IV. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.
Bộ máy kế toán của Trung tâm Nông sản Thực phẩm
Phòng --- Kế toán Kế toán tr ởng Kế toán Tiền Mặt,
Ngân Hàng, Thủ quỹ tổng hợpKế toán
Kế toán Tiền L ơng,
TSCĐ tồn kho Hàng
5.2 - Hệ thóng chứng từ kế toán sử dụng tại Trung tâm.
* Hệ thống chứng từ Trung tâm đang áp dụng:
- Lao động tiền lơng: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lơng; Phiếu nghỉ BHXH; Bảng thanh toán BHXH.
- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm kê hàng hoá.
- Bán hàng: Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn tiền điện; Hoá đơn tiền nớc; Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu.
- Tiền tệ: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ.
- Tài sản cố định: Biên bản gaio nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
* Tổ chức luân chuyển các chứng từ chủ yếu:
- Phiếu thu, chi tiền mặt do phòng Tài chính - Kế toán lập (phiếu thu gồm 3 liên, phiếu chi gồm 2 liên ). Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán (có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó giám đốc Trung tâm xác nhận đồng ý chi), kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Sau đó viết phiếu thu, chi ( ký ) -> Kế toán trởng ký -> Giám đốc ký phiếu chi -> Thủ quỹ thu, chi ( ký ) -> Kế toán ghi sổ -> Bảo quản chứng từ.
- Phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng (gồm 3 liên) do phòng Kinh doanh lập. Kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết giữa Trung tâm với các nhà cung cấp và hợp đồng khách hàng. Căn cứ vào lệnh mua bán của Giám đốc và phiếu báo kiểm nghiệm hàng hoá của phòng kinh doanh, kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ . Sau đó viết phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng cho từng đối tợng -> phụ trách phòng ký -> Giám đốc ký -> Thủ kho và khách hàng ký.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất và hoá đơn vào thẻ kho, hàng ngày chuyển chứng từ cho Kế toán tồn kho hàng hoá, Phòng Tài chính - Kế toán để ghi sổ.
- Phòng Tài chính - Kế toán sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng lĩnh vực công việc phân công, các nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và nhập dữ liệu từ các chứng từ -> bảo quản chứng từ.