II- Thực tế áp dụng pháp luật đấuthầu xây lắp tại Tổng
2.5- Chuẩn bị Hồ sơ:
Việc chuẩn bị Hồ sơ sơ tuyển, Hồ sơ dự thầu do các phòng ban hoặc đơn vị thành viên TCT lập tuỳ theo từng trờng hợp.
2.5.1- Hồ sơ sơ tuyển:
Phòng Thị trờng chịu trách chuẩn bị Hồ sơ sơ tuyển. Trờng hợp liên danh với các đối tác khác thì tiến hành dự thảo Thoả thuận liên danh và trình lãnh đạo TCT xem xét, ký kết với bên đối tác liên danh. Các bên căn cứ vào các quy định Thoả thuận liên danh và Hồ sơ sơ tuyển để tiến hành chuẩn bị Hồ sơ.
2.5.2- Hồ sơ dự thầu:
2.5.2.1- Trờng hợp TCT tham gia dự thầu độc lập: a. Đơn vị thành viên TCT chủ trì làm Hồ sơ:
Đơn vị lập báo cáo về dự án gửi về TCT thông qua phòng Thị trờng và đề nghị cung cấp các tài liệu liên quan theo tiêu chí của Hồ sơ mời thầu nh: bảo lãnh dự thầu, báo cáo tài chính, năng lực kinh nghiệm, Hồ sơ pháp lý của TCT...
- Nội dung hồ sơ dự thầu do đơn vị lập:
♦ Biện pháp thi công, các giải pháp kỹ thuật chính để thực hiện sát thực với yêu cầu của Chủ đầu t và hiện trờng thi công.
♦ Tiến độ thi công
♦ Bảng khối lợng, đơn giá dự thầu,
♦ Các bảng biểu theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu: Sơ đồ tổ chức công trờng, nhân sự, thiết bị thi công...
♦ Giá bỏ thầu:
Giá trần: Tính toán theo điều kiện thi công bình thờng, định mức, chế độ hiện hành của Nhà nớc và cân đối với giá địa phơng.
Giá sàn: Tính toán trên cơ sở biện pháp hạ giá thành mà đơn vị có thể thực hiện đợc.
♦ Đề nghị duyệt giá bỏ thầu và cam kết nếu thắng thầu với giá đó thì sẽ thi công đạt hiệu quả kinh tế, không bị lỗ mà chất lợng vẫn đảm bảo.
- Nội dung do TCT chuẩn bị:
♦ Phòng Tài chính Kế toán trên cơ sở đề nghị của phòng Thị trờng đợc Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc phê duyệt làm thủ tục bảo lãnh dự thầu, th cấp tín dụng, cung cấp báo cáo tài chính theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
♦ Phòng Thị trờng cung cấp Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ kinh nghiệm theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
b. Tổng công ty chủ trì làm hồ sơ, phối hợp với các đơn vị: - Trách nhiệm của đơn vị:
♦ Gửi giấy đề nghị TCT làm thủ tục bảo lãnh dự thầu cho gói thầu. ♦ Cử cán bộ tham gia cùng TCT trong quá trình làm Hồ sơ dự
thầu.
♦ Thống nhất giá bỏ thầu với TCT - Tổng công ty:
♦ Phòng Thị trờng chủ trì làm Hồ sơ dự thầu:
Lập đề cơng chi tiết, kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu báo cáo Tổng giám đốc.
Phối hợp với các đơn vị tham gia khảo sát hiện trờng, họp tiền đấu thầu với Chủ đầu t, lập các câu hỏi gửi Chủ đầu t để làm rõ Hồ sơ mời thầu nếu có.
Phối hợp với đơn vị T vấn lập biện pháp thi công, tiến độ thi công theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
♦ Tính giá bỏ thầu:
Giá trần: Theo khối lợng của Hồ sơ mời thầu, định mức, chế độ Nhà n- ớc và đơn giá của địa phơng đó.
♦ Kiến nghị các tính toán theo định mức nội bộ, các yêu cầu nội bộ của TCT.
Phòng Tài chính Kế toán trên cơ sở đề nghị của phòng Thị trờng đợc Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phê duyệt lamf thủ tục bảo lãnh dự thầu, th cấp tín dụng, cung cấp báo cáo tài chính theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Phòng Quản lý kỹ thuật phối hợp lập biện pháp và tiến độ thi công khi có yêu cầu đối với những gói thầu có giá trị lớn, tính chất phức tạp, cung cấp các tài liệu có liên quan đến số lợng xe máy, công suất thiết bị, catalo các thiết bị của TCT theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Các phòng ban khác theo chức năng nhiệm vụ của phòng mình cung cấp các số liệu cần thiết có liên quan đến Hồ sơ mời thầu khi có yêu cầu.
2.5.2- Trờng hợp liên danh với các đối tác khác để tham gia dự thầu: ♦ Phòng Thị trờng nghiên cứu lỹ Hồ sơ dự thầu
♦ Thảo luận với đối tác liên danh về tỷ lệ phân chia công việc, trách nhiệm chuẩn bị Hồ sơ dự thầu và các công việc khác có liên quan đến gói thầu
♦ Dự thảo Thoả thuận liên danh và trình Tổng giám đốc xem xét, ký kết với bên đối tác liên danh
♦ Chuẩn bị Hồ sơ theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và phạm vị công việc đợc phân công( các bớc chuẩn bị Hồ sơ nh trờng hợp TCT đấu thầu độc lập).
Nội dung các Hồ sơ đợc các đơn vị, phòng ban lập căn cứ theo yêu cầu của Quy chế đấu thầu và Hồ sơ mời thầu. Sau khi các Hồ sơ đã đợc lập xong trớc khi gửi tham dự đấu thầu, Hồ sơ phải đợc kiểm tra.