1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khi tiếp nhậnhồ sơ xin mở L/C của khỏch hàng, cỏn bộ L/C phải kiểm tra những nội dung sau:
- Đảm bảo hồ sơ đầy đủ về mặt số lượng theo quy định của NHCT Việt Nam, bao gồm:
+ Quyết định thành lập ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) + Đăng ký kinh doanh ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) + Đăng ký mó số xuất nhập khẩu - nếu cú ( Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu)
+ Hợp đồng ngoại thương gốc (trường hợp ký hợp đồng qua FAX thỡ doanh nghiệp phải ký và đúng dấu trờn bản photo để xỏc nhận việc ký hợp đồng và doanh nghiệp hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về tớnh trung thực và hợp phỏp của hợp đồng ).
+ Hợp đồng nhập khẩu uỷ thỏc (nếu cú)
+ Giấy phộp nhập khẩu của Bộ thương mại (Nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lý quy định tại quyết định điều hành xuất nhập khẩu hangf năm của Thủ tướng Chớnh phủ).
+ Cam kết thanh toỏn, hợp đồng tớn dụng(Trường hợp vay vốn), cụng văn phờ duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN (Trường hợp mở L/C trả chậm)
+ Hợp đồng mua bỏn ngoại tệ ( nếu cú) + Đơn xin mở L/C
Tất cả cỏc chứng từ trờn đều phải xuất trỡnh bản gốc và lưu lại Chi nhỏnh bản photo cú đúng dấu treo của đơn vị. Riờng cỏc chứng từ sau phải lưu lại bản gốc:
Cam kết thanh toỏn, hợp đồng vay vốn hợp đồng mua bỏn ngoại tệ, đơn xin mở L/C của khỏch hàng.
- Cỏn bộ thanh toỏn quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khỏch hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ cú đủ cỏc điều kiện sau:
+ Bảo đảm tớnh phỏp lý của cỏc chứng từ mà khỏch hàng xuất trỡnh. Việc thanh toỏn phải phự hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chớnh sỏch quản lý xuất nhập khẩu hiện hành của nhà nước
+ Cú đơn xin mở L/C phự hợp với yờu cầu và quy định của Chi nhỏnh, nội dung L/C khụng chứa đựng rủi ro cho Chi nhỏnh và phải phự hợp với hợp đồng ngoại thương. Khi kiểm tra nếu phỏt hiện cú những diều khoản, diều kiện bất lợi, cỏn bộ L/C tư vấn cho khỏch hàng sửa đổi đơn xin mở hoặc hợp đồng. Đối với những điều khoản gõy bất lợi cho Ngõn hàng nếu khỏch hàng khụng sửa đổi, Ngõn hàng cú quyền từ chối phỏt hành L/C.
+ Cú cơ sở bảo đảm thanh toỏn L/C phự hợp với quy định hiện hành của NHCTVN (mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toỏn, hạn mức cho vay và bảo lónh chưa thực hiện,...)
+ Nội dung của cỏc tài liệu trong hồ sơ khụng mõu thuẫn nhau.
+ Nếu hồ sơ đó đỏp ứng đủ điều kiện, trong trường hợp L/C ký quỹ dưới 100% cỏn bộ L/C ký vào cam kết thanh toỏn và chuyển phũng kinh doanh tiếp tục giải quyết.
2. Ngõn hàng Cụng thương Đống Đa phỏt hành L/C nhập khẩu
- Khi hồ sơ mở L/C nhập khẩu của Khỏch hàng đó hội đủ cỏc điều kiện theo quy định(Nếu ký quỹ 100%) hoặc khi nhận được cam kết và bản giải trỡnh(cú đủ chữ ký theo quy định) từ phũng kinh doanh cỏn bộ L/C tiến
hành mở hồ sơ L/C nhập khẩu và tạo điện L/C trong chương trỡnh IBS (mạng thanh toỏn liờn Ngõn hàng quốc tế). Việc mở hồ sơ và tạo điện L/C phải tuõn theo những quy định của NHCT Việt Nam và phải thực hiện trong thời gian 01 ngày làm việc tớnh từ thời điểm nhận được đủ hồ sơ từ cỏn bộ phũng Kinh Doanh.
