2.2.4.1 Hạch toán chi tiết các khoản phải thu khách hàng
MẪU SỐ S37-DN UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ
Công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà sử dụng linh hoạt các hình thức thanh toán: bán hàng trả chậm, bán hàng thu tiền ngay, người mua ứng trước...Tuy nhiên, khi lựa chọn bất kỳ một hình thức thanh toán, công ty cũng phải đảm bảo thu hồi vốn.
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 theo dõi chi tiết với từng khách hàng - Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, giấy báo có, thư tín dụng.
Công ty có mạng lưới khách hàng rải rác và rộng khắp nên theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ. Sổ quan trọng nhất là sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Sổ này được mở thành nhiều trang, đối với khách hàng thường xuyên thì mở riêng trên một trang sổ, đối với khách hàng không thường xuyên thì mở chung trên một trang sổ, với mỗi khách hàng ghi trên một dòng. Quy trình ghi sổ được tiến hành như sau: Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng). Sau đó căn cứ vào các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán, séc chuyển khoản) kế toán ghi vào bên Có TK 131. Cuối tháng, tính ra số dư công Nợ của từng khách hàng, số dư này có thể là Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng khách hàng theo công thức sau:
Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh – Số phát sinh Có
Cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng cộng các số phát sinh và tính ra các số dư đối tượng khách hàng trên các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, mỗi đối tượng khách hàng được ghi trên một dòng. Sau đó căn cứ vào số tổng cộng, kế toán vào sổ cái TK 131, dòng đối ứng với TK 5112. Sau đây là mẫu sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng theo số liệu 02 năm 2009.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản 131
Quí I: Năm 2009 Tên khách hàng: Nhà máy bia Đông Nam Á
Địa chỉ: Ngõ Hòa Bình 7 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Ngày 30 tháng 3 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
Bảng 29: Trích sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. 2.2.4.2 Hạch toán tổng hợp các khoản phải thu khách hàng
MẪU SỐ S37-DN UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư
Số dư đầu kỳ Nợ Có Nợ Có Phát sinh trong kỳ 19.106.000 3/1 HD193043 3/1 Nước Opal bình 5Gl 51122 400.000 3/2 HD193043 3/1 Nước Opal bình 5Gl 33311 40.000 ….. …… ………….. Cộng phát sinh tháng 1 13.750.000 7.856.000 Số dư cuối kỳ 25.000.000 ….. ….. ….. ……… …... Cộng phát sinh tháng 2 15.750.000 10.654.000 30.096.000 …….. ………. ……… ………. Cộng phát sinh tháng 3 18.780.000 16.547.000 32.329.000 Quí I Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 48.280.000 35.057.000 32.329.000
Cuối quí, từ các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng –TK131 kế toán tính ra tổng số phát sinh đối ứng Nợ hoặc Có của tài khoản 131 của từng khách hàng để lên bảng kê số 11.
Phương pháp lập bảng kê số 11 như sau: Kế toán tiêu thụ căn cứ vào Bảng kê số 11 của quí trước và căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 131, kế toán sẽ ghi chi tiết cho từng khách hàng số phát sinh Nợ, Có và tính ra số dư cuối tháng cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng lớn, thường xuyên sẽ được công ty mở một sổ chi tiết theo dõi thanh toán với khách hàng, các khách hàng nhỏ lẻ vãng lai được tập hợp vào một sổ chi tiết.
Khi lập bảng kê số 11 thì mỗi khách hàng thường xuyên sẽ được ghi một dòng trên bảng kê, khách hàng vãng lai được tập hợp và ghi vào một dòng trên bảng. Số liệu tại cột dư Nợ đầu kỳ của mỗi khách hàng được lấy trên dòng dư đầu kỳ tại sổ chi tiết thanh toán với khách hàng đó. Số liệu trên các tài khoản ghi Có đối ứng Nợ với tài khoản 131 và ghi Nợ đối ứng Có với tài khoản 131 được kế toán tổng hợp trên các sổ chi tiết thanh toán với các khách hàng tương ứng.
Dòng cộng cuối cùng trên bảng kê số 11 (phần ghi Nợ tài khoản 131) được sử dụng lấy số liệu vào Nhật ký - chứng từ số 8 (dòng ghi Nợ tài khoản 131).
Sau khi lập bảng kê số 11, kế toán tiến hành cộng bảng kê số 11 để vào Nhật ký chứng từ số 8 (trang 97 phần ghi có TK 131) và lên sổ cái tài khoản 131.
BẢNG KÊ SỐ 11
Tài khoản : 131 Phải thu khách hàng Quí I - Năm 2009
Đơn vị tính: VNĐ
Mã KH Tên đơn vị Số dưđầu kỳ Ghi Nợ TK 131 ,Ghi Có các TK Ghi Có TK 131 ,Ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ Dư_Nợ Dư _Có 33311 511 Cộng nợ 111 112 Công có Dư_Nợ Dư _Có N 0152 Nhà máy bia Đông Nam Á 19.106.000 4.389.000 43.890.000 48.280.000 N0241 TCt phát triển hạ tầng và ĐT tài chính VN 2.691.000 83.636 836.364 920.000 1.150.000 1.150.000 2.461.000 N0157 TT đào tạo 800.000 800.000 MẪU SỐ S37-DN UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ
nhân lực quốc tế Việt Hàn ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... .... Cộng 800.340.061 756.000 44.578.875 445.788.625 686.514.500 272.275.000107.790.000 532.091.000 954.763.561756.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SỔ CÁI
Tài khoản: 131 Quí I: Năm 2009 Số dư đầu năm
Nợ Có
800.340.061 756.000
Đơn vị tính : VNĐ
Ghi Có các tài khoản đối ứng, Nợ với tài khoản này Quí I
511 445.788.625
33311 44.578.875
Cộng PS Nợ 686.514.500
Cộng PS Có 532.091.000
Số dư cuối quí
Nợ 954.763.561
Có 756.000
Ngày 31 tháng 3 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 31: Sổ cái tài khoản 131
MẪU SỐ S37-DN UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
CÔNG TY SXKD ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ VIỆT HÀ