Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam
2.2.1. Quy trình thực hiện hoạt động môi giới chứng khoán của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam
Môi giới chứng khoán là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam, nghiệp vụ này đã được Công ty triển khai ngày từ ngày đầu đi vào hoạt động. Công ty đã có những nghiên cứu riêng về quy trình thực hiện giao dịch cho khách hàng đồng thời đã đưa phần mềm giao dịch vào nhằm tạo ra hệ thống hiện đại hóa trong giao dịch. Quy trình thực hiện môi giới gồm giao dịch khớp lệnh và giao dịch thỏa thuận. Cụ thể như sau:
* Mở tài khoản cho khách hàng
Khách hàng muốn giao dịch ở Công ty TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam cần phải mở tài khoản giao dịch chứng khoán ở tại Công ty.
Nếu khách hàng là cá nhân: nhân viên môi giới của Công ty sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Với khách hàng là tổ chức thì sẽ phải xuất trình bản sao có công chứng của: Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, Giấy phép hoạt động (nếu có), Quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc /Giám đốc, Kế toán trưởng, Giấy uỷ quyền giao dịch và giấy tờ tuỳ thân của người được uỷ quyền giao dịch và của chủ tài khoản. Riêng đối với khách hàng là người nước ngoài, ngoài các giấy tờ khác, Công ty còn đề nghị khách hàng lập Hồ sơ đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số này với SGDCK Tp. HCM.
Sau đó, nhân viên môi giới sẽ lập hồ sơ khách hàng và đưa lên Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra, ký vào Hợp đồng mở tài khoản giữa khách hàng và Công ty. Sau khi Giám đốc ký duyệt, phòng Kế toán – Lưu ký mở tài khoản cho khách hàng. Trong vòng 24h (trừ ngày lễ, thứ bảy, chủ nhật) khách hàng sẽ được cấp thẻ giao dịch có ghi số tài khoản và nhận 1bản hợp đồng.
Khách hàng ký quỹ khi đặt lệnh Ký quỹ tiền (khi mua)
- Khi mua chứng khoán, số tiền ký quỹ là 100% số tiền đặt mua cộng với các khoản khi phát sinh. Nếu không có đủ tiền trong tài khoản lệnh sẽ không được khớp trong giao dịch.
Số dư tiền ký quỹ tối thiểu = (Số lượng chứng khoán đặt mua x Giá chứng khoán đặt mua) + Phí môi giới
- Để nộp tiền ký quỹ trực tiếp, khách hàng có thể nộp tại Công ty hoặc tại chi nhánh NHNO & PTNT Việt Nam nơi Công ty đặt trụ sở hoặc phòng giao dịch. Trong trường hợp khách hàng mở tài khoản tiền gửi ở bất cứ Ngân hàng thương mại nào tại Việt Nam, khách hàng có thể lập phiếu chuyển khoản để chuyển tiền vào tài khoản dành cho khách hàng ký quỹ do Công ty TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam mở tại NHNO & PTNT Việt Nam Chi nhánh Nam Hà Nội.
Ký quỹ bán chứng khoán
Khách hàng muốn bán chứng khóan trong tài khỏan của mình thì phải đảm bảo có đầy đủ số chứng khóan muốn bán, và giá của mỗi chứng khoán đặt bán phải trong biên độ giao động cho phép. Trường hợp tài khoản của khách hàng chưa có hoặc chưa đủ loại chứng khoán muốn bán, khách hàng phải nộp đủ chứng khoán, Công ty sẽ làm thủ tục tái lưu ký tại sở giao dịch chứng khoán trong thời gian sớm nhất. Khi có thông báo của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO &PTNT Việt Nam về việc hoàn thành thủ tục tái lưu ký, khách hàng có thể đặt lệnh bán chứng khoán.
