Khi nhận được Thơng báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang theo 01 B/L gốc, Thơng báo hàng đến (chứng từ minh họa số 24) và Giấy giới thiệu của Cơng ty TNHH TM GN R&P đến hãng tàu NYK cụ thể là Bộ phận hàng nhập để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Tại đây, theo thường lệ, nhân viên hãng tàu sẽ dựa vào tên, địa
chỉ và Mã số thuế Cơng ty R&P để ra hĩa đơn và người giao nhận sẽ mang hĩa đơn qua Bộ phận thu ngân đĩng tiền. Khi cĩ biên lai “Đã thu tiền”, nhân viên hãng tàu sẽ dựa vào B/L để cấp Lệnh giao hàng. Nhưng trong trường hợp này, do Cơng ty R&P giao dịch trực tiếp với Cơng ty Cẩm Phú nên Cơng ty Cẩm Phú đã đĩng trước phí cho hãng tàu gồm:
Cước hàng nhập thu hộ: 1000 USD Phí THC 70 USD/20’, 95 USD/40’. Phí D/O: 300.000 Đ
và sẽ thanh tốn sau với Cơng ty R&P. Vì vậy, nhân viên giao nhận khơng cần đĩng phí nữa và nhân viên hãng tàu đã cấp 4 Lệnh giao hàng (tùy từng hãng tàu mà số Lệnh giao hàng sẽ khác nhau) cho nhân viên giao nhận. Khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra các nội dung như:
Số B/L: NYKS3110608360 Ngày B/L: 27/03/2009 Tên tàu: SUMIRE Số chuyến: 037N
Mục consignee: R&P LOGISTICS CO. LTD
65B CALMETTE STREET, NGUYEN THAI BINH WARD HO CHI MINH CITY, VIET NAM
Tên cảng bốc / cảng dỡ: JAKARTA/ HO CHI MINH CITY Tên hàng: GLASSWARE
Số kiện, số kg.
Số cont / số seal: NYKU3452600 ID6698422 NYKU2642518 ID6698423 NYKU3343996 ID6698421 NYKU3242590 ID6698424
Xem cĩ khớp với B/L hay khơng. Nếu cĩ sai sĩt thì đề nghị hãng tàu điều chỉnh ngay cho phù hợp.
Lưu ý:
Khi tu chỉnh các sai sĩt, hãng tàu phải đĩng dấu “Correction” của hãng tàu lên trên những sai sĩt đĩ. Em xin minh họa bằng D/O của B/L số NYKS3110608370 gồm 5 container 20’ của lần giao hàng thứ nhất (chứng từ minh họa số 33). Đầu tiên, Free time của D/O này là ngày 29/03/2009 vì ngày dự kiến hàng về là 23/03/2009. Vì mối quan hệ thân thiết của Cơng ty R&P và hãng tàu NYK nên các lơ hàng trước Free time là 14 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Lần này, do mạng nội bộ của hãng tàu gặp sự cố nên thơng tin trên đã khơng thống nhất giữa Bộ phận sales và Bộ phận cấp D/O của hãng tàu.
Trong quá trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng cĩ gặp chút vấn đề nên nhân viên giao nhận khơng thể lấy hàng trong thời hạn cho phép của D/O. Thơng thường, người giao nhận phải thực hiện “Gia hạn lệnh”, tức là kéo dài thời hạn lấy hàng thêm một vài ngày nữa. Lúc đĩ, người giao nhận phải đĩng thêm phí lưu container và/ hoặc phí lưu bãi (nếu cĩ).
Để giải quyết vấn đề này, giám đốc Cơng ty R&P đã liên lạc với Bộ phận sales của hãng tàu yêu cầu Free time là 14 ngày như mọi khi và được chấp thuận. Đến lúc này, nhân viên giao nhận đã đem D/O đến hãng tàu và nhân viên hãng tàu đã sửa Free time từ ngày 29/03/2009 thành ngày 07/04/2009 và đĩng dấu “Correction” của hãng tàu.
Vì hàng được đĩng trong container, và phương thức giao nhận là FCL/FCL nên Cơng ty cĩ 2 phương án mang hàng về kho. Một là làm thủ tục mượn container của hãng tàu về kho riêng và hai là rút ruột tại bãi container (Container Yard – CY) của cảng.
Đối với lơ hàng thủy tinh này, Cơng ty R&P đã lựa chọn phương án thứ nhất, tức là mượn container về kho riêng. Do đĩ, người giao nhận phải viết “Giấy xin mang Container về kho riêng làm hàng nhập” theo mẫu của hãng tàu NYK. Đồng thời, người giao nhận đĩng một số tiền gọi là “tiền cược container” theo quy định của hãng tàu NYK. Tiền cược cho 4 container 20’ là 800.000đ. Số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container cĩ những hư hỏng so với lúc mượn ở các chỗ: sàn, nĩc, gĩc, vách, cửa… của container.
Sau khi đĩng tiền cược cont và hồn thành các thủ tục thì nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho người giao nhận:
04 Lệnh giao hàng đã đĩng dấu: - Giao nguyên cont – Ngày 13/04 - Trả Rỗng tại: Phúc Long
(Chứng từ minh họa số 25)
01 Giấy xin mang container về kho riêng làm hàng nhập và Phiếu cược container. (Chứng từ minh họa số 26)
04 Giấy yêu cầu hạ rỗng tại bãi Phúc Long. (Chứng từ minh họa số 27)
Lưu ý:
Nếu là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đĩng dấu “Hàng rút ruột” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn D/O. Việc thực hiện cược cont hay khơng cịn tùy theo yêu cầu của từng hãng tàu.
Việc đĩng dấu “Hàng giao thẳng” hay “Hàng rút ruột” chỉ được thực hiện một lần duy nhất, hoặc là tại nơi lấy D/O hoặc là ở văn phịng hãng tàu tại cảng; điều này tùy thuộc vào quy trình thủ tục của mỗi hãng tàu.
2.5 Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu