1. 4.3 Phương pháp hạch toán
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn cung cấp: Phòng kế toán công ty cổ phần sản xuất – thương mại và dịch vụ Tiến Phát)
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận +Kế toán trưởng:
Tổ chức bộ máy kế toán, phản ánh đầy đủ kịp thời trung thực mọi hoạt động của đơn vị.
Kiểm tra, kiểm soát tất cả những chứng từ thanh toán trong đơn vị, giúp giám đốc phân tích về các mặt hoạt động kinh tế của công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn kết quả, hiệu quả trong sản xuất trong
Phân công chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong phòng kế toán, có quyền yêu cầu các bộ phận trong công ty cung cấp những tài liệu thông tin cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra.
Thực hiện đúng các quy định của pháp luật và chế độ kế toán của nhà nước ban hành.
+ Kế toán tổng hợp:
Là người trợ lý đắc lực cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra các nguồn vốn của công ty, quyết toán hàng tháng, lên sổ tổng hợp lập báo cáo trình lên kế toán trưởng. Theo dõi công nợ kịp thời phản ánh vào sổ sách và báo cáo lên kế toán trưởng.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN VẬT TƯ
+ Kế toán thanh toán:
Phản ánh tình thình thu chi của công ty và các khoản thanh toán bằng tiền mặt, kiểm tra và báo quỹ, theo dõi các khoản trợ cấp, tạm ứng cho nhân viên của công ty, các khoản bảo hiểm và chi phí khác bằng tiền mặt
Ghi chép và lưu trữ sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi, sổ tổng hợp và chi tiết tạm ứng nội bộ, theo dõi thu hồi các khoản tạm ứng và theo dõi chi tiết công nợ khách hàng.
+ Kế toán vật tư:
Phản ánh tình hình nhập, xuất vật tư và hàng hóa của công ty.
Ghi chép và lưu trữ các chứng từ sau: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp vật tư, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Phiếu xuất, nhập vật tư và nguyên vật liệu, công cụ dung cụ, lập bảng kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đầu năm và cuối năm.
Hàng tháng đối chiếu vật tư tồn kho với thủ kho, báo cáo xuất, nhập, tồn.
+ Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt căn cứ vào phiếu thu chi đã được duyệt vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán và báo cáo tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt cho giám đốc hàng ngày.
+ Thủ kho:
Quản lý toàn bộ vật tư, nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ, hàng hóa của công ty. Căn cứ trên hóa đơn nhập, xuất đã được duyệt nhập, xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất và hàng hóa của khách hàng. Hàng tháng đối chiếu số lượng vật tư với kế toán vật tư.
2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng
Hiện nay công ty sản xuất – thương mại và dịch vụ Tiến Phát đang sử dụng hình thức nhật ký chung.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ kế toán về trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Sơ đồ 2.5: Kế toán về trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu kiểm tra:
(Nguồn cung cấp: Phòng kế toán công ty cổ phần sản xuất – thương mại và dịch vụ Tiến Phát)
Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt và thẻ kế toán có liên quan.
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối sổ phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký
Cuối tháng, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Sau đó cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (Được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập báo cáo tài chính.
2.1.4.3. Chứng từ và sổ kế toán của công ty đang sử dụng
Chứng từ
Hóa đơn GTGT: Xác định giá trị thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, vật tư,
và các dịch vụ mua ngoài khác…bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn GTGT được chia thành 2 liên:
Liên 1: Công ty giữ lại và giao cho phòng kế toán Liên 2: Giao cho khách hàng
Biên bản kiểm kê vật tư: Xác định số lượng và chất lượng và giá trị vật tư,
nguyên vật liệu công cụ dụng cụ hàng hóa sản phẩm có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản xử lý vật tư, công cụ sản phẩm hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Ban kiểm kê thường lập biên bản này thành 2 bản: 1 bản giao phòng kế toán lưu, 1 bản thủ kho lưu.
Phiếu nhập kho: Nhằm xác định số lượng nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa,
công cụ dụng cụ nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất, do nguyên vật liệu, vật tư hay một số sản phẩm của công ty chủ yếu là mua ngoài nên phiếu nhập kho chủ yếu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển sang phòng kế toán để ghi sổ kế toán
Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư nguyên vật liệu.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển sang cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán
Liên 3: Người nhận vật tư công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hóa giữ để theo dõi bộ phận sử dụng
Phiếu yêu cầu cấp vật liệu: Xác định số nguyên vật liệu cần cung cấp cho bộ
phận sản xuất.
Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và
làm căn cứ để làm thủ tục xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu chi
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán
Liên 3: Giao cho người nhận tiền
Sổ kế toán
Sổ cái các tài khoản 152: Ghi các nghiệp vụ phát sinh phản ánh tình hình
nhập, xuất nguyên vật liệu.
Sổ cái tài khoản 331: Ghi các nghiệp vụ phát sinh phản ánh các khoản phải
trả nợ người bán
Sổ cái tài khoản 621: Ghi các nghiệp vụ phát sinh thể hiện chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp để sản xuất sản phẩm bột trét
Sổ cái tài khoản 133: Ghi các nghiệp vụ phát sinh thể hiện mức thuế GTGT
đầu vào được khấu trừ
Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Căn cứ vào số dư cuối kỳ sổ chi
phí nguyên vật liêu trực tiếp kỳ trước và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ này để kế toán ghi sổ chi tiết
Sổ chi tiết vật liệu: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho
nguyên vật liệu trong kỳ cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho:
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng chế độ phương pháp kế toán
+ Đối với niên độ kế toán tại công ty, kế toán bắt đầu ghi từ ngày 01 tháng 01 cho đến ngày 31 tháng 12 thì kết thúc một niên độ kế toán.
+ Hệ thống tài khoản được sử dụng theo quy định của Bộ tài chính số 109/2011/TT-BTC.
+Giá nhập kho nguyên vật liệu theo giá thực tế trên hóa đơn +Giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền + Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên + Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng
+ Tính thuế theo phương pháp khấu trừ
+ Đối với chi phí nguyên vật liệu vận chuyển về nhập kho thì công ty tính vào chi phí sản xuất chung (627).
2.1.4.5. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán Acsoft để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong kế toán
Ưu điểm
+ Thông tin kế toán chi tiết và đa dạng:
Hạch toán riêng biệt lãi lỗ của từng bộ phận, từng nhóm mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ, vụ việc hợp đồng theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Quản lý doanh thu, chi phí và giá thành của từng sản phẩm, công trình, dịch vụ…
Quản lý chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phẩm, tài sản và cộng nợ của doanh nghiệp theo các tiêu thức quản trị tuỳ chọn.
+ Tính mở và linh hoạt:
Hệ thống được thiết kế động phù hợp với các mô hình tổ chức kế toán khác nhau của các loại hình doanh nghiệp: Sản xuất kinh doanh, thương mại dịch vụ, xuất nhập khẩu, xây dựng, xây lắp…
Các doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào đặc thù hoạt động, yêu cầu quản lý của từng giai đoạn để điều chỉnh hệ thống phù hợp.
+ Tính quản trị:
Hệ thống báo cáo linh hoạt, tính động cao cho phép người dùng có thể thiết lập các báo cáo với các chỉ tiêu lựa chọn phục vụ cho cả mục đích kế toán tài chính cũng như quản trị.
+ Đơn giản, dễ triển khai, dễ sử dụng:
Giao diện trực quan bằng tiếng Việt
Các màn hình được trình bày một cách khoa học, gần với các biểu mẫu chứng từ thực tế.
Việc thao tác nhập liệu hết sức đơn giản, có các phím tắt giúp người dùng nhanh chóng truy xuất đến các chức năng ngay trên màn hình nhập liệu.
Hướng dẫn thao tác và quy trình hạch toán, sơ đồ hạch toán kế toán ngay trên màn hình làm việc.
+ Tiết kiệm về thao tác, thời gian:
Người sử dụng có thể in trực tiếp các chứng từ các phần hành trên máy: chứng từ tiền vốn (phiếu thu, phiếu chi), chứng từ hàng tồn kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), các phiếu kế toán…
+ An toàn và bảo mật:
Chức năng cấp quyền được thiết lập cho nhóm công việc, cho từng người sử dụng. Quyền truy cập vào chương trình được chia thành nhiều cấp độ khác nhau và đi sâu vào từng phần hành. Do đó số liệu kế toán của đơn vị được bảo mật rất chặt chẽ.
