II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYấN VẬT LIỆU
2. Cụng tỏc xõy dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ & sử dụng NVL
2.1. Căn cứ xõy dựng kế hoạch Về nguyờn tắc cú cỏc căn cứ chủ yếu sau:
sau:
- Cỏc chỉ tiờu kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao
- Lượng NVL đang tồn kho
Ban GĐ cỏc XN Phũng Kế hoạch vật tư Phũng KTKT ĐT HT KV Ban GĐ cụng ty
- định mức thành phẩm
- Số liệu theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng, dự trữ cho sản xuất, hao hụt do khõu bảo quản và khõu sản xuất
- Cỏc thụng tin thu thập được từ thị trường NVL, từ cỏc nhà cung cấp thường xuyờn
- Thụng tin từ cụng tỏc nghiờn cứu khỏch hàng tiềm năng
2.2.Lập kế hoạch mua sắm dự trữ, sử dụng NVL tại cỏc XN thành viờn
Thực tế cụng tỏc lập kế hoạch mua sắm và dự trữ NVL của cụng ty chỉ chủ yếu dựa trờn đơn hàng trực tiếp và định mức thành phẩm từng loại sản phẩm cộng với một tỷ lệ dự trữ bảo hiểm cho phộp để đảm bảo đỏp ứng được cỏc đơn hàng lẻ phỏt sinh cú yờu cầu gấp về thời gian giao hàng mà cụng ty khụng tớch luỹ đủ thời gian để tiến hành đặt mua NVL phự hợp nhất, xột về mặt kớch cỡ.
Đặc điểm sản phẩm của cụng ty là khụng phức tạp về NVL sử dụng tuy vậy lại rất đa dạng về, chủng loại kớch cỡ vỡ thế nờn cụng ty khụng cú định mức NVL cụ thể cho mỗi loại sản phẩm nhất định, trừ những sản phẩm cung cấp thường xuyờn cho khỏch hàng truyền thống là được xõy dựng một cỏch khoa học để đỏp ứng yờu cầu của chớnh khỏch hàng và cỏc cơ quan liờn quan như hải quan hay trung gian tài chớnh (ngõn hàng)…
Đối với mỗi loại sản phẩm cụ thể cỏn bộ kỹ thuật sẽ trực tiếp xỏc định khối lượng 1 đơn vị sản phẩm (thụng qua thực tế sản xuất của cỏc xớ nghiệp) và gọi đú là định mức thành phẩm. Với mỗi loại bao bỡ kớch cỡ khỏc nhau thỡ sẽ cú một loại NVL cú kớch cỡ phự hợp nhất, tuy nhiờn khụng phải lỳc nào loại NVL đú cũng sẵn cú trong kho để mỗi xớ nghiệp sử dụng cho cỏc đơn đặt hàng lẻ vỡ thế loại NVL nào phự hợp nhất trong số NVL đang được dự trữ trong kho sẽ được chọn để sử dụng, và chắc chắn lỳc này tỷ lệ NVL hao phớ sẽ lớn hơn và dễ dàng được xỏc định thụng qua định mức sản phẩm và kớch cỡ NVL. Tỷ lệ hao phớ do cụng nghệ sẽ được xỏc định thụng qua theo dừi quy trỡnh sản xuất cỏc sản phẩm và phế liệu
thu hồi từ cỏc cụng đoạn đú. Tổng hợp từ định mức sản phẩm, tỷ lệ hao phớ NVL do đặc tớnh cụng nghệ, do kớch cỡ NVL và một tỷ lệ hao phớ cho phộp do trỡnh độ cụng nhõn sản xuất sẽ xỏc định được lượng NVL cần thiết cho sản xuất sản phẩm từ đú sẽ lỏm căn cứ lập kế hoạch mua sắm, hoặc mua sắm bổ sung NVL nếu thực hiện mua sắm mà vẫn cú đủ thời gian giao hàng đỳng thoả thuận, kiểm tra lượng NVL tồn kho và NVL tại xưởng để lập kế hoạch xuất dựng NVL.
