I .Những quy định chung :
Quy chế này nhằm xây dựng một cơ chế quản lý tài chính thống nhất và tập trung tại trung tâm bán lẻ và các cửa hàng trực thuộc ( hishop)
II. Tổ chức quản lý hành chính : 1. Quản lý doanh thu-chi phí: a. quản lý doanh thu :
+ Doanh thu của TTBL là tổng doanh thu bán hàng hóa và dịch vụ của các hishop và các cửa hàng trực thuộc.
+ TTBL chịu trách nhiệm lập kế hoạch doanh thu dài hạn(3-5 năm ) và doanh thu hàng năm cho từng Hishop và cả trung tâm theo sổ tay hoạch định.
+ Ban tài chính chịu trách nhiệm thẩm định và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch doanh số của trung tâm,đánh giá khả năng thực hiện, đề xuất điều chỉnh kế hoạch năm vào thời điểm giữa năm.
+ Hàng tuần, các cửa hàng báo cáo tình hình hoạt động donh thu cho giám đốc TTNL. Hàng tháng , giám đốc TTBL báo cáo cho tập đoàn, đánh giá tình
hình thực hiện, kết quả, nguyên nhân và đưa ra các biện pháp thực hiện trong tháng tiếp theo.
b.Quản lý chi phí :
+ TTBL và các hishop được chủ động chi tiêu trong phạm vi ngân sách chi phí được phê duyệt trong kế hoạch hàng năm của đơn vị mình theo các quy định trong hướng dẫn và quản lý ngân sách thuộc sổ tay chính.
+ Hàng tháng, vào thời điểm cuối tháng, TTBL và các Hishop có trách nhiệm lập dự kiến dòng tiền thu chi của các đơn vị mình cho tháng tiếp theo.
2. Quản lý hàng tồn kho:
( hướng dẫn quản lý hàng tồn kho chậm luân chuyển )
+ Mỗi Hishop được phép dự trữ một lượng hàng tồn kho nhất định để phục vụ nhu cầu kinh doanh.Căn cứ vào tình hình kinh doanh 2 năm liền trước,kế hoạch kinh doanh và yêu cầu về vòng quay hàng tồn kho của mỗi Hishop trong năm kế hoạch,Ban tài chính sẽ cấp cho mỗi Hishop một hạn mức hàng tồn kho và chịu trách nhiệm kiểm soát hạn mức này.
+ Trong trường hợp hàng tồn trong kho lâu ngày, không tiêu thụ được thì phải áp dụng các biện pháp xử lý như các quy định trong hướng dẫn trích lập dự phòng công nợ khó đòi và hàng tồn kho luân chuyển.
+ Hàng hóa tồn kho tại mỗi Hishop phải thực hiện công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất theo quy định của công ty.
4.Quản lý tiền mặt :
+ Đặc thù kinh doanh của trung tâm bán lẻ là bán hàng thu tiền về ngay nên các nghiệp vụ liên quan phát sinh nhiều.
+ Định kỳ hàng ngày,các Hishop phải nộp tiền thu được từ bán hàng hôm trước về tài khoản của công ty.
+ Tiền mặt tại quỹ của các Hishop phải được kiểm kê đột xuất theo quy định chung của công ty.
+ Tạm thời mỗi Hishop được duy trì một lượng tiền mặt tồn quỹ không vựơt quá 30 000 0000 đồng( ba mươi triệu đồng chẵn) để trang trải cho các chi phí
phát sinh hàng tháng.Số tiền của các cửa hàng tạm ứng phải được quản lý riêng, không được để lẫn với tiền thu hàng và khồn được tự ý lấy tiền thu được do khách hàng thanh toán trong ngày từ hoạt động kinh doanh để trang trải hoặc thanh toán trước các chi phí phát sinh tại cửa hàng với bất kể ký do gì.
5. Quản lý tài sản cố định:
+ Tài sản tại các Hishop là tài sản của công ty, được quản lý và trích khấu hao theo quy định của công ty.
+ Căn cứ kế hoạch kinh doanh và kế hoạch nhân sự trong năm, các cửa hàng trưởng Hishop chịu trách nhiệm dự trù kinh phí mua sắm tài sản cố định cho cửa hàng. Kế hoạch tài sản là một phần trong bản kế hoạch kinh doanh hàng năm của các đơn vị.Trong năm, giám đốc TTBL được quyền mua sắm, trang thiết bị trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.
+ Tài sản cố định tại mỗi Hishop phải được thực hiện định kỳ và đột xuất theo các quy định chung của công ty.
6.Đánh giá hiệu quả hoạt động:
Hiệu quả hoạt động TTBL được đánh giá trên các yếu tố sau :
+ Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, doanh số, lợi nhuận và các chỉ tiêu về vòng quay công nợ, vòng quay hàng tồn kho đề ra.
+ Quy mô và tốc độ tăng trưởng của mạng lưới các cửa hàng bán lẻ.
+ Số Lượng các khách hàng mới được phát triển( dựa trên danh sách mua
hàng, dựa trên số lượng khách hàng vào trang web www.hishop.vn )
III. Tổ chức thực hiện :
1 . Quy chế này được áp dụng cho TTBL và các Hishop có hiệu lực chính thức kể từ ngày ký.
2.Trong qúa trình thực hiện bản quy chế có thể được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của trung tâm.