II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYấN VẬT LIỆU
4. Quản trị hệ thống kho tàng
4.1.Hệ thống kho tàng hiện tại của Cụng ty SX & XNK Bao bỡ Hà Nội
Thỏng 11/1996 nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống kho tàng được bố trớ khoa học và cụng suất phự hợp cụng ty đó tiến hành xõy dựng hệ thống kho dự trữ Thành phẩm và NVL cho mỗi xớ nghiệp. Tổng cộng cụng ty cú 6 kho tàng với cụng suất dự trữ 300 tấn/kho, mỗi kho do một thủ kho chịu trỏch nhiệm quản lý, mỗi xớ nghiệp chịu trỏch nhiệm quản lý 2 kho được bố trớ theo nguyờn tắc kho chớnh chứa NVL chớnh và thành phẩm, kho phụ chứa NVL phụ, nhiờn liệu, phế liệu thu hồi và cụng cụ dụng cụ thay thế. Tuy nhiờn thực tế do quy mụ kho chớnh và phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chớnh luụn cao hơn nhiều so với kho phụ nờn kho chớnh thường ở trong tỡnh trạng thiếu diện tớch cũn kho phụ thỡ ngược lại. Điều này đó phỏt sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chớnh sang kho phụ nờn đó làm gõy nờn một số tỏc động khụng tốt đến cụng tỏc dự trữ cấp phỏt NVL như tỡnh trạng lộn xộn, thất thoỏt NVL, hàng húa nhiều khi làm giỏn đoạn cả quỏ trỡnh sản xuất. Như vậy một trong những nhiệm vụ của cỏn bộ quản trị NVL là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm hiện nay.
4.2.Tỡnh hỡnh tiếp nhận, bảo quản và cấp phỏt NVL
4.2.1.Cụng tỏc tiếp nhận NVL
Như đó phõn tớch ở trờn cụng tỏc tiếp nhận NVL là bước chuyển giao trỏch nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và kiểm tra, bảo quản NVL. Vỡ thế
cú thể núi cụng tỏc tiếp nhận NVL vừa thuộc khõu mua sắm vừa thuộc khõu dự trữ NVL. Xột trỏch nhiệm của bộ phận quản lý, bảo quản NVL tức thủ kho trong cụng tỏc này là gúp phần kiểm kờ, đỏnh giỏ và ghi sổ hiện trạng NVL trước lỳc chớnh thức nhập kho. NVL qua khõu này sẽ chớnh thức chịu sự quản lý trực tiếp của thủ kho, Vỡ thế thủ kho phải luụn đảm bảo kết hợp cựng cỏc bộ phận cú trỏch nhiệm liờn quan thực hiện kiểm kờ, đỏnh giỏ chớnh xỏc NVL ngay từ khõu tiếp nhận NVL để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mỡnh
4.2.2. Cụng tỏc bảo quản NVL
NVL ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu chuyờn biệt, được ghi ký hiệu, mó hiệu riờng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc kiểm kờ và xuất nhập phục vụ sản xuất. NVL sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tuỳ chủng loại, kớch cỡ, số lượng, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trớ quy định của nú. Đối với XN Carton, NVL chớnh (là cỏc loại giấy) thường được sắp xếp theo chủng loại và kớch cỡ, ưu tiờn cỏc loại giấy với kớch cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trớ gần cửa kho để thuận tiện cho vận chuyển sang xưởng sản xuất, cũng với nguyờn tắc như thế với cỏc phụ liệu, cụng cụ dụng cụ thay thế và NVL của XN in và XN nhựa. NVL của Cụng ty thường dễ bảo quản nờn khụng cần bố trớ cỏc khu đặc biệt như khu kớn, khu lạnh… cụng ty đó mua cỏc thiết bị bảo quản đơn giản như cỏc kệ, giỏ đỡ…kết hợp với dọn dẹp, vệ sinh kho hàng ngày và hệ thống ỏnh sỏng, thụng giú phự hợp đó đảm bảo điều kiện bảo quản tốt cho NVL phục vụ cho sản xuất của cụng ty. Nguyờn tắc xuất kho của cụng ty là nhập trước, xuất trước trỏnh để NVL trong thời gian bảo quản quỏ dài, hạn chế việc hao hụt NVL. Tuy nhiờn với chớnh sỏch dự trữ tối thiểu cú tớnh đến dự trữ bảo hiểm nguyờn tắc này được ỏp dụng linh động với từng loại NVL, đối với NVL dễ bảo quản (VD: giấy krap, bản in, màng nhựa…) thỡ cú thể xuất NVL ở vị trớ thuận tiện nhất, duy chỉ cú đối với một số NVL khú bảo quản hơn là phải tuõn thủ tuyệt đối nguyờn tắc nhập trước, xuất trước như cỏc loại mực in, film in…Thủ kho thường xuyờn phải kiểm tra tỡnh hỡnh NVL trong kho cả về số lượng, chất lượng, tuõn thủ cỏc
