IV GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí CHI NGÂN SÁCH
3. Hướng dẫn sử dụng chương trỡnh: 1 Đăng nhập chương trỡnh:
3.1. Đăng nhập chương trỡnh:
Chương trỡnh này được bảo mật an toàn, do vậy người sử dụng phải nhập Tờn đăng nhập và mật khẩu mỗi khi bắt đầu sử dụng chương trỡnh. Màn hỡnh đăng nhập hiện ra
như sau:
Hỡnh 1: màn hỡnh truy cập
Màn hỡnh này yờu cầu người sử dụng phải nhập đỳng:
Tờn đăng nhập: nhập vào tờn người sử dụng đó đăng kớ.
Mật khẩu: nhập vào mật khẩu đó được đăng kớ. Để bảo vệ sự riờng tư của tài
khoản người dựng thỡ tất cả cỏc kớ tự nhập trong ụ Mật khẩu đều được mó hoỏ thành kớ hiệu *.
Sau khi đó nhập xong hóy ấn Enter (hoặc chọn nỳt Chấp nhận ) để chương trỡnh kiểm tra tớnh đỳng đắn của tài khoản hoặc nếu khụng muốn đăng nhập để sử dụng chương trỡnh nữa hóy lựa chọn nỳt Huỷ bỏ. Nếu tài khoản đăng nhập sai thỡ sẽ cú thụng bỏo nhắc nhở:
Hỡnh 2: thụng bỏo tài khoản khụng hợp lệ
Ngoài ra, nếu cần sự trợ giỳp hướng dẫn cỏch đăng nhập, người sử dụng cú thể Click vào nỳt trợ giỳp (hoặc ấn F1) sẽ cú hướng dẫn từng bước đăng nhập chương trỡnh:
Hỡnh 3: hướng dẫn đăng nhập
Sau khi kiểm tra nếu tài khoản đăng nhập đỳng thỡ chương trỡnh sẽ hiện ra màn hỡnh giao diện chớnh của chương trỡnh quản lớ chi ngõn sỏch.
3.2. Quản lý hệ thống3.2.1. Thụng tin hệ thống: 3.2.1. Thụng tin hệ thống:
Bao gồm cỏc thụng tin đặc trưng của đơn vị sử dụng chương trỡnh và của kho cơ quan trực tiếp quản lý. Cỏc thụng tin này được sử dụng trong quỏ trỡnh lờn bỏo cỏo, đăng nhập chương trỡnh.
Hỡnh 4: màn hỡnh hệ thống của chương trỡnh
Tại màn hỡnh này, người sử dụng cú thể tiến hành sửa chữa thụng tin cho phự hợp và chỳ ý: với những thụng tin nào khụng cần xuất hiện thỡ hóy tạo cho nú vài khoảng trắng rồi
chọn nỳt Lưu lại.
Muốn thoỏt khỏi màn hỡnh quản lý hệ thống để trở về với giao diện của chớnh của chương trỡnh hóy lựa chọn nỳt [Quay lại] hoặc cú thể chọn nỳt ESC trờn bàn phớm
3.2.2. Tạo năm làm việc
Khi chương trỡnh làm việc, nú gắn thời điểm làm việc vào một năm nhất định. Do đú, để làm việc với năm nào trước hết bạn phải chọn chức năng này để tạo ra một năm làm việc mới rồi sau đú bạn chọn năm cần làm việc.
Chọn menu [Hệ thống] [Tạo năm làm việc mới] sẽ xuất hiện thụng bỏo hỏi cú muốn tạo năm làm việc mới kế tiếp năm làm việc mới nhất của hệ thống hay khụng:
Hỡnh 5: Thụng bỏo cú muốn tạo năm làm việc mới
Nếu muốn tạo một năm làm việc mới ngay sau năm mới nhất trong hệ thống hóy lựa chọn nỳt [Yes]. Nếu ngược lại thỡ hóy lựa chọn nỳt [No].
Chỳ ý: Ngay sau khi cài đặt xong thỡ chương trỡnh mặc định làm việc với năm 2003.
( Năm 2003 là năm nhỏ nhất trong hệ thống).
3.2.3 Chọn năm làm việc
Trong quỏ trỡnh làm việc, vỡ lý do nào đú cần sửa đổi dữ liệu, xem bỏo cỏo, bổ sung dữ liệu của một năm nào đú trước trước năm hiện thời, hóy lựa chọn năm làm việc đú thụng qua Menu [Hệ thống] [Chọn năm làm việc] sẽ xuất hiện màn hỡnh sau:
Hỡnh 6: lựa chọn năm làm việc.
Chọn năm làm việc: hóy lựa chọn một năm trong danh sỏch rồi chọn nỳt [Chọn]. Nếu khụng muốn chọn năm làm việc mới hóy lựa chọn nỳt [Huỷ bỏ] để trở về với màn hỡnh chớnh của chương trỡnh.
3.3. Cập nhật cỏc hoạt động:3.3.1. Chứng từ chi: 3.3.1. Chứng từ chi:
Để cập nhật cỏc chứng từ chi hàng ngày, thực hiện vào Menu [Cập nhật] [Chứng từ
chi hàng ngày] hoặc ấn Ctrl + Z sẽ hiện ra màn hỡnh sau:
Hỡnh 7: màn hỡnh cập nhật chứng từ chi
• Trong màn hỡnh này, khi nhập dữ liệu cần chỳ ý rằng:
Sinh viên Nguyễn Mạnh Tiến - Tin học 41B
Click chuột vào năm bạn cần chọn trong danh sỏch Sau khi chọn năm trong danh sỏch, click chuột vào đõy để chọn năm làm việc
- Ngày hạch toỏn phải cựng hoặc sau ngày chứng từ. Nếu nhập sai chương trỡnh sẽ cú thụng bỏo nhắc nhở.
- Số chứng từ trong chương trỡnh được kớ hiệu là số nguyờn (1,2,3,…). Nếu nhập số chứng từ là: 001 hoặc 01 hoặc 1 thỡ được chương trỡnh hiểu là 1.
- Loại chứng từ sẽ cú 2 giỏ trị:
+ Nếu là 1: là chứng từ chi thẳng. Tức tiền chi này đó được lĩnh về từ kho bạc rồi. + Nếu là 2: là chứng từ ứng vốn. Ở đõy gọi là ứng vốn vỡ chứng từ chi cho loại,
khoản, tiểu mục này chưa được lĩnh từ kho bạc mà lấy tạm từ loại, khoản, mục khỏc để chi trả trước rồi sau đú sẽ bự vào sau.
- Trong phần nhập chi tiết cho loại, khoản, mục:
+ Người sử dụng cú thể nhập bằng tay hoặc cũng cú thể nhập dữ liệu bằng chuột vỡ ở đõy chương trỡnh sử dụng combo-box đổ xuống hoặc cú thể dựng Tab, phớm mũi tờn để di chuyển qua cỏc ụ nhập.
+ Khi kết thỳc việc nhập số liệu trờn một dũng mà muốn xuống dũng mới hoặc thực hiện Lưu dữ liệu đó nhập vào bạn phải ấn phớm thỡ thao tỏc nhập phần chi tiết của chứng từ mới cú hiệu lực.
- Trong quỏ trỡnh nhập nếu vỡ một lý do nào đú mà muốn tra cứu cỏc loại, khoản, mục, tiểu mục hóy ấn phớm F4 để tra cứu tiểu mục, F3 để tra cứu mục .