Chức năng khoá và mở số liệu dành riêng cho người có trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán doanh nghiệp
Tự động kiểm tra và thông báo các sai sót về dữ liệu.
Cho phép sao lưu dữ liệu luỹ kế theo địa chỉ người dùng chỉ định và lưu trữ dữ liệu kế toán trên CD-ROM
Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất thương mại - dịch vụ, ACSoft là phần mềm kế toán thích hợp. Đó cũng là lý do mà
phần mềm này được một số trường đại học, cao đẳng đưa vào giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán.
2.1.4.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
Thuận lợi:
Từ khi thành lập cho đến nay, công ty Tiến Phát đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo được uy tín trên thị trường, đồng thời công ty đã kí được nhiều hợp đồng mua bán với nhiều công ty, nhiều đối tác lớn.
Do vị trí của công ty nằm trên quốc lộ 1 nên rất thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, vận chuyển nguyên vật liệu về để sản xuất sản phẩm trao đổi mua bán, giao hàng cho khách rất thuận lợi.
Sản phẩm của công ty đa dạng và phong phú giúp khách hàng thuận lợi trong việc lựa chọn, đều là những sản phẩm có uy tín trên thị trường
Có nhiều khách hàng lâu năm và trung thành, chất lượng sản phẩm tốt nên có thể thu hút nhiều khách hàng mới
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động phục vụ khách hàng tận tình chu đáo, thể hiện tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng chia sẽ và nhận mọi nhiệm vụ trước những khó khăn của công ty, định hướng đúng đắn sâu sắc của hội đồng quản trị và ban lãnh đạo của công ty, công nhân sản xuất có chuyên môn cao và có trách nhiệm trong công việc.
Khó khăn:
Do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới đến nền kinh tế nước ta cùng với việc kiềm chế lạm phát làm cho nhiều công trình xây dựng phải trì truệ. Đối với những dự án của doanh nghiệp do giá cả biến động làm sai lệch dự toán chậm triển khai.
Quy mô sản xuất còn nhỏ, quá trình sản xuất sản phẩm chưa đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Nguồn vốn còn thiếu và có nhiều đối thủ cạnh tranh. Máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất còn thiếu, khả năng cạnh tranh chưa mạnh.
2.1.4.7. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây.
Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty cổ phần sản xuất – thương mại và dịch vụ Tiến Phát luôn luôn quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh bởi vì kết quả sản xuất kinh doanh phản ánh chỉ tiêu quan trọng nhất đó là lợi nhuận.
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm (2008 – 2010) CHỈ TIÊU 2008 2009 2010 Chênh lệch 2009/2008 Chênh lệch 2010/2009 Số tiền % Số tiền % Doanh thu 662.571 887.698 1.156.000 225.127 33,98 268.302 30,22
Chi phí 590.528 753.260 947.130 162.732 27,56 193.870 25,74 Lợi nhuận 72.043 134.438 208.870 62.395 86,61 74.432 55,37
(Nguồn cung cấp: Phòng kế toán công ty cổ phần sản xuất – thương mại và dịch vụ Tiến Phát)
Nhận xét:
Nhìn chung, qua các giá trị của các chỉ tiêu trong bảng 1.1 cho thấy kết quả sản xuất kinh doanh của công ty tăng liên tục qua các năm cụ thể là:
Về doanh thu: Năm 2009 tăng 225.127 nghìn đồng, 33,98% so với năm 2008 , năm 2010 tăng 268.302 nghìn đồng 30,23% so với năm 2009.
Về lợi nhuận: Năm 2009 tăng 62.395 nghìn đồng, 86,61%so với năm 2008, năm 2010 tăng 74.432 nghìn đồng, 55,37% so với năm 2009.
Bên cạnh đó chi phí cũng tăng theo nhưng không cao bằng lợi nhuận và doanh thu, năm 2009 tăng 162.732 nghìn đồng 27,56%, năm 2010 tăng 193.870 nghìn đồng 25,74%
Nguyên nhân của việc tăng doanh thu và lợi nhuận liên tục là do trong quá trình hoạt động trên thị trường công ty đã nắm bắt kịp thời thị hiếu, nhu cầu về sản phẩm của khách hàng, sản phẩm của công ty luôn luôn trung thành với kế hoạch sản xuất về chất lượng, chính vì vậy thương hiệu của công ty đang dần chiếm được chổ