Quy trỡnh của hoạt động đấu thầu chớnh là cỏc bước cụng việc cần thiết phải cú để tổ chức một cuộc đấu thầu. Quy trỡnh này bao gồm cỏc bước cơ bản : Chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, xột thầu, thẩm định và phờ duyệt, cụng bố trỳng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng. Việc tổ chức đấu thầu trong xõy lắp được thực hiện theo quy trỡnh sau:
1. Sơ tuyển nhà thầu ( nếu cú); 2. Lập hồ sơ dự thầu;
3. Gửi thư mời thầu hoặc thụng bỏo mời thầu; 4. Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu;
5. Mở thầu;
6. Đỏnh giỏ, xếp hạng nhà thầu; 7. Trỡnh duyệt kết quả đấu thầu;
8. Cụng bố trỳng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng; 9. Trỡnh duyệt nội dung hợp đồng và ký hợp đồng.
Do phạm vi đề tài cú hạn, nờn đề tài xin chỉ đi sõu phõn tớch, tỡm hiểu cỏc bước tham gia đấu thầu trong xõy lắp dưới gúc độ của người tham dự đấu thầu trong xõy lắp, cũng như cỏc biện phỏp để cú thể cạnh tranh với cỏc đối thủ khỏc nhằm dành được gúi thầu.
Sơ tuyển nhà thầu
Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được cỏc nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yờu cầu của gúi thầu để tham gia đấu thầu. Đối với thầu xõy lắp, việc sơ tuyển phải được tiến hành đối với gúi thầu cú giỏ trị từ 200 tỷ đồng trở lờn.4
Đối với một số gúi thầu xõy lắp cú giỏ trị lớn, đũi hỏi nhà thầu tham gia phải cú điều kiện nhất định về trỡnh độ kỹ thuật, cụng nghệ, lao động cũng như kinh nghiệm thực tế đó thực hiện cỏc gúi thầu trong cựng lĩnh vực đấu thầu. Việc sơ tuyển nhà thầu nhằm lựa chọn được nhà thầu cú đủ năng lực và điều kiện đỏp ứng tiờu chuẩn của hồ sơ mời thầu của những gúi thầu xõy lắp.
Hơn nữa, nú khuyến khớch cỏc nhà thầu nõng cao chất lượng sản phẩm cũng như bảo đảm chất lượng thi cụng gúi thầu. Đống thời hạn chế bớt rủi ro do việc lựa chọn nhà thầu khụng đảm bảo chất lượng thi cụng.
Trỡnh tự thực hiện sơ tuyển bao gồm: lập hồ sơ mời sơ tuyển, tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đỏnh giỏ hồ sơ dự sơ tuyển; trỡnh và phờ duyệt kết quả sơ tuyển; thụng bỏo kết quả sơ tuyển.
Nội dung của Hồ sơ sơ tuyển phải thể hiện đầy đủ cỏc thụng tin về quy mụ gúi thầu, cỏc đặc điểm chi tiết về kỹ thuật, cỏc yờu cầu khỏc: chỉ dẫn đối với nhà thầu, chi tiết xột tuyển…. Sau khi phỏt hành Hồ sơ sơ tuyển, cần dành một thời gian thỏa đỏng để cỏc nhà thầu nộp hồ sơ sơ tuyển.
Việc sơ tuyển phải căn cứ hoàn toàn vào khả năng của những nhà thầu về: Kinh nghiệm và khả năng thực hiện cỏc gúi thầu tương tự trước đú, khả năng về nhõn sự, năng lực sản xuất…. Mọi nhà thầu xin sơ tuyển và đỏp ứng cỏc tiờu chuẩn xột thầu đều được tham gia dự thầu. Kết quả sơ tuyển phải được thụng bỏo đến tất cả những nhà thầu đó nộp đơn sơ tuyển.
Lập Hồ sơ dự thầu
Lập hồ sơ mời thầu là bước quan trọng trong việc quyết định lựa chọn nhà thầu. Trong hồ sơ thụng thường đưa ra những tiờn lượng mời thầu, cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật của gúi thầu và cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ nhà thầu nhằm mục đớch đưa ra những thụng tin cơ bản cần phải đỏp ứng của gúi thầu để làm căn cứ phỏp lý cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và Bờn mời thầu đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu. Việc lập hồ sơ mời thầu do Bờn mời thầu thực hiện hoặc thuờ chuyờn gia thực hiện. Khi lập hồ sơ càn sử dụng cỏc cơ quan, cỏ nhõn cú đủ năng lực, trỡnh độ chuyờn mụn về gúi thầu, am hiểu về đấu thầu để đảm bảo chất lượng của hồ sơ mời thầu, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho việc xột thầu. Hồ sơ mời thầu cần đấy đủ, chớnh xỏc, rừ ràng, khỏch quan với những nội dung sau:
- Thư mời thầu; - Mẫu đơn dự thầu;
- Chỉ dẫn đối với Nhà thầu; - Cỏc điều kiện ưu đói nếu cú;
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kốm theo bản tiờn lượng và chỉ dẫn kỹ thuật; - Tiến độ thi cụng;
- Tiờu chuẩn đỏnh giỏ (bao gồm cả phương phỏp và cỏch thức quy đổi về cựng mặt bằng để xỏc định giỏ đỏnh giỏ).
