- Đáp ứng tốt nhu cầu thị trờng: Mục đích cuối cùng của công cuộc
2. Quy trình thực hiện công tác lập dự án
Trong những năm gần đây đầu t theo dự án mới thực sự phát triển ở công ty, những dự án này thuộc lĩnh vực xây dựng (nh dự án khu nhà ở Thanh Trì) hay dự án thuộc lĩnh vực tăng cờng năng lực sản xuất kinh doanh (nh dự án xây dựng nhà máy gạch Tuynel). Để dự án đợc lập ra có chất lợng cao, đáp ứng các yêu cầu về quản lí chất lợng thì trong quy trình lập dự án, công ty luôn chú trọng nghiên cứu các vấn đề liên quan sau đây:
+ Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu t và quy mô đầu t.
+ Tiến hành tiếp xúc và thăm dò thị trờng trong và ngoài nớc để xác định nhu cầu tiêu thụ, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, nguồn cung ứng thiết bị, vật t cho sản xuất, xem xét khả năng về vốn đầu t và tiến hành lựa chọn hình thức đầu t.
+ Tiến hành khảo sát chọn địa điểm xây dựng. + Lập dự án đầu t.
+ Gửi hồ sơ dự án và các văn bản trình bày đến ngời có thẩm quyền quyết định đầu t, tổ chức vay vốn đầu t và cơ quan thẩm định dự án đầu t.
Thông thờng quy trình lập dự án đầu t đợc mô tả theo sơ đồ dới đây:
ý tởng: Bản chất là quá trình nghiên cứu cơ hội đầu t, sau khi ý tởng đã đợc sự phê duyệt thì các bộ phận tiến hành triển khai nó nh sau:
* B ớc 1: Nhận nhiệm vụ
ý t ởng Lập đề án Lập dự án đầu
Chủ nhiệm dự án nhận nhiệm vụ dự án thông qua kế hoạch giao nhiệm vụ cho công ty/chủ nhiệm dự án.
* B ớc 2: Nghiên cứu kế hoạch và các tài liệu liên quan, thu thập các tài liệu cần thiết.
Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao, kế hoạch đã lập cho dự án, chủ nhiệm dự án/trởng đơn vị cùng với chủ trì bộ môn và các thành viên tham gia lập dự án liên hệ với các bộ phận chức năng của công ty hay khách hàng để nhận tài liệu liên quan đến công tác lập dự án.
Lập danh sách tài liệu nhận đợc để quản lí số tài liệu này theo biểu mẫu chung của công ty. Danh sách tài liệu đợc cập nhật thờng xuyên trong quá trình thực hiện. Đồng thời các bộ phận trên đề xuất phơng án thực hiện thống nhất. Công tác thu thập tài liệu phải tuân thủ đúng thời gian quy định trong đề cơng.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu t phải xem xét tới các vấn đề sau:
+ Chiến lợc phát triển KTXH của đất nớc, phát triển SXKD của ngành và của Tổng công ty.
+ Tình hình thị trờng đầu vào và đầu ra.
+ Tiềm năng về vốn, tự nhiên, khoa học kĩ thuật của quốc gia, của ngành.
Lập đề án: Đây là giai đoạn hình thành sơ bộ dự án đầu t trên cơ sở
biến ý tởng thành những công việc và mục tiêu cụ thể, giai đoạn này gồm các bớc nh sau:
+ B ớc 1: Căn cứ vào kế hoạch dự án đợc giao, chủ nhiệm dự án chủ trì bộ môn, các thành viên lập đề cơng sơ bộ, rồi chi tiết việc thực hiện dự án.
+ B ớc 2: Phê duyệt đề cơng và tiến hành lập đề án. Chủ nhiệm dự án, giám đốc công ty hay khách hàng (nếu cần) phê duyệt đề án.
