Chứng từ và sổ kế toán của công ty đang sử dụng

1. 4.3 Phương pháp hạch toán

2.1.4.3. Chứng từ và sổ kế toán của công ty đang sử dụng

 Chứng từ

Hóa đơn GTGT: Xác định giá trị thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, vật tư,

và các dịch vụ mua ngoài khác…bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn GTGT được chia thành 2 liên:

Liên 1: Công ty giữ lại và giao cho phòng kế toán Liên 2: Giao cho khách hàng

Biên bản kiểm kê vật tư: Xác định số lượng và chất lượng và giá trị vật tư,

nguyên vật liệu công cụ dụng cụ hàng hóa sản phẩm có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản xử lý vật tư, công cụ sản phẩm hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Ban kiểm kê thường lập biên bản này thành 2 bản: 1 bản giao phòng kế toán lưu, 1 bản thủ kho lưu.

Phiếu nhập kho: Nhằm xác định số lượng nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa,

công cụ dụng cụ nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất, do nguyên vật liệu, vật tư hay một số sản phẩm của công ty chủ yếu là mua ngoài nên phiếu nhập kho chủ yếu được lập thành 2 liên:

Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển sang phòng kế toán để ghi sổ kế toán

Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, nguyên vật liệu, công cụ

dụng cụ, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư nguyên vật liệu.

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển sang cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

Liên 3: Người nhận vật tư công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hóa giữ để theo dõi bộ phận sử dụng

Phiếu yêu cầu cấp vật liệu: Xác định số nguyên vật liệu cần cung cấp cho bộ

phận sản xuất.

Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và

làm căn cứ để làm thủ tục xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.

Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu chi

Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán

Liên 3: Giao cho người nhận tiền

 Sổ kế toán

Sổ cái các tài khoản 152: Ghi các nghiệp vụ phát sinh phản ánh tình hình

nhập, xuất nguyên vật liệu.

Sổ cái tài khoản 331: Ghi các nghiệp vụ phát sinh phản ánh các khoản phải

trả nợ người bán

Sổ cái tài khoản 621: Ghi các nghiệp vụ phát sinh thể hiện chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp để sản xuất sản phẩm bột trét

Sổ cái tài khoản 133: Ghi các nghiệp vụ phát sinh thể hiện mức thuế GTGT

đầu vào được khấu trừ

Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Căn cứ vào số dư cuối kỳ sổ chi

phí nguyên vật liêu trực tiếp kỳ trước và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ này để kế toán ghi sổ chi tiết

Sổ chi tiết vật liệu: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho

nguyên vật liệu trong kỳ cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho: