2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của cơng ty
Sơđồ 2.1
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
SVTH: Trần Thị Kim Thùy 70 MSSV: 109 403 1142
2.1.3.2 Phân câp quản lý tại cơng ty
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của cơng ty, cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi cơng ty, những vấn
đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổđơng.
Tổng giám đốc: Là người điều hành cơng việc kinh doanh hằng ngày của cơng ty, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thưc hiện quyền và nhiệm vụ được giao.
Nhiệm kỳ tổng giám đốc khơng quá năm năm, cĩ thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế, cũng là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm hồn tồn mọi hoạt động và hoạch định chiến lược, định hướng kinh doanh của cơng ty, quản lý và sử dụng số nhân viên được cơng ty tuyển dụng trên cơ sở bố trí phù hợp để nhằn phát huy tốt đội ngũ nhân viên.
Phĩ tổng giám đốc: Hổ trợ tổng giám đốc điều hành chung mọi hoạt
động của cơng ty, chuyên trách một hay nhiều mãn cơng việc theo phạm vi được ủy quyền.
Trưởng phịng hành chánh – nhân sự:
- Tổ chức thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ, thơng tin liên lạc và bảo mật thơng tin trong cơng ty.
- Tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính đăng ký kinh doanh, đăng ký
điều kiện hoạt động cho cơng ty.
- Làm đầu mối tư vấn pháp luật, kiểm tra tính hợp pháp các hợp đồng ngoại thương cho các bộ phận đơn vị trong cơng ty.
- Hoạch định nguồn nhân lực: đề xuất chính sách nhân sự và lập quy hoạch nhân sự kế thừa đáp ứng nhu cầu cơng ty.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ lương, thưởng và đãi ngộ đối với người lao động.
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, taí tổ chức bộ máy làm việc của cơng ty và chủ
trì xây dựng chức năng nhiệm vụ từng bộ phận. Trưởng phịng phát triển kinh doanh:
- Khai thác khách hàng, tìm và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hồn thiện các thủ tục thanh tốn cơng nợ cũng như các tài liệu cơng nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu,…đồng thời phối hợp với phịng kế tốn trong việc xác
định chính sách cơng nợ của khách hàng, cĩ kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng,…
- Tìm kiếm cơ hội kinh doanh.
- Tổ chức triển khai thực hiện và quản lý các chiến lược Marketing - Phát triển khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý – chăm sĩc khách hàng
- Thay mặt tổng giám đốc tổ chức triển khai tất cả các chức năng trên theo thẩm quyền.
Trưởng phịng tư vấn:
- Nghiên cứu, cập nhật văn bản pháp luật một cách cĩ hệ thống
- Xây dựng và hồn thiện nghiệp vụ chuyên mơn trong lĩnh vực tư vấn. - Cung cấp các giải pháp dịch vụ tư vấn đầu tư, quản trị DN, quản lý dự
án, tư vấn thành lập DN, tư vấn khác theo chức năng và ngành nghề kinh doanh của cơng ty.
- Thay mặt tổng giám đốc tổ chức triển khai tất cả các chức năng trên theo thẩm quyền.
Trưởng phịng xuất nhập khẩu:
- Nghiên cứu, cập nhật văn bản pháp luật liên quan Logistics một cách cĩ hệ thống
- Xây dựng và hồn thiện nghiệp vụ chuyên mơn trong lĩnh vực Logistics - Cung cấp các giải pháp dịch vụ Logistics theo chức năng và ngành nghề
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
SVTH: Trần Thị Kim Thùy 72 MSSV: 109 403 1142
- Thay mặt tổng giám đốc tổ chức triển khai tất cả các chức năng trên theo thẩm quyền.
Kế tốn trưởng:
- Tổ chức triển khai thực hiện, phân giao cơng việc cho các kế tốn viên và quản lý chung hoạt động của phịng kế tốn gồm:
- Kiểm tra, kiểm sốt các khoản thu – chi, mua – bán, thanh tốn hợp lệ, hợp lý, đúng thời gian yêu cầu của luật kế tốn, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cơng ty.
- Theo dõi và xủ lý kịp thời các phát sinh về vốn, hàng – tiền, tiền – hàng. - Lập báo cáo tài chính, kế tốn nội bộ đúng quy dịnh của bộ tài chính theo kỳ quy định.
- Phân tích thơng tin số liệu kế tốn, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ nhu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của cơng ty.
- Quản lý cơng ty trong lĩnh vực tài chính, kế tốn nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của cơng ty về tài chính, nhằm đánh giá tham mưu trong lĩnh vực quản lý cho Ban Giám đốc.