Nhận và kiểm tra phiếu lệnh của khách hàng
Để thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán trên tài khoản của mình, khách hàng phải viết một phiếu lệnh mua hoặc bán và gửi cho các nhân viên môi giới. Khi đó, nhân viên môi giới nhận các phiếu lệnh cùng giấy uỷ quyền (nếu có). Tiếp đó, nhân viên môi giới nhập số liệu tài khoản giao dịch của khách hàng vào hệ thống quản lý giao dịch (HTQLGD) để kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các thông tin. Nếu phát hiện sai sót, nhân viên môi giới thông báo và chuyển trả phiếu lệnh lại cho khách hàng và thông báo lỗi vì sao không giao dịch được cho khách hàng. Ngược lại, nhân viên môi giới chuyển phiếu lệnh cho nhân viên kế toán – lưu ký để kiểm tra tính hợp lệ của phiếu
lệnh. Trường hợp khách hàng không đủ tiền hoặc chứng khoán ký quỹ trong tài khoản, nhân viên môi giới đề nghị khách hàng nộp thêm tiền và chứng khoán để có thể thực hiện được giao dịch. Tiếp đó, nhân viên kế toán – lưu ký ký nháy vào bên cạnh mục nhân viên môi giới trên phiếu lệnh và chuyển phiếu lệnh lại cho nhân viên môi giới. Nhân viên môi giới ghi Giờ nhận lệnh (giờ, phút) vào phiếu lệnh, ký tên rồi chuyển phiếu lệnh cho Trưởng phòng kinh doanh.
Duyệt phiếu lệnh và truyền lệnh vào SGDCK Tp. HCM hoặc
TTGD Tp Hà Nội
Sau khi nhận được phiếu lệnh từ nhân viên môi giới, Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên phiếu lệnh, đối chiếu thông tin này với các thông tin trên lệnh giao dịch đã được các nhân viên môi giới nhập vào HTQLGD. Sau khi đã tiến hành kiểm tra xong, Trưởng phòng kinh doanh trả lại những phiếu lệnh có sai sót cho nhân viên môi giới đã xử lý trước đó để kiểm tra và đối chiếu lại, đối với những phiếu lệnh không có sai sót thì Trưởng phòng giao dịch ghi Số hiệu phiếu lệnh, ký tên vào phiếu lệnh rồi truyền lệnh giao dịch vào đại diện giao dịch ở SGDCK Tp. HCM hoặc TTGD Tp Hà Nội. Số hiệu phiếu lệnh được ghi thứ tự từ 1 trở đi theo thứ tự giờ nhận lệnh.
Nhập lệnh
Sau khi nhận được lệnh giao dịch và ký hiệu mật (được truyền cùng lệnh giao dịch), đại diện giao dịch của Công ty tại sàn giao dịch thực hiện nhiệm vụ nhập đầy đủ về số lượng, chính xác về nội dung của lệnh giao dịch vào hệ thống giao dịch theo quy định của UBCKNN và SGDCK. Trường hợp đại diện giao dịch nhập lệnh sai do một lí do nào đó, thì ngay lập tức phải sửa lại
ngay (nếu có thể) và báo ngay cho Phòng kinh doanh của Công ty và Chi nhánh để có hướng khắc phục hậu quả.
Sửa lệnh
Trong trường hợp có sai sót khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch, đại diện giao dịch phải tiến hành các bước sau:
+ Phải báo ngay sai sót cho SGDCK, báo ngay cho Công ty hoặc chi nhánh để làm công văn xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh.
+Khi đó phòng kinh doanh sẽ gửi thông báo xác nhận có sai sót và xin phép sửa lệnh bằng văn bản cho SGDCK.
+ Nếu được chấp nhận, đại diện giao dịch sẽ tiến hành huỷ lệnh có sai sót và nhập thông tin trên phiếu lệnh gốc của khách hàng theo quy định của SGDCK.
Xử lý kết quả giao dịch sau khi khớp lệnh
Sau khi có kết quả giao dịch từ SGDCK, nhân viên môi giới sẽ gửi thông báo xác nhận kết quả giao dịch tới cho khách hàng, đồng thời gửi phòng kế toán – lưu ký 1 bản kèm theo phiếu lệnh gốc của những lệnh được khớp để làm chứng từ thanh toán, lưu 1 bản tại phòng kinh doanh ngay trong ngày giao dịch. Tiếp đó, phòng kế toán – lưu ký thực hiện tất toán số dư ký quỹ cho khách hàng.