Riờng đối với một số khỏch hàng truyền thống lớn như Canon cụng ty đó cú hệ thống định mức NVL cho từng loại, kớch cỡ sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu lớn và đều đặn của khỏch hàng.
3.Tổ chức hoạt động mua sắm NVL
Cụng ty SX & XNK Bao bỡ Hà Nội sản xuất với ba loại bao bỡ chớnh từ ba xớ nghiệp thành viờn bao gồm :
- bao bỡ carton súng 3-5 lớp do phõn xưởng súng sản xuất
- bao bỡ bằng chất dẻo gồm tỳi đơn và tỳi phức hợp (90% cú in) do phõn xưởng bao bỡ nhựa sản xuất
- bao bỡ in hộp và cỏc ấn phẩm in do phõn xưởng in hộp sản xuất
Số chủng loại NVL sử dụng trong Cụng ty SX & XNK Bao bỡ Hà Nội cú thể núi là khụng nhiều. NVL chớnh: Xớ nghiệp carton là giấy cỏc loại, xớ nghiệp in là cỏc loại mực in, bản in, film…, xớ nghiệp nhựa là hạt nhựa, màng nhựa cỏc loại và cỏc NVL phục vụ in bao bỡ. Tuy nhiờn điều đú khụng cú nghĩa là cụng tỏc hoạch định cung ứng và sử dụng NVL của cụng ty là đơn giản bởi vỡ yờu cầu về kớch cỡ, chất lượng của chỳng lại rất đa dạng.
3.1.Nghiờn cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp
Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trỡnh mua sắm NVL. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cỏch cú phương phỏp và hiệu quả cỏn bộ vật tư của Pakexim sẽ luụn phải cập nhật cỏc thụng tin về: Kế hoạch cung ứng NVL, tỡnh hỡnh sử dụng NVL của xớ nghiệp mỡnh trong thời gian gần đõy… để cú những đỏnh giỏ, dự bỏo ban đầu từ đú sẽ cú cỏi nhỡn tổng quan
về nhiệm vụ của mỡnh và xỏc định cỏch thức, phương phỏp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục NVL nhập khẩu thỡ quy trỡnh mua sắm sẽ do phũng XNK phụ trỏch dựa trờn nhu cầu sử dụng thực tế của cỏc phõn xưởng, nhờ cú tư cỏch nhập khẩu trực tiếp nờn cụng ty thường dễ dàng nhập khẩu NVL với giỏ rẻ và chất lượng tốt đồng thời tiến hành nhập khẩu uỷ thỏc để tăng thờm lợi nhuận cho cụng ty, cũn với cỏc loại NVL mua trực tiếp trong nước cỏn bộ vật tư của từng xớ nghiệp sẽ chịu trỏch nhiệm phụ trỏch một cỏch độc lập
3.1.1.Cỏc phương thức để tiến hành nghiờn cứu thị trường của cụng ty
Nghiờn cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thụng tin về cỏc nhà cung cấp. Cụng ty vừa khuyến khớch vừa bắt buộc cỏn bộ vật tư phải nghiờn cứu thị trường qua nhiều kờnh thụng tin khỏc nhau, cú như vậy mới đảm bảo sự so sỏnh chớnh xỏc giữa cỏc nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tỏc phự hợp nhất.