2.1.4Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
2.1.4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn Sơđồ 2.2 SƠĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn thuế Kế tốn tiền lương Kế tốn cơng nợ Kế tốn thanh tốn- DT Kế tốn ngân hàng
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
Chức năng và nhiệm vụ của từng chức vụ trong phịng kế tốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế tốn trưởng: Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc. Bảo đảm cơng tác kế tốn theo đúng tiến độ, chính sách nhà nước và quy định của cơng ty. Đồng thời cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thơng tin kế tốn cho Ban lãnh đạo cĩ liên quan.
Kế tốn tổng hợp: Theo dõi tổng hợp số liệu, báo cáo thu hồi vốn cơng ty, cập nhật cơng tác nhật ký chung, báo cáo quyết tốn của cơng ty. Ngồi cơng việc của người kế tốn tổng hợp cịn giúp cho kế tốn trưởng, thay mặt kế tốn trưởng giải quyết các cơng việc được phân cơng
Kế tốn thanh tốn – doanh thu: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi, hố đơn GTGT, cùng thủ quỷ kiểm tra, đối chiếu sủ dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ.
Kế tốn cơng nợ: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thủ tục liên quan đến tạm ứng, cơng nợ vào sổ chi tiết. Theo dõi phải thu, phải trả. Cĩ trách nhiệm đơn đốc khách hàng phải thu nợ.
Kế tốn tiền lương: Thanh tốn lương, thưởng, phụ cấp cho các
đơn vị theo lệnh của giám đốc, thanh tốn BHXH, BHYT, BHTN cho người lao
động theo quy định, theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của cơng ty, thanh tốn các khoản thu, chi của cơng đồn.
Kế tốn thuế: Theo dõi, kê khai các khoản thuế phải nộp như: thuế
TNDN, thuế GTGT, thuế lợi tức. Thực hiện các cơng tác khai báo thuếđịnh kỳ.
Kế tốn ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gởi ngân hàng, các khoản vay ngân hàng. Thực hiện các giao dịch với ngân hàng.
2.1.4.2 Hệ thống tài khoản sử dụng
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn ban hành heo quyết định số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộ tài chính và thơng tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011.
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
SVTH: Trần Thị Kim Thùy 74 MSSV: 109 403 1142
Từ khi thành lập cơng ty đã chọn hình thức kế tốn là Nhật Ký Chung và sử dụng phần mềm kế tốn Misa vào việc hạch tốn trên máy vi tinh theo quyết
định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành chếđộ kế tốn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và thơng tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011. Đây là một hình thức phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và đặt biệt thuận tiện cho những
đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn như cơng ty Cổ Phần Tư Vấn Và Giao Nhận Vạn Hạnh. Sơđồ hình thức kế tốn máy Sơđồ 2.3 SƠĐỒ HÌNH THỨC KẾ TỐN MÁY Ghi chú: PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN - SỔ TỔNG HỢP - SỔ CHI TIẾT - BÁO CÁO TÀI CHÍNH - BÁO CAO KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI Nhập số hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
Quy trình:
Hằng ngày từ các chứng từ gốc kế tốn chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung và sổ, thẻ kế tốn chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt. Từ nhật ký chung, kế tốn chuyển số liệu vào sổ cái chi tiết cho từng tài khoản tương ứng.
Để kiểm tra sai sĩt trong quá trình nhập liệu, kế tốn sẽ đối chiếu giữa sổ
cái các tài khoản với sổ chi tiết các tài khoản.
Cũng theo kỳ tương ứng, kế tốn lấy số liệu từ sổ cái các tài khoản để lập bảng cân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đối số phát sinh.
Theo quy định của cơng ty thì định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cơng ty phải lập và cơng bố các báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo thuế như: quyết tốn thuế GTGT, thuế TNDN, tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng kê tiền lương và các khoản thu nhập khác, báo cáo tổng hợp quyết tốn thuế và nghĩa vụ nộp ngân sách, báo cáo quyết tốn hĩa đơn hàng năm,bảng kê nhập – xuất – tồn thành phẩm, bảng kê tinh hình thực hiện hợp đồng kinh tế.
Kỳ kế tốn tại đơn vị:
Kỳ kế tốn: Bắt đầu từ ngày 01/01. Kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: VNĐ
Chếđộ kế tốn áp dụng:
Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế tốn doanh nghiệp theo 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 và thơng tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011.
Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.
