II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY TNHH TM & XNK VIỄN ĐÔNG
3. Nắm vững và khai thác tối đa các nguồn lực để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
xuất kinh doanh
3.1 Về máy móc thiết bị
Đối với lĩnh vực mang tính thẩm mĩ cao máy móc thiết bị là yếu tố quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm và tiến độ hoàn thành của các đơn hàng. Do đó trong quá trình hoạch định kế hoạch cán bộ xây dựng kế hoạch cần nắm được: Số lượng thiết bị hiện có, có thể sử dụng được, công suất thiết bị, công ty nên xem xét quy mô hiện tại đã thích hợp chưa? trình độ sử dụng công suất thực tại của công ty đạt tới mức nào? lưu ý rằng phải giảm bớt lãng phí đầu tư do mua phải những máy móc không phù hợp, hoặc thiết bị tân trang.
3.2 Về nguyên vật liệu
Các cán bộ kế hoạch cần nắm chắc số lượng nguyên vật liệu của công ty và khả năng nguyên vật liệu có thể đáp ứng bằng cách:
- Biết rõ về người cung ứng cho mình: Loại vât tư của nhà cung cấp là đầu vào quan trọng nhất của công ty thì nhà cung cấp phải có thế lực đáng kể, có khả năng cung cấp hàng hoá có chất lượng tốt trong thời gian ngắn. Công ty nên xem xét mua một người hay mua của nhiều người? Khả năng mua các nguyên vật liệu đồng bộ cho hoạt động sản xuất của công ty đến đâu.
- Nắm vững số nguyên vật liệu đầu kỳ, số dự trữ cuối kỳ và định mức sử dụng nguyên vật liệu trong kì.
- Cán bộ quản lý kho không đơn thuần là người bảo vệ, trông coi mà phải là người quản lý thực thụ, nhân viên KCS để kiểm tra nguyên vật liệu, và thường xuyên thông báo về tình hình chất lượng và số lượng của nguyên vật liệu...
Bên cạnh đó công ty cũng nên xây dựng mối quan hệ dọc với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu và đa dạng hoá các nguồn cung cấp để đảm bảo an toàn và có lợi nhất khi công ty cần mua.
Cán bộ xây dựng kế hoạch phải nắm rõ số lượng lao động hiện có, số tăng giảm hàng tháng; sự cân đối lao động giữa các đơn vị, phân xưởng, các khâu trong dây chuyền, trình độ tay nghề, chất lượng của người lao động để có kế hoạch sử dụng hợp lý trên cơ sở máy móc trang thiết bị huy động vào sản xuất.
Công ty nên đào tạo, lựa chọn một đội ngũ cán bộ lao động có chất lượng cao bằng chế độ khuyến khích đãi ngộ thoả đáng. Nó sẽ giúp cho công ty tổ chức sản xuất dễ dàng hơn trong việc thuyên chuyển tạo sự cân đối giữa các khâu khi có sự thiếu hụt, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty đồng thời đối với người công nhân thì giúp họ tránh được sự nhàm chán.
Hơn nữa công ty phải xây dựng phương án sử dụng lao động của mình phù hợp với quy mô máy móc thiết bị sử dụng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có phương án sử dụng có hiệu quả, đồng bộ các nguồn lực trong công ty khi lên kế hoạch sản xuất kinh doanh.
3.3 Về công tác định mức
Bộ phận làm kế hoạch luôn luôn phối hợp với phòng ban khác và các đơn vị trong công ty để phân tích đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi kỳ sản xuất để rút ra các thiếu sót cần sửa chữa. Hệ thống định mức của công ty phải thường xuyên được theo dõi, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi (loại sản phẩm và máy móc sử dụng...), vì định mức kinh tế kỹ thuật là tiêu đề rất quan trọng cho công tác xây dựng kế hoạch, là những thông số rất quan trọng để
có thể xây dựng kế hoạch một cách chính xác nhất. Hệ thống định mức này bao gồm các định mức:
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Định mức khấu hao máy móc thiết bị. Định mức về lao động...
Các định mức trên đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện các mặt quản lý, sự đổi mới về công tác tổ chức sản xuất và trình độ của công nhân không ngừng được nâng cao.
3.4 Năng lực của bộ phận tổ chức thực hiện
Cán bộ kế hoạch phải nắm vững năng lực tổ chức, phối hợp giữa các khâu trong quá trình sản xuất của bộ phận quản lý. Phòng kế hoạch tổng hợp phải theo dõi tồn đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cuối kỳ, theo dõi tiến độ thực hiện để có các biện pháp xử lý, điều chỉnh hợp lý, cử người giám sát phần đưa gia công ngoài (về tiến độ, số lượng, chất lượng...) để đưa ra kế hoạch nhanh chóng chưng vẫn chính xác giữ vững uy tín của công ty.