- Thụng qua cỏc mối quan hệ truyền thống:
Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất cụng ty thường xõy dựng mối quan hệ lõu dài với một số nhà cung ứng, duy trỡ một lượng đặt hàng nhất định hàng năm, qua đú cú thể cú những trao đổi thụng tin định kỳ cần thiết. Tuỳ tớnh chất của cỏc loại NVL hàng thỏng hoặc quý sẽ cú những thụng tin cần thiết từ cỏc nhà cung ứng này thụng qua cỏc bảng bỏo giỏ, thư mời, thư ngỏ…Cỏn bộ vật tư thụng qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành những thụng tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cựng những thụng tin thu thập được qua những kờnh thụng tin khỏc đưa ra đỏnh giỏ và lựa chọn nhà cung cấp phự hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chớnh cụng ty tiến hành đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng đó hợp tỏc cựng cụng ty thụng qua tỡnh hỡnh cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tỏc và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xỏc định một hệ thống chỉ tiờu như: Giỏ cả, uy tớn, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng…để xỏc định lại cỏc nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL cụng ty thường cú từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống cú thể là trong hoặc ngoài nước vỡ thế tỡnh hỡnh cung ứng NVL hiện nay của cụng ty vẫn cú nhiều
thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khỏc. Tuy nhiờn để duy trỡ lợi thế cạnh tranh này cụng ty phải thường xuyờn vun đắp củng cố quan hệ cựng cú lợi với cỏc đối tỏc cung ứng NVL.
Bảng 12 :Một số nhà cung ứng truyền thống của cụng ty
STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho
1 Nhà mỏy giấy Việt Trỡ Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton
2 Nhà mỏy giấy Sụng Lam Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton
3 Cụng ty giấy Anh Quõn Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton
4 Cụng ty giấy Hồng Vương Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton
5 Cụng ty Siam Kraft Industry Thỏi Lan
Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton, XN IN
6 Cụng ty Hanson Giấy, mực in cỏc loại XN Carton, XN IN
7 Cụng ty Jampoo Đài Loan Cỏc loại Hạt, Màng nhựa XN In, XN Nhựa
8 Cụng ty Misubishi Nhật Bản Cỏc loại Hạt, Màng nhựa XN In, XN Nhựa Từ bảng trờn rừ ràng hầu hết cỏc nhà cung ứng truyền thống của Pakexim đều là những cụng ty cú uy tớn trờn thị trường, NVL do họ cung cấp thường cú chất lượng tốt và giỏ cả hợp lý. Do đú Pakexim vẫn phải tiếp tục duy trỡ cỏc mối quan hệ này bằng những chớnh sỏch hợp tỏc hợp lý đụi bờn cựng cú lợi.
- Thụng qua việc chủ động tỡm hiểu thụng tin qua cỏc hỡnh thức khỏc: Hiện nay cỏc phương tiện truyền thụng đại chỳng đang phỏt triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tỡm kiếm thụng tin một cỏch nhanh chúng và dễ dàng hơn, lượng thụng tin cần thu thập sẽ phong phỳ hơn. Vỡ vậy thụng qua cỏc hỡnh thức như sỏch, bỏo, tạp chớ, truyền hỡnh, mạng Internet… cụng ty luụn cú thể tỡm kiếm được những thụng tin bổ ớch biết đến nhiều hơn cỏc nhà cung cấp tốt. Tuy nhiờn so với nhiều cụng ty khỏc Pakexim lại thiếu một kờnh trao đổi thụng tin hữu hiệu với cỏc nhà cung ứng và cả khỏch hàng và cỏc đối tượng khỏc đú là trao đổi thụng tin qua Internet (Website, email) bởi hiện nay cụng ty vẫn chưa xõy dựng Web, chưa lập địa chỉ mail cho riờng mỡnh, vỡ thế việc tỡm hiểu thị trường NVL của cụng ty vẫn phần nào mang tớnh bị động, thiết nghĩ cụng ty nờn xem xột
vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chớnh mỡnh. Hiện nay toàn bộ mạng mỏy tớnh của cụng ty đó hỡnh thành một liờn mạng nội bộ và kết nối Internet nờn việc tỡm hiểu thụng tin trờn mạng càng trở nờn thuận tiện hơn, gúp phần giảm thời gian và chi phớ cho cụng tỏc nghiờn cứu thị trường; cỏc thụng tin thu thập được cú thể được trao đổi giữa cỏc cỏ nhõn liờn quan trong cụng ty thụng qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin và giảm hao phớ nguồn lực do việc nhiều người cựng tỡm kiếm một loại thụng tin. Tuy vậy việc tỡm được quỏ nhiều thụng tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý thụng tin nhiều khi làm cho tiện ớch của cỏc phương tiện truyền thụng cú tỏc dụng ngược lại. Trong những trường hợp thụng tin vượt ra ngoài khả năng xử lý của cụng ty như vậy cũng như hạn chế về năng lực tỡm kiếm thụng tin thỡ cụng ty sẽ cú giải phỏp mua thụng tin từ cỏc cơ quan, chuyờn gia tư vấn kinh tế. Việc mua thụng tin chỉ được thực hiện khi cú yờu cầu mua NVL từ xưởng với số lượng xỏc định và thường mất chi phớ lớn nờn cỏn bộ vật tư phải trỡnh kiến nghị và nhận sự phờ duyệt của cấp trờn thỡ mới được phộp tiến hành.