nguyờn tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định. Tuy nhiờn do số lượng NVL lớn, nhập xuất liờn tục nờn nhiều khi thủ kho đó bỏ qua một số nguyờn tắc cần thiết như nguyờn tắc NVL luụn phải sắp xếp trờn kệ, nguyờn tắc kiểm kờ đầy đủ …nờn vẫn gõy tỡnh trạng NVL thiếu, giảm chất lượng…Đối với NVL tại xưởng sản xuất thỡ bao gồm hai đối tượng, một là NVL đang trong quỏ trỡnh sản xuất, nằm trờn cỏc mỏy, hai là NVL chờ sản xuất, cả hai đối tượng trờn đều phải được kiểm kờ, đối chiếu hàng ngày để theo dừi mức độ sử dụng NVL, tiến hành so sỏnh với sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang để đỏnh giỏ hiệu quả sử dụng NVL. NVL chờ sản xuất cần được sắp xếp gọn gàng ở chõn mỏy đối với những loại NVL phụ sử dụng với khối lượng nhỏ, đặt ở một nơi tỏch biệt để vừa trỏnh lầm lẫn NVL vừa trỏnh gõy bừa bộn cho nơi sản xuất. Cỏc NVL chờ sản xuất khi được kiểm kờ chỉ đủ cho một đợt sản xuất cuối cựng thỡ tiến hành bỏo cỏo cho giỏm đốc để bỏo lại cho thủ kho và cỏn bộ vật tư, thực hiện kiểm tra kho và lập kế hoạch mua sắm và nhận lệnh xuất kho để cấp phỏt NVL và mua mới. Núi chung tất cả cỏc thụng tin về NVL tồn kho, xuất dựng, NVL tai xưởng luụn được thụng bỏo rộng rói để kết hợp sự quản lý NVL giữa tất cả cỏc cỏ nhõn liờn quan, đảm bảo cỏc thụng tin về NVL luụn đầy đủ để tiến hành cỏc hoạt động mua sắm, xuất dựng một cỏch kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất luụn diễn ra liờn tục
4.2.3.Cụng tỏc cấp phỏt NVL
Cỏc xớ nghiệp thành viờn của Cụng ty SX & XNK Bao bỡ Hà Nội thực hiện nguyờn tắc cấp phỏt NVL theo lệnh. Cuối mỗi ngày cỏc tổ trưởng phụ trỏch sản xuất tại mỗi mỏy kiểm tra lượng NVL cũn lại trờn mỏy rồi bỏo cỏo lại cho quản đốc. Thường thỡ NVL khụng được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trờn cỏc mỏy thường đủ cho cả tuần sản xuất. Quản đốc chịu trỏch nhiệm theo dừi lượng NVL cũn lại trờn cỏc mỏy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi cú nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thỡ trực tiếp đề nghị lờn giỏm đốc XN, Giỏm đốc XN phờ duyệt yờu cầu đồng thời phỏt lệnh xuất kho xuống thủ kho theo mẫu như sau:
CễNG TY SX & XNK BAO Bè HÀ NỘI XÍ NGHIỆP IN
LỆNH XUẤT KHO
Yờu cầu xuất cho:………
TT Tờn NVL – Quy cỏch Đơn vị Số lượng Ghi chỳ
Yờu cầu Thực tế 1
2 3
Ngay sau khi nhận được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với ba liờn như phiếu nhập kho và phản ỏnh sự thay đổi NVL vào thẻ kho:
• Liờn 1: Giao cho quản đốc XN
• Liờn 2: Giao cho kế toỏn XN
• Liờn 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ biờn nhận vật tư
Đơn vị:……… Mẫu số : 02 - VT
Theo QĐ : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ……… Ngày 1 thỏng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chớnh
PHIẾU XUẤT KHO Ngày……..thỏng……..năm 200…
Nợ:…………..Số…….. Cú:……… Họ, tờn người nhận hàng:………Địa chỉ (bộ phận):……… Lý do xuất kho:……… Xuất tại kho………...
