Đối với hàng làm dịch vụ, khi đã hồn thành thủ tục nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm “Bảng Quyết tốn” (chứng từ minh họa số 35) kèm vào bộ chứng từ của lơ hàng gồm bộ hồ sơ Hải quan và các hĩa đơn, biên lai của các chi phí phát sinh chuyển qua phịng kế tốn.
Phịng kế tốn sẽ kiểm tra Bảng quyết tốn đã đúng với hĩa đơn, chứng từ thực tế khơng. Nếu đúng thì bộ phận kế tốn làm Giấy đề nghị thanh tốn và chuyển cho Giám đốc duyệt để thanh tốn các phí với khách hàng.
Giám đốc duyệt xong thì nhân viên giao nhận cĩ thể nhận các chứng từ để trả lại cho cơng ty khách hàng đồng thời copy bộ chứng từ này thành 01 bản để lưu lại tại R&P để thuận tiện cho việc kiểm tra mã số hàng hĩa, thuế suất, cách lên tờ khai đối với những mặt hàng tương tự.
Bộ chứng từ lưu bao gồm:
• Tờ khai Hải quan (bản lưu người khai Hải quan). • Hĩa đơn thương mại.
• Phiếu đĩng gĩi. • Vận đơn đường biển. • Lệnh giao hàng.
• Các hĩa đơn liên quan đến lơ hàng. • Biên bản bàn giao hàng hĩa.
Đối với lơ hàng này nhân viên giao nhận vẫn làm Bảng quyết tốn chuyển cho phịng kế tốn nhưng phịng kế tốn sẽ khơng lập Giấy đề nghị thanh tốn. Và nhân viên giao nhận khơng cần trả lại bộ chứng từ cho cơng ty khách vì lơ hàng này là hàng nhập khẩu của cơng ty.
Đến đây, nhiệm vụ của nhân viên giao nhận đã hồn thành và đĩ cũng chính là tồn bộ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển tại Cơng ty TNHH Thương mại Giao nhận R&P.
Chương 3:
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI GIAO NHẬN R&P 3.1 Nhận xét về nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa nhập khẩu bằng đường biển
Trong quá trình giao nhận, khơng phải lúc nào hàng hĩa được mơ tả trong Bộ chứng từ cũng trùng khớp hồn tồn với hàng hĩa trong thực tế. Vì vậy, nhân viên giao nhận phải khơn khéo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh để cĩ thể lấy hàng ra khỏi cảng một cách nhanh nhất.
Trình tự giữa các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan tại các cảng cĩ thể thay đổi so với quy trình gốc được quy định trong Quyết định 874/QĐ-TCHQ của Tổng Cục Hải quan ban hành ngày 15/05/2006 nhằm tạo sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm thủ tục hải quan. Ví dụ như nếu hồ sơ thuộc luồng đỏ thì bước Kiểm hĩa cĩ thể thực hiện trước bước Kiểm tra giá, thuế. Và khi hàng bị kiểm hĩa nhân viên giao nhận phải nắm rõ về đặc điểm, tính chất, xuất xứ của lơ hàng mình làm để cĩ thể trả lời tất cả các câu hỏi thật thuyết phục khi Hải quan Kiểm hĩa đặt ra trong quá trình kiểm hĩa.
Nghiệp vụ giao nhận gồm nhiều bước nên nhân viên giao nhận cần phải biết sắp xếp các cơng việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm được thời gian. Chẳng hạn như việc đi lấy Lệnh giao hàng trước hoặc sau khi Đăng ký tờ khai là tùy thuộc vào sự sắp xếp của người giao nhận sao cho hợp lý và kinh tế nhất. Thơng thường, nếu những hãng tàu khơng cĩ văn phịng đại diện ở cảng thì nhân viên giao nhận sẽ thực hiện việc lấy Lệnh giao hàng trước khi đến cảng làm thủ tục hải quan vì các hãng tàu thường nằm trong Trung tâm Thành Phố, khoảng cách khá xa so với cảng.
Nhân viên giao nhận địi hỏi phải cĩ kiến thức về nghiệp vụ Vận tải giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu, Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Bảo hiểm hàng hĩa xuất nhập khẩu, Thanh tốn quốc tế… để cĩ thể xử lý được các rắc rối phát sinh trong quá trình làm
hàng hĩa bị hư hỏng, thiếu hụt, mất trộm mất cắp, nhân viên giao nhận phải cĩ kiến thức để biết phải lập những biên bản cần thiết nào, cần cĩ sự chứng kiến của ai và ai phải ký tên vào các biên bản đĩ nhằm giúp cho nhà nhập khẩu cĩ cơ sở địi bồi thường tổn thất các bên cĩ liên quan.
Các quy định về Thủ tục hải quan thường xuyên cĩ sự thay đổi và quy định của từng cảng cũng cĩ sự khác biệt địi hỏi người giao nhận phải cĩ kinh nghiệm, luơn cập nhật thơng tin và các Văn bản Luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hĩa diễn ra nhanh chĩng đặc biệt là tạo được uy tín cho khách hàng. Ví dụ: Việc lấy số thứ tự để làm thủ tục hải quan và đối chiếu Manifest trước khi nhận hàng cĩ sự khác nhau giữa các cảng.
3.2 Những thuận lợi và khĩ khăn của cơng ty
3.2.1 Thuận lợi
Trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế quốc tế, sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO đã tạo ra mơi trường kinh doanh tốt cho các doanh nghiệp trong nước nĩi chung và Cơng ty R&P nĩi riêng bởi hệ thống thuế quan được ưu đãi hơn, hàng hĩa Việt Nam dễ dàng xuất ra nước ngồi và ngược lại hàng hĩa các nước khác cũng ồ ạt nhập vào thị trường Việt Nam. Vì vậy, các cơng ty giao nhận sẽ cĩ nhiều cơ hội phục vụ khách hàng của mình.
Cơng ty cĩ được lượng khách hàng thường xuyên và tiềm năng. Qua hơn 6 năm hoạt động, cơng ty đã thu hút được khá đơng lượng khách hàng. Họ là những cơng ty cĩ tiếng tăm trên thị trường và thường xuyên cĩ các đơn đặt hàng lớn, hấp dẫn, cĩ thể kể đến: Hàng khơng Phú Sang, Triumph, Unilever, Nestle, Campina, Sài Gịn Vina,…
Đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty trẻ tuổi, nhiệt tình, cĩ trình độ và hăng say trong cơng việc. Chính vì cĩ được nhân viên thơng thạo nghiệp vụ, cĩ khả năng giải quyết mọi khĩ khăn phát sinh nhanh và hiệu quả, làm việc độc lập và tự giác cao, vừa biết tiết kiệm chi phí, nên trải qua 7 năm hoạt động, uy tín của cơng ty trên thị trường ngày càng tăng cao.
Bên cạnh những thuận lợi cĩ được, cơng ty cũng gặp phải một số khĩ khăn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của cơng ty như:
Cùng với những cơ hội do gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO mang lại, bên cạnh đĩ, nĩ cũng tồn tại nhiều khĩ khăn mới: Hàng rào thuế quan dần bị phá vỡ, nên cơng ty phải cạnh tranh khơng chỉ với các cơng ty trong nước hoạt động cùng ngành mà cịn cĩ những cơng ty nước ngồi hoạt động cùng lĩnh vực được đầu tư hơn hẳn về kỹ thuật, cơng nghệ và tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn.
Lượng khách chủ yếu của cơng ty là những khách hàng quen đã cĩ mối quan hệ lâu dài với cơng ty. Điều này sẽ gây bất lợi cho cơng ty nếu khách hàng quen của cơng ty gặp khĩ khăn hoặc tìm đến những cơng ty dịch vụ khác cĩ giá cả cạnh tranh hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn. Hơn nữa, cơng ty chưa thật sự đầu tư vào cơng tác Marketing của mình.
Hiện tại cơng ty đang gặp khĩ khăn về nhân sự. Nếu như ngay từ những ngày đầu mới thành lập, đội ngũ nhân sự của cơng ty cĩ lúc lên đến gần 20 người thì hiện tại chỉ cịn lại khoảng 12 người. Nhưng việc tuyển dụng nhân viên mới gặp nhiều khĩ khăn, gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của cơng ty.
Thị trường ngành dịch vụ giao nhận ngày càng cĩ nhiều cơng ty tham gia đã tạo áp lực khơng nhỏ cho Cơng ty R&P. Nguy cơ mất khách hàng, mất nhân viên cĩ trình độ là điều khĩ tránh khỏi, gây khĩ khăn cho việc mở rộng quy mơ kinh doanh của cơng ty.