- Sau khi tạo điện, cỏn bộ phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo sự phự hợp giữa L/C với đơn xin mở L/C và hợp đồng ngoại thương, ký và chuyển tổ trưởng tổ L/C. Cỏn bộ L/C ghi trờn hợp đồng gốc số L/C đó mở, trị giỏ L/C và ngày phỏt hành L/C, ký tờn trờn hợp đồng (Hợp đồng gốc cú thể trả lại cho khỏch hàng nếu khỏch hàng cú yờu cầu, khi đú phải lưu bản sao cú dấu treo của đơn vị).
3. Sửa đổi L/C
- Kiểm tra cỏc điều khoản cần sửa đổi trong đề nghị sửa L/C của khỏch hàng,xột thấy hợp lý tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi trờn mẫu diện MT707 theo cỏc quy định của NHCT Việt Nam.
- Nếu L/C sửa đổi tăng tiền, cỏn bộ L/C phải thụng bỏo cho phũng kinh doanh và khỏch hàng để bổ sung mức ký quỹ hoặc bổ sung cam kết thanh toỏn (Trong trường hợp ký quỹ < 100%).
- Sau khi kiểm tra đảm bảo sự phự hợp giữa điện sửa đổi L/C với đề nghị sửa đổi L/C của khỏch hàng và L/C, cỏn bộ L/C ký và chuyển cho tổ trưởng tổ L/C (phớ sửa đổi phải được xỏc định rừ trong đơn sửa đổi L/C của khỏch hàng và trong điện sửa đổi).
4. Tiếp nhận-kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toỏn/chấp nhận thanh toỏn toỏn
4.1. Trường hợp thanh toỏn dựa trờn thư đũi tiền gửi kốm bộ chứng từ.
- Sau khi nhận được bộ chứng từ, trong vũng 02 ngày làm việc cỏn bộ L/C phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ theo những nội dung sau:
+ Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C + Kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với cỏc điều kiện của L/C . + Kiểm tra sự nhất quỏn, thể hiện trờn bề mặt của chứng từ.
+ Kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với UCP 500 của ICC (Trường hợp L/C quy định tuõn thủ UCP 500 của ICC ).
- Lập phiếu kiểm tra chuyển tổ trưởng tổ L/C để thực hiện việc kiểm tra kộp theo quy định của NHCT Việt Nam.
- Cỏn bộ được phõn cụng kiểm tra lần 2 bộ chứng từ phải hoàn thành việc kiểm tra trong vũng 01 ngày lỏm việc và chuyển lónh đạo phũng.
• Xử lý chứng từ.
a. Trường hợp chứng từ khụng cú sai sút hoặc cú sai sút nhưng người nhập khẩu đó chấp nhận thanh toỏn bằng văn bản hoặc đó ký hậu vận đơn trước khi Ngõn hàng nhận được chứng từ :
L/C trả ngay
+ Thụng bỏo về việc thanh toỏn cho phũng kinh doanh bằng văn bản (Phiếu kiểm tra chứng từ).
+ Trong vũng 05 ngày làm việc tớnh từ ngày nhận chứng từ, cỏn bộ L/C lập điện thanh toỏn (MT202) và tớnh cỏc loại phớ cú liờn quan. Việc tạo điện thanh toỏn phải tuõn theo cỏc quy định về cỏch lập và sử dụng tập tin MT202 của NHCT Việt Nam.
L/C trả chậm
+ Lập điện thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn theo quy định của NHCT Việt Nam (Trờn cơ sở chấp nhận thanh toỏn của khỏch hàng bằng văn bản).