Cộng thành tiền (bằng chữ):……….
Xuất, ngày…. Thỏng…. Năm 200…
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người nhận hàng Thủ kho
4.3.Cụng tỏc kiểm tra hệ thống kho tàng
Cụng tỏc kiểm tra hệ thống kho tàng và theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng NVL ở từng phõn xưởng là trỏch nhiệm của mọi cỏ nhõn trong cụng ty, nhưng chịu trỏch nhiệm kiểm tra, theo dừi trực tiếp là thủ kho, phũng KCS, kế toỏn XN và cỏn bộ vật tư. Đõy là khõu đúng vai trũ quan trọng trong cụng tỏc quản trị hệ thống kho tàng núi riờng và quản trị NVL núi chung, nhằm đảm bảo cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đỳng mục đớch, tiết kiệm chi phớ NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm…ngày càng nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch Mó Đơn Số lượng Đơn giỏ Thành Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng:
4.3.1.Cụng tỏc kiểm kờ
Hàng thỏng cỏc bộ phận trờn đõy cựng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cỏch bố trớ NVL trong kho và tại xưởng, tiến hành so sỏnh giữa số thực kiểm kờ và số liệu quản lý theo sổ sỏch chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ỏnh vào bảng thanh quyết toỏn NVL, phỏt hiện sai lệch và nguyờn nhõn nhằm tỡm biện phỏp khắc phục. Thực tế kiểm kờ NVL thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sỏch là nằm trong định mức cho phộp (<0,005%) cho thấy cụng tỏc quản trị kho tàng của cụng ty đạt hiệu quả tương đối cao. Qua việc kiểm kờ, so sỏnh NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng NVL của XN mỡnh cho cỏn bộ vật tư, kế toỏn và giỏm đốc XN làm tư liệu quản lý sử dụng NVL và làm căn cứ cơ sở cho lập kế hoạch cung ứng NVL năm sau. Sau đõy là một vớ dụ về bảng kiểm kờ NVL tại XN carton súng cuối thỏng 12/2005
4.3.2.Kiểm tra tỡnh hỡnh phục vụ kho tàng
Cỏc hoạt động phục vụ hệ thống kho tàng như vệ sinh, vận chuyển, cung cấp điện nước… được kiểm tra thường xuyờn, chất lượng cụng việc được bàn giao hàng ngày giữa trưởng bộ phận phục vụ và thủ kho, như vậy sẽ thường xuyờn đỏnh giỏ được hiệu quả cỏc cụng việc này và thực hiện điều chỉnh kịp thời nhằm tăng hiệu quả hoạt động hệ thống kho tàng.