3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại Cơng ty TNHH TM GN R&P
3.3.1 Kiến nghị đối với cơng ty 3.3.1.1 Về mặt nhân sự
• Nhân lực là yếu tố quyết định tới chất lượng dịch vụ, uy tín của cơng ty vì vậy trong chính sách phát triển của cơng ty nguồn nhân lực được ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, số lượng nhân viên giao nhận của Cơng ty hiện cịn ít khơng đủ đáp ứng khối lượng cơng việc khi cĩ nhiều hợp đồng dịch vụ cần thực hiện cùng lúc. Mặc dù, cả thế giới đang cịn trong tình trạng khủng hoảng kinh tế và ngành xuất nhập khẩu cũng như giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu đang gặp khĩ khăn nhưng Cơng ty cũng nên tăng nguồn nhân lực, trẻ hĩa đội ngũ giao nhận, những người giàu sức khỏe và tài lực cần thiết cho việc thực hiện
cơng tác giao nhận để cĩ thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường khi nền kinh tế của Việt Nam cũng như các nước sẽ được khởi sắc trong một ngày gần đây.
• Tăng cường cơng tác huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ chuyên mơn cao, trình độ Anh ngữ cũng như trình độ vi tính cho nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu trong xu hướng hội nhập với các nước trên thế giới.
• Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam nĩi chung cịn rất yếu trong việc hiểu và áp dụng Luật vì thế chúng ta thường thất bại trong nhiều vụ kiện mà lẽ ra chúng ta khơng phải lãnh kết quả này. Vì vậy cơng ty nên thường xuyên theo dõi nhắc nhở, giúp đỡ nhân viên của mình tìm hiểu về luật quản lý chuyên ngành nhằm khắc phục tình trạng trên.
• Đặc biệt, cơng ty cần quan tâm đến chính sách lương cùng với việc xây dựng một mức giá khốn, thời gian khốn hợp lý và mức thưởng cho mỗi lơ hàng. Giá khốn và tiền thưởng là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự nhiệt huyết trong cơng việc cũng như sự trung thành của nhân viên đối với cơng ty.
3.3.1.2 Về mặt thị trường
Tăng cường thu hút khách hàng mới, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng quen. Trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường như hiện nay thì việc thu hút và giữ được khách hàng cĩ ý nghĩa sống cịn đối với các cơng ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hĩa. Do đĩ, cơng ty cần phải làm tốt dịch vụ của mình hơn và phải cĩ những chính sách ưu đãi hợp lý hơn nữa. Cụ thể:
• Đối với khách hàng quen, cơng ty nên cĩ sự ưu đãi về giá cả, đảm bảo uy tín về thời gian, chất lượng, thực hiện tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Thường xuyên trao đổi với khách hàng để thăm dị ý kiến của họ giúp cơng ty hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng. Qua đĩ kiểm tra đánh giá lại chất lượng dịch vụ của mình giúp cho cơng tác củng cố và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình được tốt hơn. Những điều này khơng ngồi mục đích duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.
• Đối với khách hàng mới thì cần cĩ chính sách khuyến mãi về giá dịch vụ để thu hút sự chú ý của khách hàng. Đồng thời phải thiết lập mối quan hệ kinh doanh một cách thận trọng và vững chắc.
Cơng ty muốn mở rộng thị trường cĩ hiệu quả thì phải đẩy mạnh hoạt động marketing. Chẳng hạn như việc thiết lập và luơn cập nhật trang web gồm những thơng tin
thật chi tiết về cơng ty, các sản phẩm và dịch vụ để thu hút khách hàng khi họ cĩ nhu cầu tìm hiểu. Ngồi ra, cơng ty cũng cĩ thể bồi dưỡng kiến thức marketing cho tồn thể nhân viên trong cơng ty. Việc trang bị cho nhân viên của mình kiến thức về ngành này, tức là cơng ty sẽ cĩ thêm lượng nhân viên marketing đáng kể và thực tế khơng phát sinh thêm chí phí nhưng tăng khả năng hiểu biết của nhân viên cũng như mở rộng mối quan hệ làm ăn của cơng ty.
3.3.2 Kiến nghị đối với Nhà nước
Đường lối chính sách của Nhà Nước giống như kim chỉ nam cho doanh nghiệp hướng theo vì thế sự ổn định của chính sách mang lại sự ổn định cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm vững và thực thi tốt hơn chính sách của Nhà Nước.
