I. NHẬN XÉT CỦA TỪNG THÀNH VIỂN TRONG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỪA TRIỂN KHAI:
(Huỳnh Thị Kiều Hân)
5. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh nhìn chung tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế.
- Ban giám đốc nên có 2 PGĐ phụ trách kinh doanh và 1 PGĐ phụ trách nhân sự.
- Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự. Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế toán trưởng và PGĐ kinh doanh.
- Chưa chú trọng đến marketing. Cần thiết kế phòng marketing trong tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh.
- Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ kho trông coi không nên thuê ngoài vì kém an toàn.
- Ban kiểm soát không nên để thủ kho và kế toán trưởng đảm nhiệm vì sẽ dễ ra tình trạng thông đồng gian lận.
Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ sách kế toán thủ công. Hơn nữa còn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc cho nhân viên.
Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo.
Quá trình tổ chức kế toán của doanh nghiệp không quá phức tạp nên khá chặt chẽ tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế:
- Quy trình mua hàng rất chặt chẽ tuy nhiên làm như vậy rất mất thời gian làm chậm tiến độ bán hàng của doanh nghiệp. Nếu như đã lựa chọn nhà cung cấp và mua theo thứ tự ưu tiên thì một vài lần đầu nên làm như quy trình nhưng sau đó không cần theo nguyên tắc cứng nhắc như vậy.
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên sẽ làm cho doanh nghiệp liên quan đến quy trình mua hàng cần đơn giản hơn. Không cần phải ký đủ các chứng từ, không cần quá nhiều liên chỉ từ 2-3 liên là đủ. Bởi tùy theo chứng từ mà ta chỉ cần 2 đến 3 chữ ký là có đủ hiệu lực thi hành và có mất đi cơ hội mua hàng giá tốt nhất trên thị trường. Bên cạnh đó khi có được nhà cung cấp mới với giá tốt nhất nhưng phải chờ được duyệt sẽ bỏ qua cơ hội nên doanh nghiệp cần linh hoạt hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp để dễ dàng xử lý hơn trong thủ tục giấy tờ.
- Các chứng từ những người không cần phải giữ chứng từ như người đi mua hàng không cần phải giữ phiếu đề nghị mua vật tư sẽ mất rất nhiều thời gian trong khâu xử lý chứng từ.
- Thời gian luân chuyển chứng từ không hợp lý lắm. Thời gian này chỉ phù hợp với trường hợp là nhà cung cấp ở khác địa bàn và cách xa địa lý. Nếu như cùng địa bàn thì tiến trình quá chậm.
- Lưu chuyển chứng từ của quy trình mua hàng thông thường cũng rất phức tạp cần đơn giản hơn để phù hợp với nhịp độ thị trường.
Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp tương đối chặt chẽ, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên số người làm công tác kế toán đã vượt quy định (3 người ở phòng kế toán tài chính – Giai đoạn 1).
Phân quyền truy cập hệ thống rất rõ ràng, chi tiết và phù hợp chỉ một người có quyền được sửa sẽ đảm bảo tính an toàn cho thông tin không bị người khác sửa xóa hay thêm bớt làm mất tính trung thực của thông tin.
Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị được lập rất kỹ càng có số liệu cụ thể và được lập dựa trên cơ sở số liệu của các sổ sách trong phòng kế toán nên rất đáng tin cậy.