Sau khi đó hồn thành cỏc thủ tục cần thiết, ký hậu vận đơn (Nếu cần), giao chứng từ cho khỏch hàng(Cú biờn bản giao nhận).
b. Trường hợp chứng từ cú sai sút.
+ Trong phạm vi 04 ngày làm việc tớnh từ ngày nhận chứng từ, cỏn bộ L/C phải thụng bỏo ngay những sai sút của bộ chứng từ cho khỏch hàng và đề nghị cho ý kiến bằng văn bản về việc từ chối hay chấp nhận thanh toỏn.
+ Khi nhận được từ chối thanh toỏn hoặc tới ngày làm việc thứ năm (tớnh từ sau ngày nhận chứng từ) vẫn chưa nhận được trả lời của khỏch hàng, cỏn bộ L/C lập điện từ chối thanh toỏn gửi tới ngõn hàng gửi chứng từ. Điện từ chối phải được lập theo quy định của NHCT Việt Nam và cỏc sai sút của bộ chứng từ phải đươcj thụng bỏo đầy đủ ngay lần thụng bỏo đầu tiờn.
+ Sau khi đó kiểm tra điện từ chối thanh toỏn cỏn bộ L/C phải ký và chuyển tổ trưởng tổ L/C.
+ Khi nhận được cụng văn chấp nhận thanh toỏn của khỏch hàng thỡ trỡnh tự thực hiện như trường hợp bộ chứng từ khụng cú sai sút.
4.2. Thanh toỏn L/C trờn cơ sở điện đũi tiền (L/C co phộp đũi tiền bằng điện).
- Khi nhận được điện đũi tiền theo chỉ dẫn của cỏn bộ L/C, cỏn bộ L/C kiểm tra nội dung bức điện theo đỳng quy định của L/C đồng thời phải kiểm tra tớnh xỏc thực của bức điện (Đối với điện nhận được từ mạng SWIFT phải là loại điện cú khoỏ ). Nếu bức điện chưa được xỏc thực cỏn bộ L/C bỏo cỏo lónh đạo phũng để giải quyết.
- Dựa trờn nội dung và chỉ dẫn của điện đũi tiền đó được xỏc thực, lập điện thanh toỏn (MT202) cho ngõn hàng gửi điện. Việc lập điện thanh toỏn tương tự như trường hợp nhận bộ chứng từ.
- Trường hợp bộ chứng từ cú sai sút và khỏch hàng từ chối thanh toỏn, cỏn bộ L/C lập điện truy đũi số tiền đó thanh toỏn kể cả tiền lói tớnh từ ngày thanh toỏn đến ngày đũi hoàn trả.
5. Lưu trữ chứng từ
Cỏn bộ L/C phải lưu trữ hồ sơ L/C, bao gồm:
- Hồ sơ mở L/C của khỏch hàng theo đỳng quy định
- Bản gốc của L/C cú đầy đủ chữ ký của cỏc cỏn bộ liờn quan và bản ACK của L/C.
- Cỏc đơn xin sửa đổi L/C của khỏch hàng, bản gốc và bản ACK (nếu cú) của sửa đổi L/C liờn quan của ngõn hàng
- Cỏc bức điện giao dịch cú liờn quan.
- Bản copy toàn bộ chứng từ xuất trỡnh theo yờu cầu L/C kềm hoỏ đơn chuyển phỏt nhanh.
- Phiếu kiểm tra bộ chứng từ của ngõn hàng.
- Chấp nhận thanh toỏn bằng văn bản của khỏch hàng (Trường hợp bộ chứng từ cú sai sút).
- Bản gốc và bản ACK (nếu cú) của điện thanh toỏn L/C
Tất cả cỏc bức điện giao dịch trờn mạng SWIFT cú liờn quan đến L/C đều phải được lưu trong hồ sơ và cú đầy đủ chữ ký của cỏc cỏn bộ cú liờn quan.