3.1.2.Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng
Với cụng tỏc nghiờn cứu thị trường thường xuyờn sẽ đảm bảo cho cụng ty cú sự hiểu biết tổng quỏt về thi trường NVL Sau khi đó cú lượng thụng tin cần thiết thụng qua cỏc phương thức thu thập trờn, nhận phiếu yờu cầu mua NVL, hoạch định lượng NVL bảo hiểm cho cỏc trường hợp mất mỏt, hao phớ… cỏc cỏn bộ vật tư sẽ phải tiến hành so sỏnh, đỏnh giỏ cỏc đối tỏc thụng qua cỏc tiờu chớ như: Chất lượng, số lượng, giỏ cả NVL, chiết khấu thương mại, hỡnh thức/thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện thanh toỏn, Cỏc dịch vụ sau bỏn hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mói, Tiềm năng hợp tỏc lõu dài….
Việc đỏnh giỏ để lựa chọn cỏc nhà cung cấp nhiều khi khụng chỉ dựa trờn cỏc thụng tin, số liệu thu thập được phản ỏnh trờn sổ sỏch mà đối với cỏc nhà cung ứng trong nước cỏn bộ vật tư cú thể phải khảo sỏt tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tỏc mới chưa cú mối quan hệ lõu dài và chưa khẳng dịnh được uy tớn với cụng ty. Cuối cựng kết quả nghiờn cứu thị trường và đỏnh giỏ cỏc nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sỏch đề cử
từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cựng những điều kiện hợp tỏc với cỏc chi phớ phải bỏ ra và lợi ớch thu được của cụng ty, trỡnh lờn Giỏm đốc xớ nghiệp để xin ý kiến và kinh phớ giao dịch đàm phỏn để lựa chọn nhà cung ứng cuối cựng.
3.2.Tổ chức hoạt động mua sắm NVL
Hoạt động mua sắm của Cụng ty SX & XNK Bao bỡ Hà Nội được tiến hành sau khi đó lựa chọn được nhà cung ứng và cú phiếu yờu cầu mua vật tư từ cỏc xớ nghiệp cựng những số liệu cụ thể về dự trữ bảo hiểm trong kỳ. Quy trỡnh mua sắm NVL trong nước và nhập khẩu cũng khỏc nhau, và khõu quan trọng nhất trong quỏ trỡnh mua sắm NVL là thủ tục đàm phỏn giữa hai bờn, được coi là quyết định nhất đến sự thành cụng và hiệu quả một quỏ trỡnh mua sắm NVL. Đối với NVL nhập khẩu cỏc hỡnh thức đàm phỏn cụng ty đó và đang ỏp dụng là: đàm phỏn giữa cỏn bộ phũng XNK với đại diện cụng ty nước ngoài ở Việt Nam, đàm phỏn giỏn tiếp qua fax điện thoại, hoặc đơn giản là thực hiện theo cỏc hợp đồng trước
đõy với sự thay đổi về số lượng. Đối với NVL trong nước thỡ thực
hiện hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp giữa hai bờn hoặc thực hiện như cỏc hợp đồng hợp tỏc trước đõy. Cỏc cuộc đàm phỏn trực tiếp cú thể thực hiện ở nơi làm việc hoặc trong cỏc cuộc chiờu đói của một trong hai bờn, điều này cụng ty thường quyết định dựa trờn tớnh chất mối quan hệ thõn sơ với nhà cung ứng.