Ngoài ra, hồ sơ dự thầu cũn phải quy định một cỏch đầy đủ và tỉ mỉ về điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng, bảo lónh dự thầu, mẫu thỏa thuận hợp đồng, bảo lónh thực hiện hợp đồng.
Tiờu chuẩn đỏnh giỏ là nội dung rất quan trọng của Hồ sơ mời thầu. Dựa vào cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ trong Hồ sơ mời thầu mà cỏc nhà thầu tự tớnh điểm cho mỡnh. Đối với gúi thầu xõy lắp, tiờu chuẩn này bao gồm:
+ Tiờu chuẩn đỏnh giỏ về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu như: a) Cỏc kinh nghiệm thực hiện cỏc gúi thầu tương tự ở Việt Nam, ở vựng địa lý và hiện tượng tương tự; b) Năng lực kỹ thuật: số lượng, trỡnh độ cỏn bộ, cụng nhõn kỹ thuật trực tiếp thực hiện gúi thầu và số lượng thiết bị thi cụng sẵn cú, khả năng huy động thiết bị thi cụng sẵn cú, khả năng huy động thiết bị thi cụng để thực hiện gúi thầu;c) Năng lực tài chớnh: Tổng tài sản, tổng nợ phải trả, vốn lưu động, doanh thu, lợi nhuận, giỏ trị hợp đồng đang thực hiện dở dang và cỏc chỉ tiờu khỏc.5
+ Tiờu chuẩn đỏnh giỏ về mặt kỹ thuật nhằm đỏnh giỏ mức độ đỏp ứng đối với cỏc yờu cầu về hồ sơ thiết kế kỹ thuật và tiờn lượng kốm theo, cụ thể: tớnh hợp lý và khả thi của cỏc giải phỏp kỹ thuật, biện phỏp tổ chức thi cụng, bảo đảm điều kiện vệ sinh mụi trường và cỏc điều kiện khỏc như phũng chỏy chữa chỏy, an toàn lao động; Mức độ đỏp ứng của thiết bị thi cụng, đỏp ứng cỏc yờu cầu về bảo hành; cỏc biện phỏp bảo đảm chất lượng.
+ Xỏc định giỏ đỏnh giỏ. Tựy theo tớnh chất của từng gúi thầu mà quy định cỏc yếu tố xỏc định giỏ cho phự hợp. Hồ sơ dự thầu cú giỏ đỏnh giỏ thấp nhất được xếp thứ nhất.
Tiờu chuẩn đỏnh giỏ về cỏc nội dung trờn khụng tiến hành chấm điểm mà xem xột trờn 2 tiờu thức “ đạt” hoặc “ khụng đạt” đối với cỏc nội dung trờn để xỏc 5 Xem Điều24.1 Nghị định số 111/2006/NĐ- CP ngày 29/9/2006 Hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và xõy dựng theo Luật Xõy Dựng.
định khả năng tham gia dự thầu của nhà thầu. Nhà thầu đạt cả nội dung trờn, được xem là đủ năng lực và kinh nghiệm để tham gia dự thầu.
Với vai trũ quan trọng như vậy, hồ sơ mời thầu luụn được coi là “ đầu bài thi” trong cỏc cuộc đấu thầu, nú khụng được điều chỉnh thay đổi sau khi cỏc Hồ sơ dự thầu đó được nộp.
Gửi thư hoặc thụng bỏo mời thầu
Thụng bỏo mời thầu được ỏp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rói. Gửi thư mời thầu được thực hiện với cỏc gúi thầu thực hiện hỡnh thức đấu thầu hạn chế, đối với cỏc gúi thầu đó qua sơ tuyển.
Mục đớch của việc này là nhằm giỳp cho tất cả cỏc nhà thầu cú nguyện vọng và cơ hội để tham gia cạnh tranh với nhau. Thu hỳt được cỏc nhà thầu cú kinh nghiệm và trỡnh độ cao đỏp ứng được yờu cầu về kỹ thuật, chất lượng và tài chớnh cuả gúi thầu. Đồng thời đõy cũng là một quy định bắt buộc đối với từng loại phương thức đấu thầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thư hoặc thụng bỏo mời thầu bao gồm cỏc nội dung như: tờn và địa chỉ của Bờn mời thầu; khỏi quỏt dự ỏn, địa điểm, thời gian xõy dựng và cỏc nội dung khỏc; chỉ dẫn việc tỡm hiều Hồ sơ mời thầu, cỏc điều kiện tham gia dự thầu, thời gian, địa điểm nhận Hồ sơ mời thầu… Tựy theo hỡnh thức đấu thầu mà thời gian và cỏch gửi thư hoặc thụng bỏo mời thầu cú khỏc nhau.
Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu là cỏc tài liệu do Nhà thầu lập ra trờn cơ sở của Hồ sơ mời thầu và năng lực trỡnh độ, kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực đấu thầu của nhà thầu. Đõy là cơ sở để bờn mời thầu và tổ chức chuyờn gia xột thầu xem xột đỏnh giỏ so với tiờu chuẩn của Hồ sơ mời thầu, giỳp cho việc đề nghị cấp cú thẩm quyền xem xột, quyết định kết quả đấu thầu cú căn cứ vững chắc.
Nhà thầu phải trực tiếp nộp hồ sơ dự thầu hoặc gửi qua bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu khụng được gửi thư hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giỏ sau thời điểm đúng thầu (trừ tài liệu làm
rừ hồ sơ dự thầu theo yờu cầu của bờn mời thầu trờn cơ sở bảo đảm sự bỡnh đẳng giữa cỏc nhà thầu).
Nội dung của Hồ sơ dự thầu xõy lắp bao gồm: - Cỏc nội dung về hành chớnh, phỏp lý :
+ Đơn dự thầu hợp lệ (phải cú chữ ký của người cú thẩm quyền); bản sao giấy đăng ký kinh doanh, cỏc thụng tin về năng lực và kinh nghiệm nhà thầu (bao gồm thụng tin chung, danh sỏch cỏc nhõn viờn chủ chốt, sơ đồ tổ chức hiện trường, bảng kờ thành tớch kinh nghiệm, Bảng kờ cỏc cụng trỡnh đang thi cụng hoặc đó trỳng thầu nhưng chưa khởi cụng).
+ Văn bản thỏa thuận liờn danh (trong trường hợp liờn danh dự thầu); + Cỏc nội dung về kỹ thuật;
+ Biện phỏp và tổ chức thi cụng đối với gúi thầu; + Tiến độ thực hiện hợp đồng;
+ Đặc tớnh kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xõy dựng; + Cỏc biện phỏp bảo đảm chất lượng.
- Cỏc nội dung về thương mại và tài chớnh :
+ Giỏ dự thầu kốm theo thuyết minh và biểu giỏ chi tiết; + Điều kiện về tài chớnh (nếu cú);
+ Điều kiện thanh toỏn.
Bờn mời thầu tiếp nhận và quản lý cỏc hồ sơ dự thầu đó nộp theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bờn mời thầu sau thời điểm đúng thầu đều được coi là khụng hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyờn trạng.
Mở thầu
Việc mở thầu được tiến hành cụng khai ngay tại thời điểm đúng thầu theo ngày, giờ, địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người cú mắt và khụng phụ thuộc vào sự cú mặt hay vắng mặt của cỏc nhà thầu được mời.
Bờn mời thầu tiến hành mở lần lượt hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu cú tờn trong danh sỏch mua hồ sơ mời thầu, đăng ký tham gia đấu thầu và nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đúng thầu, theo thứ tự chữ cỏi tờn nhà thầu. Trỡnh tự mở thầu được thực hiện như sau:
- Kiểm tra niờm phong hồ sơ dự thầu;
- Mở, đọc và ghi vào biờn bản cỏc thụng tin chủ yếu như: tờn nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ dự thầu; thời gian cú hiệu lực của hồ sơ dự thầu; giỏ dự thầu ghi trong đơn dự thầu và giảm giỏ (nếu cú); giỏ trị và thời hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu; văn bản đề nghị sửa đổi hồ sơ dự thầu (nếu cú) và cỏc thụng tin cú liờn quan khỏc;
- Đỏnh giỏ, xếp hạng Nhà thầu;
Sau khi mở thầu, bờn mời thầu tiến hành xột thầu. Đõy là quỏ trỡnh bờn mời thầu nghiờn cứu, đỏnh giỏ chi tiết và xếp hạng cỏc Hồ sơ dự thầu đó được mở, căn cứ theo yờu cầu của Hồ sơ mời thầu và tiờu chuẩn đỏnh giỏ được người cú thẩm quyền phờ duyệt trước khi mở thầu để lựa chọn nhà thầu trỳng thầu.
Việc đỏnh giỏ cỏc hồ sơ dự thầu được tiến hành theo trỡnh tự sau:
Đỏnh giỏ sơ bộ: việc đỏnh giỏ sơ bộ là nhằm loại bỏ cỏc hồ sơ dự thầu khụng đỏp ứng yờu cầu, bao gồm:
+ Kiểm tra tớnh hợp lệ của hồ sơ dự thầu.