Với mong muốn đáp ứng tốt yêu cầu của thực tế, nước ta cũng đã và đang làm cho đường lối chính sách trở nên minh bạch đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng hơn. Nhưng chính điều này lại làm cho các doanh nghiệp trở nên khĩ khăn hơn nhiều trong quá trình theo dõi và áp dụng đường lối chính sách mới của Nhà Nước.
Tiếp thu những kinh nghiệm của các nước phát triển là một chuyện song để áp dụng nĩ vào thực tế đất nước là một chuyện hồn tồn khác. Bởi vậy trước Nhà Nước lập nên các chính sách kinh tế mới việc Nhà Nước tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp trong nước là rất cần thiết. Điều này giúp cho chính sách được sát thực tế và gần với tình hình kinh tế của đất nước hơn.
Năm 2005, ngành hải quan đã thực hiện thí điểm thơng quan điện tử tại Cục Hải quan TP. Hồ Chí Minh và Cục Hải quan Hải Phịng. Việc triển khai thí điểm thủ tục Hải quan điện tử trong thời gian qua đã nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, thể hiện được tính ưu việt của Hải quan điện tử như: hạn chế tối đa sự tiếp xúc giữa doanh nghiệp với cơ quan Hải quan, giảm phiền hà, tiêu cực một cách đáng kể. Đồng thời nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên cho đến nay, việc triển khai thủ tục hải quan điện tử vẫn cịn nhiều tồn tại cần phải giải quyết, trong đĩ đặc biệt là cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống mạng, tốc độ đường truyền, đội ngũ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển thủ tục hải quan điện tử. Hơn nữa, việc triển khai thí điểm thủ tục hải quan điện tử chỉ mới áp dụng với một số ít doanh nghiệp và địa bàn áp dụng cịn rất hạn chế. Vì vậy, Nhà nước cần nâng cao cơ sở
vật chất kỹ thuật, tăng tốc độ đường truyền và quản lý hệ thống mạng tiếp nhận dữ liệu hải quan một cách khoa học. Ngồi ra, Nhà nước cần cĩ chính sách, cơ chế tăng cường chất lượng đào tạo đội ngũ nhân viên làm đại lý thủ tục hải quan chuyên nghiệp. Đồng thời làm tốt cơng tác khen thưởng, quan tâm nhiều đến việc tăng lương cho cơng chức hải quan kèm với những biện pháp xử lý mạnh như cách chức, bổ nhiệm vị trí khác hay cho thơi việc vĩnh viễn. Và, Nhà nước cịn phải nâng cao trình độ, năng lực, đạo đức của cơng chức hải quan, trong đĩ xem trọng ngay từ khâu tuyển dụng cơng chức hải quan. Bên cạnh sự hỗ trợ của lãnh đạo ngành hải quan nĩi riêng và Nhà nước nĩi chung, các doanh nghiệp cũng cần cĩ sự hợp tác tích cực để các tiêu cực phí khơng cịn là vấn đề xơn xao dư luận.
Qua bài thu hoạch thực tập tốt nghiệp này, chúng ta đã cĩ được cái nhìn tổng quan hơn về cách tổ chức thực hiện các thủ tục và quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu, cụ thể là quy trình giao nhận hàng hĩa nhập khẩu bằng container đường biển. Và cũng từ bài thu hoạch này cho thấy, giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu tuy chỉ là mắt xích trong nghiệp vụ ngoại thương nhưng đây là một mắt xích quan trọng và phức tạp, địi hỏi người thực hiện phải am hiểu, nắm vững nghiệp vụ hải quan, nắm bắt kịp thời những quy định của Nhà nước ban hành và luơn cập nhật những quy định đĩ, đồng thời tuân thủ đúng đắn những quy định của Pháp luật Việt Nam.
Trong thời gian thực tập tại cơng ty R&P, em đã học tập được rất nhiều điều, được trực tiếp trải nghiệm, trực tiếp cọ sát với thực tế để so sánh với lý thuyết và thấy rằng những kiến thức được trang bị trên giảng đường ở trường Cao Đẳng Kinh tế Đối ngoại thật quý báu, thật cần thiết cho chúng em trong quá trình đi làm. Nắm chắc những kiến