Sơ đồ 4: Quy trỡnh mua sắm NVL nhập khẩu
Phiếu y/c Đàm phỏn 30 – 40 ngày
Xưởng Phũng XNK Ký hợp đồng ngoại Mở L/C
Thuờ V/C Hàng về
Kho Mở tài khoản hải quan Ngõn hàng Sơ đồ 5: Quy trỡnh mua NVL trong nước
Xưởng Phũng Vật tư Ký hợp đồng Kho
Quy trỡnh nhập khẩu NVL thường được thực hiện trong 45 – 60 ngày, nhiều khi cũn kộo dài hơn vỡ những mõu thuẫn lợi ớch trong quỏ trỡnh đàm phỏn (mức độ nhẹ thỡ chỉ kộo dài thời gian mua hàng, nặng thỡ phải thay đổi quyết định lựa chọn nhà cung ứng và thực hiện quy trỡnh đặt hàng từ đầu), vỡ sự khan hiếm NVL hay vỡ phải qua quỏ nhiều thủ tục điều này tuỳ theo nguyờn nhõn khỏch quan hay chủ quan sẽ quy trỏch nhiệm cho cỏc cỏn bộ vật tư vỡ sự tỡm hiểu khỏch hàng khụng kỹ càng, đỏnh giỏ sai lầm đối tỏc…, để khắc phục luụn cụng ty phải hoạch định nhu cầu NVL nhập khẩu từ trước ớt nhất là 2 thỏng để tớch luỹ đủ thời gian đặt hàng và nhận hàng do đú việc lập kế hoạch cung ứng NVL nhập khẩu thường rất khú khăn, tuy vậy hầu như chỉ dựa trờn tỡnh hỡnh sử dụng cỏc kỳ trước đú, cựng kỳ những năm trước và cỏc đơn hàng cú sẵn nờn nhiều khi lượng nhập chờnh lệch rất nhiều so với nhu cầu thực. Trung gian tài chớnh của Pakexim là Ngõn hàng Ngoại thương hoặc Ngõn hàng Cụng thương Việt Nam, một lần nữa sẽ đảm bảo độ tin cậy cho khỏch hàng nhờ vào uy tớn của 2 ngõn hàng lớn nhất Việt Nam. Đối với quy trỡnh nhập NVL trong nước thỡ đơn giản hơn rất nhiều và thường thỡ cỏc nhà cung ứng sẽ phụ trỏch vận chuyển tận kho cỏc xớ nghiệp, thực hiện thanh toỏn trực tiếp hoặc qua trung gian tài chớnh. Thường thỡ cụng ty sẽ thanh toỏn trước một phần hợp đồng và hoàn thành nghĩa vụ thanh toỏn khi nhận hàng và phiếu giao hàng tức là đó kiểm tra, giao nhận theo đỳng thời gian, địa điểm, chất lượng đó quy định trong hợp đồng.
Bảng 14: Lượng mua, và sử dụng của loại NVL 1885 (giấy Krap vàng) 6 thỏng đầu năm 2005
Ngày Đơn vị Mua vào Xuất dựng Tồn kho
1/1 kg 27446 1/22 kg 8339 35785 1/24 kg 3112 38897 1/31 kg 340 39237 1/31 kg 18306 20931