+ Loại bỏ hồ sơ dự thầu khụng đỏp ứng cỏc điều kiện tiờn quyết quy định trong hồ sơ mời thầu.
+ Đỏnh giỏ năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo tiờu chuẩn đỏnh giỏ năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo tiờu chuẩn được nờu trong hồ sơ mời thầu.
Đỏnh giỏ chi tiết hồ sơ dự thầu
Việc đỏnh giỏ chi tiết hồ sơ dự thầu được tiến hành theo 2 bước:
Bước 1: Đỏnh giỏ về mặt kỹ thuật
Việc đỏnh giỏ này cú thể sử dụng phương phỏp chấm điểm (thang điểm 100,1000…). Mức điểm yờu cầu tối thiểu về kỹ thuật được quy định tựy theo tớnh chất của từng gúi thầu nhưng phải bảo đảm khụng thấp hơn 70% tổng số điểm về (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mặt kỹ thuật; đối với gúi thầu cú yờu cầu kỹ thuật cao khụng thấp hơn 80%. Hồ sơ dự thầu được coi là đỏp ứng yờu cầu về mặt kỹ thuật khi đạt số điểm khụng thấp hơn mức điểm yờu cầu tối thiều về mặt kỹ thuật. 6
Cũng cú thể sử dụng tiờu chớ “ đạt”, “khụng đạt” (với cỏc gúi thầu cú quy mụ nhỏ; cỏc gúi thầu cú yờu cầu về đặc tớn, thụng số kỹ thuật được xỏc định rừ và chớnh xỏc). Đối với cỏc nội dung được coi là cỏc yờu cầu cơ bản của hồ sơ mời thầu, chỉ sử dụng “đạt”, “khụng đạt”. Đối với cỏc yờu cầu khụng cơ bản, ngoài tiờu chớ “ đạt”, “ khụng đạt” được ỏp dụng thờm tiờu chớ “ chấp nhận được” nhưng khụng vượt quỏ 30% tổng số cỏc nội dung yờu cầu trong tiờu chuẩn đỏnh giỏ.
Một hồ sơ dự thầu được đỏnh giỏ là đỏp ứng yờu cầu về mặt kỹ thuật khi cú tất cả cỏc nội dung yờu cầu cơ bản đều được đỏnh giỏ là “đạt”, cỏc nội dung yờu cầu khụng cơ bản được đỏnh giỏ là “ đạt” hoặc “chấp nhận được”.
Trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ, bờn mời thầu cú quyền yờu cầu nhà thầu giải thớch, làm rừ về nội dung chưa rừ, khỏc thường trong hồ sơ dự thầu.
Bước 2: Xỏc định giỏ đỏnh giỏ
Chỉ những hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư phờ duyệt đạt yờu cầu về mặt kỹ thuật mới được xỏc định giỏ đỏnh giỏ. Đối với gúi thầu xõy lắp thỡ xỏc định chi phớ trờn cựng mặt bằng về kỹ thuật, tài chớnh, thương mại theo tiờu chuẩn đỏnh giỏ được phờ duyệt.
Bước 3: Xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giỏ đỏnh giỏ
Hồ sơ dự thầu cú giỏ đỏnh giỏ thấp nhất được xếp hạng thứ nhất. Trong trường hợp gúi thầu phức tạp, nếu thấy cấn thiết thỡ bờn mời thầu bỏo cỏo chủ đầu tư cho phộp nhà thầu cú hồ sơ dự thầu xếp thứ nhất vào thương thảo sơ bộ về hợp đồng để tạo thuận lợi cho việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng sau khi cú kết quả trỳng thầu.
Trỡnh duyệt, thẩm định, phờ duyệt và thụng bỏo kết quả đấu thầu
Nhà thầu cú hồ sơ dự thầu hợp lệ, được đỏnh giỏ đỏp ứng yờu cầu về năng lực, kinh nghiệm; cú đề xuất về mặt kỹ thuật được đỏnh giỏ là đỏp ứng yờu cầu theo 6 Xem Điều 22.1.a,b của Nghị định số 111/2006/NĐ- CP ngày 29/9/2006 của Chớnh phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xõy dựng theo Luật Xõy Dựng .
hệ thống điểm hoặc theo tiờu chớ “đạt”, “ khụng đạt”; cú chi phớ thấp trờn cựng một mặt bằng; cú giỏ đề nghị trỳng thầu khụng vượt giỏ gúi thầu được duyệt sẽ được xem xột trỳng thầu. Khi đú chủ đầu tư hoặc chủ dự ỏn cú trỏch nhiệm trỡnh kết quả đấu thầu lờn người cú thẩm quyền hoặc cấp cú thẩm quyền để xem xột phờ