Xử lý sai sót sau phiên giao dịch
Dựa trên báo cáo thanh toán giao dịch của SGDCK do phòng kế toán - lưu ký chuyển đến, phòng kinh doanh sẽ tiến hành đối chiếu với phiếu lệnh gốc của khách hàng. Nếu xuất hiện sai sót, phòng kinh doanh phải lập báo cáo chi tiết sai sót đó, và phải đưa ra được hướng giải quyết như: có thể thuyết phục khách hàng chấp nhận kết quả giao dịch đã xảy ra, trong trường hợp
khách hàng không đồng ý thì phải tìm khách hàng khác để mua hoặc bán thay thế, hoặc dùng nguồn của Công ty để sửa chữa sai sót …Trưởng phòng kinh doanh ký và trình Giám đốc phê duyệt, đồng thời gửi 1 bản cho phòng kế toán – lưu ký chậm nhất trước 9 giờ sáng ngày làm việc hôm sau. Lập và gửi Báo cáo xác nhận thanh toán giao dịch cho bộ phận thanh toán bù trừ của SGDCK trước 15h ngày T +1.
Huỷ lệnh
Những lệnh được hủy là những lệnh chưa được khớp hoặc những phần chưa được khớp của lệnh. Những lệnh đã được thực hiện giao dịch thì sẽ không được phép hủy.
• Thanh toán các phiếu lệnh được khớp
Ngày T +1, CTCK lập lệnh chuyển tiền có giá trị tương đương với số lượng chứng khoán được khớp lệnh từ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng thanh toán vào tài khoản tiền gửi môi giới tại Ngân hàng chỉ định thanh toán.
Ngày T +1 hoặc T +2, tiến hành hạch toán vào tài khoản tiền gửi ký quỹ của Người đầu tư mở tại Ngân hàng chỉ định thanh toán (NHCĐTT)
Ngày T +3, nhận chứng từ thanh toán, thanh toán tiền và chứng khoán cho khách hàng. Đối với lệnh mua chứng khóan, NHCĐTT thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi môi giới vào Tài khoản thanh toán bù trừ của Công ty để sẵn sàng thanh toán. Đối với lệnh bán, SGDCK trích chứng khoán từ tài khoản chứng khoán giao dịch vào tài khoản thanh toán bù trừ chứng khoán của Công ty tại SGDCK.
Công ty tiến hành thu phí môi giới theo hợp đồng đã ký với khách hàng bằng cách trừ vào số tiền khách hàng đã kí quỹ trước khi mua chứng khóan hoặc sau khi tiền đã được trả về tài khoản đối với các lệnh bán chứng khóan
Bên cạnh việc môi giới cho khách hàng thông qua hình thức khớp lệnh định kì và khớp lệnh liên tục, bộ phận môi giới còn thực hiện môi giới qua hình thức giao dịch thỏa thuẩn. Quy trình giao dịch thoả thuận gồm 8 bước. Nội dung từng bước cũng tương tự như trong giao dịch khớp lệnh, cụ thể như sau:
Hiện nay nhân viên môi giới của công ty đã thực hiện đầy đủ các bước giao dịch theo quy định và hoàn tất các yêu cầu giao dịch của khách hàng. Do đặc điểm của ngành nghề nên công ty cũng không thể tránh khỏi có những lần sai sót nhưng đã kịp khắc phục và tránh được những tổn thất cho khách hàng.
Mở tài khoản cho khách hàng Nhận phiếu chào giao dịch thoả thuận Kiểm tra và chuyển chào mua /bán vào
TTGDKC
Tạo lập giao dịch thoả thuận Huỷ, sửa Chào mua /bán Thực hiện lệnh giao dịch thoả thuận
Thông báo kết quả giao dịch Thanh toán
Nhân viên môi giới ngoài việc thực hiện các giao dịch chứng khoán cho khách hàng, họ còn tham gia vào việc tư vấn giúp khách hàng lựa chọn loại chứng khóan trong việc ra quyết định đầu tư. Mặc dù chất lượng tư vấn chưa cao nhưng cũng mang đến cho khách hàng sự hài lòng nhất định trong quá trình làm việc với Công ty. Bên cạnh đó, nhân viên môi giới còn giới thiệu và hướng dẫn cho khách hàng các dịch vụ mà công ty đang thực hiện. Qua đó phần nào giúp cho các nhà đầu tư dễ dàng hơn trong lựa chọn dịch vụ và ra quyết định đầu tư.