II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYấN VẬT LIỆU
2. Cụng tỏc xõy dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ & sử dụng NVL
3.3. Cụng tỏc tiếp nhận NVL
Cụng tỏc tiếp nhận NVL ở cụng ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng (nếu NVL được giao trực tiếp đến cụng ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL Cụng tỏc tiếp nhận và kiểm tra NVL của cụng ty được tiến hành một cỏch rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thỡ sau khi giao hàng ở cảng thường khụng chuyển trực tiếp về kho của cỏc xớ nghiệp bởi vỡ hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sản xuất trong thời gian dài, hơn nữa phải cú thời gian để phõn phối NVL đỳng nhu cầu đến từng xớ nghiệp. Cụng ty thường phải liờn hệ thuờ kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đũi hỏi cụng ty phải cú một chớnh sỏch riờng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cỏn bộ phũng XNK phải trực tiếp chịu trỏch nhiệm với lượng NVL mỡnh nhập khẩu, mỗi người phải gúp phần xõy dựng mối quan hệ lõu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài cụng ty và tiến hành cỏc thủ tục kiểm tra, giao nhận qua biờn bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho NVL bỡnh thường chỉ khỏc là phải qua nhiều khõu với số lượng chứng từ lớn hơn NVL mua trong nước.Đối với NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng thỡ NVL về đến cụng ty trước tiờn phải xuất trỡnh hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phộp vào giao hàng, xe hàng phải tuõn thủ cỏc quy định về an toàn chung như: khụng được nổ mỏy trong kho, nơi chứa nhiều chất đễ chỏy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngoài …Hàng hoỏ vào kho phải được phản ỏnh vào biờn bản kiểm nghiệm do thủ kho, kế toỏn xớ nghiệp và phũng KCS chịu trỏch nhiệm kiểm tra và lập thành 2 bản, một giao cho phũng kế toỏn, một giao cho Phũng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tỏc – kho vận. Nếu NVL nhập khụng đỳng thoả thuận đó ký trong hợp đồng thỡ lập thờm một liờn, kốm chứng từ liờn quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết kết hợp với hoỏ đơn, giấy bỏo nhận hàng để lập phiếu nhập kho thành 3 liờn:
• Liờn 2: Giao cho Phũng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tỏc – kho vận
• Liờn 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ biờn nhận vật tư
Lỳc này trỏch nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp NVL thuộc về thủ kho NVL đặt dưới sự quản lý, điều phối của bộ phận quản trị NVL của từng xớ nghiệp. Nhờ những quy định, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rừ ràng, phự hợp nờn cụng ty đó giảm đợc đỏng kể lượng mất mỏt, hư hỏng NVL trong quỏ trỡnh mua sắm trong thời gian qua.