Lập dự án đầu t
Việc lập này theo đúng đề án đã đợc phê duyệt, phòng kế hoạch & đầu t đợc sự uỷ quyền của ban lãnh đạo công ty để tiến hành lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi. Tổ chức thực hiện dự án khi đợc trao nhiệm vụ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi khâu của việc lập dự án và phải đảm bảo dự án đợc lập đúng tiến độ để lãnh đạo công ty trình duyệt và trình cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền thẩm định. Đối với những công việc tổ dự án không làm đợc hoặc có thể làm đợc nhng chất lợng không cao hoặc chi phí thực hiện nó quá cao thì có thể đề nghị cấp trên thuê t vấn nhng phải chịu trách nhiệm kiểm tra những phần việc này.
Trong quá trình thực hiện lập dự án thì phải luôn có các khâu kiểm tra việc thực hiện nó, công tác kiểm tra bao gồm:
a) Kiểm tra cấp bộ môn: Theo kế hoạch đề ra, chủ trì bộ môn kiểm tra
công tác lập dự án. Việc kiểm tra này nhằm phát hiện ra những sai sót ngay trong quá trình lập dự án, và có những đề xuất kịp thời. Việc góp ý sẽ ghi thành biên bản kiểm tra.
b) Kiểm tra cấp dự án: Chủ nhiệm dự án cùng với trởng đơn vị phối hợp
tổ chức kiểm tra kết quả lập dự án theo kế hoạch đã duyệt, việc kiểm tra này đảm bảo:
- Sự tơng thích giữa các phần việc trong dự án. - Kết quả đầu ra phù hợp với các dữ liệu đầu vào. - Các công việc khác phù hợp với kế hoạch của dự án.
c) Kiểm tra cấp kĩ thuật, tài chính: Toàn bộ dự án đợc chuyển về bộ
phận quản lí kĩ thuật, tài chính để xem xét, kiểm tra. Nhiệm vụ xem xét và phê duyệt này đảm bảo:
- Các giai đoạn các phơng án thực hiện đã đợc thực hiện đúng với kế hoạch hay cha.
- Đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng
Vậy nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ đợc đề nghị của chủ nhiệm dự án bằng biên bản kiểm tra.
d) Kiểm tra cấp công ty : Sau khi dự án đợc kiểm tra tại phòng kinh tế kĩ
thuật xong sẽ đợc chuyển cho ban lãnh đạo công ty xem xét lần cuối nếu thấy sai sót thì sẽ đợc chuyển cho chủ nhiệm dự án để xem xét và sửa đổi. Các tiêu chí để kiểm tra nh sau:
Kiểm tra sự phù hợp của các dự án với các văn bản pháp quy của Nhà nớc .
Phù hợp với các kết quả thiết kế (nếu có). Phù hợp với các yêu cầu kế hoạch dự án.
Hình thức trình bày theo quy định của công ty hoặc khách hàng. Thực hiện đúng các quy định của công ty hay Nhà nớc.
Nh vậy các công việc trên hoàn tất thì bắt đầu in, đóng quyển, kí, đóng dấu và gửi tới cơ quan thẩm định sau khi đã hoàn thành các BCNCTKT và BCNCKT.
Phê duyệt
Khi các cơ quan có chức năng thẩm quyền thẩm định và phê duyệt thì dự án đợc triển khai thực hiện. Tuỳ theo mức độ dự án mà các cơ quan thẩm định có thể là Bộ kê hoạch & đầu t, Uỷ ban nhân dân, Bộ, cơ quan ngang Bộ... tham gia thẩm định, xét duyệt. Hoặc là các dự án nhỏ thì ban lãnh đạo công ty, thậm chí đại diện khách hàng có thể thẩm định hoặc có thể thuê các đơn vị chuyên ngành khác thẩm định dự án đầu t.
Kết thúc dự án chủ nhiêm viết báo cáo tổng kết nêu rõ yêu cầu đối với dự án, kết quả đạt đợc sau khi đã áp dụng và đánh giá chung về chất lợng lập dự án. Toàn bộ hồ sơ dự án đợc lu trữ theo trình tự các bớc thực hiện và theo bộ phận. Các hồ sơ này đợc quản lí tại bộ phận văn phòng.