từ Giám đốc tới cán bộ công nhân viên. Các phòng ban được phân chia nhiệm vụ và quyền hạn khá rõ ràng nên mọi công việc được giao cho phòng nào thì phòng đó giải quyết triệt để và nhanh chóng.
Tuy nhiên trên thực tế cũng có điểm hạn chế, đó là mối liên hệ trực tiếp thường xuyên giữa các phòng ban với nhau không nhiều lắm nên thông tin qua lại thường xử lý chậm thông qua sự phê duyệt của Giám đốc nên rất dễ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Chức năng của phòng kế hoạch thị trường và phòng Xuất nhập khẩu đôi khi trùng nhau gây mất nhiều thời gian, tiền của, làm giảm vai trò của mỗi cá nhân.
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng
(nguồn:Phòng Tổ chức hành chính năm 2006)
Đây là mô hình cấu trúc bộ máy kiểu trực tuyến.
• Đứng đầu là Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc Công ty tổ chức và điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước HĐQT, Giám đốc Công ty qui định chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban, xây dựng và ban hành nội qui, qui chế làm việc của Công ty.
Ban Giám Đốc Hội Đồng Quản Trị Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Xây dựng Ban kiểm soát
• Giúp việc cho giám đốc gồm có : 02 phó giám đốc, 01 trưởng phòng tổ chức, 01 trưởng phòng kế toán do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, các chuyên viên, cán sự kế toán-tài chính, nghiệp vụ tổng hợp và một số chức danh khác.
• Ban kiểm soát là người thay mặt các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị của doanh nghiệp.
• Phòng kế toán: có nhiệm vụ cập nhật thông tin hàng ngày, hàng tháng, quí, năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí và lập các báo cáo, bảng cân đối kế toán, bảng chấm công, bảng tính lương, thực hiện thanh toán khách hàng và giúp Giám đốc kiểm soát về tài chính trong Công ty, có kế hoạch để phát triển kinh doanh.
• Phòng kinh doanh : Nghiên cứu, tìm kiếm các đại lý, cửa hàng để tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu của Công ty, đề ra các chiến lược kinh doanh cụ thể, khả thi và thực hiện các nghiệp vụ phát triển thị trường.
• Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong các công việc như:
- Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên.
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng và các chế độ chính sách như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Một số công việc hành chính khác như : bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh.
• Phòng kế hoạch thị trường: Nghiên cứu về nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước phục vụ cho hoạt động nhập khẩu, nghiên cứu nhu cầu nước ngoài và nguồn thu mua cho hoạt động xuất khẩu. Cụ thể: Điều tra nghiên cứu và thăm dò nhu cầu của thị trường nước ngoài; chỉ ra các nhu cầu của thị trường và đoạn thị trường một cách chính xác, khả thi; đưa ra chiến lược, chính sách phù hợp: chất lượng sản phẩm, chính sách giá cả, khuếch trương để thâm nhập và khai thác thị trường mới; tập hợp thông tin phản hồi từ các đối tượng để thay đổi chiến lược cho phù hợp; phối hợp với các phòng nghiệp vụ để thực hiện các
hoạt động kinh doanh.
• Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện tốt các quy trình, nghiệp vụ nhập khẩu. Tiến hành đàm phán ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu
• Phòng xây dựng: Tiến hành xây dựng các công trình nhà ở dân dụng, nhà chung cư cao tầng. Ngoài ra còn tiến hành thi công xây dựng các công trình công cộng như đường xá, cầu cống,...