4.3.3.Kiểm tra việc sử dụng cụng cụ, dụng cụ, TSCĐ của kho tàng
Kiểm tra hiện trạng kho tàng cũng dược thực hiện định kỳ hàng thỏng, qua cỏc số liệu về thời điểm mua sắm, thời gian khấu hao quy định sẽ tiến hành kiểm tra, đỏnh giỏ hiệu quả sử dụng và tiến hành thay thế khi cần thiết, cụng tỏc kiểm tra này là một trong những cụng cụ để tớnh chi phớ kinh doanh một cỏch đầy dủ. Việc đỏnh giỏ hiệu quả sẽ đưa ra những kết luận như khen thưởng đối với cỏc cỏ nhõn thực hiện bảo quản CCDC, MMTB đỳng quy định ngược lại sẽ quy trỏch nhiệm và xử phạt cỏc đối tượng cú liờn quan đến tỡnh trạng sử dụng CCDC, MMTB khụng hiệu quả, mất mỏt, hư hỏng, xuống cấp. CCDC, MMTB cũng được mua sắm, bổ sung thường xuyờn khi cú MMTB, CCDC bị phỏt hiện hỏng húc, lỗi thời…
4.3.4.Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật của hệ thống kho tàng
Kiểm tra cỏc cỏ nhõn liờn quan đến hệ thống kho tàng, cỏc cỏ nhõn ra vào kho tàng, kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành cỏc quy định về an toàn chỏy nổ, điện, độ ẩm, nhiệt độ…cũng là nhiệm vụ của kiểm tra hệ thống kho tàng, đõy là nhiệm vụ thường xuyờn được tiến hành khi cú bất kỳ một cỏ nhõn nào khi bước vào hệ thống kho tàng
Bảng 15 : kiểm kờ NVL tại XN carton súng cuối thỏng 12/2005
Tờn hàng tồn kho Đơn vị Sổ sỏch thực tế kiểm kờ C/L SL TT (VND) SL TT SL TT I NVL chớnh tại kho: 0685.GIAY KRAP THAI LAN 125_185 G/M2 KG 52757 243540094 52757 243540094 0740.GIAY KRAP NHAT NAU 170G/M2 KG 1329 10493044 1329 10493044
1883.GIAY KRAP MOC
MINH QUAN DL190 -195 KG 1959 5877000 1959 5877000
1885.GIAY KRAP VANG
MINH QUAN DL170G/M2 KG 24942 103896305 24942 103896305
2642.GIAY KRAP LAM SON
115 - 130G/M2 KG 11062 46757533 11062 46757533
3227.GIAY DUP LEX
VIET TRI 250G/M2 KG 2392 5271276 2392 5271276
3347.GIAY VIETTRI
CHAT LUONG CAO 180G/M2 KG 25158 162177919 25158 162177919
3495.GIAY KRAP HUNG
HA LAM SONG 130- 165 KG 29245 107581794 29245 107581794
5528.GIAY KRAFT NHAT
175 G/M2 VANG KG 1224 6732000 1224 6732000
5529.GIAY DUPLEX
VIET TRI 200 - 220 G/M2 KG 703 1928887 703 1928887
6156.KRAFT LAM SON
175 G/M2 VANG KG 9546 44151210 9546 44151210
6249.GIAY KRAP
MINH QUAN SONG KG 18341 64193500 18341 64193500
6266.GIAY DUPLEX
VIET TRI 180 G/M2 KG 4649 13692907 4649 13692907
6267.GIAY KRAFT
HONG VUONG VANG175 G KG 554 2148340 554 2148340
6317.GIAY KRAFT MY HUONG VANG 170 G/M2 KG 2950 14413615 2950 14413615 6318.GIAY DUPLEX MY HUONG 180 G/M2 KG 1033 6570468 1033 6570468 6328.GIAY GOI MY XN SONG KG 54,5 508780 54,5 508780 6353.GIAY KRAFT MY HUONG NAU KG 8257 42998540 8257 42998540
7362.KRAP DUC TAI MOC KG 3974 12667716 3974 12667716 F966.GIAY DUPLEX PHU GIANG KG 18829 112633899 18829 112633899 Tổng cộng: 1008234827 1008234827 II Vật liệu phụ:
0041.CAO SU OFFSET 1.0 LY TAM 1 873000 1 873000
0057.HAN THE KG 175 1310043 175 1310043