Các chính sách áp dụng:
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: Ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp tính giá trị HTK cuối kỳ: Nhập trước – xuất trước - Phương pháp hạch tốn HTK: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
SVTH: Trần Thị Kim Thùy 76 MSSV: 109 403 1142
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo chi phí thực tếđã sử dụng - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Chênh lệch tỷ giá hối đối phát sinh.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.4.4 Hệ thống báo cáo sử dụng tại cơng ty
Ngồi các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả
kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền, bảng thuyết minh. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ hệ thống báo cáo kế tốn của cơng ty cịn sử dụng bảng tổng hợp đơn hàng XNK, tư vấn đầu tư và kế tốn.
2.1.5 Thuận lợi và khĩ khăn hiện nay tại Cơng Ty CP Tư Vấn Và Giao Nhận Vạn Hạnh
* Thuận lợi
- Cơng ty cĩ thâm niên trên 10 năm nên cĩ được nhiều mối quan hệ và quan trọnglà nhận được sự tín nhiệm của khách hàng.
- Cĩ quan hệ tốt với một số tổ chức, cá nhân hữu quan - Cĩ quan hệ thân mật gần gũi với khách hàng
- Cĩ kinh nghiệm chuyên mơn khá vững
- Nhân viên luơn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ chủ quản.
- Luật Hải quan ngày càng được sửa đổi tinh giản hơn thuận lợi cho Cơng ty trong việc thực hiện thủ tục Hải quan.
- Cơng ty cĩ đội xe vận chuyển riêng biệt nên rất chủđộng trong việc điều động giao nhận, chuyên chở hàng hĩa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp đã được nối mạng nội bộ và kết nối internet phục vụđắc lực cho hoạt động giao nhận của Cơng ty.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong cơng việc. Đặc biệt là cĩ chuyên mơn cao, giàu kinh nghiệm.
- Khơng khí và mơi trường làm việc thoải mái.
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
- Cơng ty đã thành lập trong thời gian dài
* Khĩ khăn
- Các bộ luật thường hay thay đổi gây khĩ khăn cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận và cập nhật thơng tin.
- Với nhu cầu mở rộng thị trường, các ngành được tập trung khai thác chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu, do vậy nhiều Cơng ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hĩa mọc lên càng nhiều, tạo nên tính cạnh tranh cao trên thị trường.
- Việc thanh tốn của khách hàng cịn chậm làm ảnh hưởng nhiều đến việc quay vịng vốn – quỹ tiền mặt của Cơng ty.
Nhìn chung hoạt động kinh doanh của Cơng ty trong thời gian 03 năm 2008, 2009, 2010 tương đối ổn định và cĩ chiều hướng ngày càng phát triển, doanh thu và lợi nhuận hàng năm đều tăng. Tuy nhiên, trước tình hình kinh tếđịi hỏi phải luơn sáng tạo và khơng ngừng cải tiến như hiện nay Cơng ty cần duy trì và phát huy hơn nữa những thành quảđã đạt được, cần nghiên cứu thị trường, thị hiếu khách hàng để kịp thời đáp ứng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn các khoản nợ phải thu – nợ phải trả
tại Cơng Ty CP Tư Vấn Và Giao Nhận Vạn Hạnh (EVERGOOD CLC).
2.2.1 Kế tốn nợ phải thu.
2.2.1.1 Các khoản nợ phải thu phát sinh tại EVERGOOD CLC.
- Nợ phải thu khách hàng - Thuế GTGT được khấu trừ
- Nợ phải thu khác - Nợ tạm ứng
* Nội dung chi tiết về các khoản nợ phải thu phát sinh tại EVERGOOOD CLC: 2.2.1.2Kế tốn nợ phải thu khách hàng
* Nội dung.
Kế tốn nợ phải thu là các khoản nợ phải thu về tiền bán dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ tư vấn đầu tư, dịch vụ kinh tế - tài chính.
HU
TE
CH
Khĩa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Trịnh Ngọc Anh
SVTH: Trần Thị Kim Thùy 78 MSSV: 109 403 1142
- Phiếu thu.
- Giấy báo cĩ của ngân hàng. - Hĩa đơn giá trị gia tăng. - Bảng tổng hợp cơng nợ. - Giấy đề nghị thanh tốn. - Hợp đồng, thư báo giá. * Nguyên tắc hạch tốn.
- Kế tốn hạch tốn chi tiết các khoản nợ phải thu khách theo từng mảng dịch vụ mà cơng ty đang cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cuối kỳ kế tốn tổng hợp cơng nợ theo từng mảng dịch vụ riêng biệt để
biết được tình hình cơng nợ phải thu của từng phịng cung ứng.