0059.DAY BUOC NHUA PP KG 105,9 1089483 105,9 1089483
0068.MUC TIM 334 KG 5 379000 5 379000
0618.DAU BONG PHA MUC HOP 7 125998 7 125998
0670.PHU GIA CMC KG 60 372000 60 372000
0754.MUC DO NHAT KG 3 414000 3 414000
0848.MUC DO TRUNG QUOC KG 30 1401000 30 1401000
0860.BONG LAU LUOI KG 236 1303148 236 1303148
0871.SON TRANG KG 3 65830 3 65830
3336.KEO CAN LANG KG 90 1350000 90 1350000
5565.BAN DIAZO FUJI 615-
724 cm2 1224,8 4431200 1224,8 4431200
5571.BICROMAT AMON. KG 0,7 72683 0,7 72683
5575.KEO PVA KG 17 731000 17 731000
5577.THUOC TIM KMnO4 KG 3 87000 3 87000
6067.BOT SAN KG 2150 7111954 2150 7111954
6112.MUC VANG TRUNG
QUOC KG 17,5 817250 17,5 817250
6114.MUC DEN TRUNG
QUOC KG 17,5 708746 17,5 708746
6271.MUC XANH TRUNG
QUOC KG 20 934000 20 934000
A020.NAOH KG 700 5355000 700 5355000
A073.SI CA TIC MAU KHO KG 4 268975 4 268975
Tổng cộng: 29201310 29201310
4.4.Cụng tỏc thu hồi phế liệu
Trong sản xuất sản phẩm của cụng ty ở mỗi cụng đoạn thường cú những lượng phế liệu với khối lượng khỏc nhau do đặc tớnh về cụng nghệ của MMTB. Ngoài ra như trờn đó phõn tớch phế liệu cũn thu được do việc sử dụng NVL khụng đỳng kớch cỡ chuẩn, hay do trỡnh độ tay nghề của cụng
nhõn sản xuất. Phế liệu được bộ phận vệ sinh cụng nghiệp thu hồi sau mỗi ngày sản xuất được giao trở lại cho thủ kho định lượng và phản ỏnh vào sổ sỏch cú chữ ký xỏc nhận của cụng nhõn vệ sinh. Sau đú khi cú lượng dủ lớn phế liệu sẽ được gửi trả cho nhà cung ứng và đổi lại NVL với giỏ trị tương đương. Lượng phế liệu phản ỏnh hao phớ về NVL nờn phế liệu càng nhiều thỡ càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL thấp, tuy nhiờn việc tiờu thụ được lượng phế liệu cũng gúp phần làm giảm chi phớ sử dụng NVL, nhưng nguyờn tắc chung vẫn là càng giảm lượng phế liệu càng tốt.
4.5.Quản lý chi phớ kinh doanh NVL
Chi phớ NVL là tổng cỏc chi phớ bao gồm: chi phớ mua tớnh theo đơn giỏ, Chi phớ liờn quan đến cụng tỏc nghiờn cứu thị trường và đàm phỏn, chi phớ vận chuyển, bảo quản… Chi phớ kinh doanh cho hoạt động quản trị NVL được coi là một phần của cụng tỏc tớnh giỏ thành sản phẩm. Cụng tỏc tớnh chi phớ kinh doanh quản trị NVLtại Pakexim bao gồm tất cả cỏc nội dung cú liờn quan đến cỏc khõu trong hoạt động quản trị NVL như: cụng tỏc xõy dựng chớnh sỏch kế hoạch cung ứng NVL, cụng tỏc mua sắm NVL và quản trị hệ thống kho tàng… Nhiệm vụ của cỏc nhà quản trị NVL là phải kết hợp với phũng kế toỏn để thống kờ chi phớ phỏt sinh tại từng khõu trong hoạt động quản trị NVL thụng qua cỏc bỏo cỏo bộ phận về việc sử dụng NVL hàng thỏng nhằm tớnh toỏn chi phớ như chi phớ NVL chớnh, phụ, chi phớ bảo quản, khấu hao hệ thống kho tàng, chi phớ vận chuyển, cấp phỏt trong nội bộ cụng ty… với độ chớnh xỏc càng cao càng tốt nhằm quản việc sử dụng NVL một cỏch hiệu quả hơn nhằm tối thiểu hoỏ chi phớ trờn cơ sở cỏc yờu cầu về