Trong khi chờ đợi kết quả phân cơng Cơng chức Hải quan kiểm hĩa, người giao nhận cĩ thể tranh thủ thời gian để làm các cơng việc sau:
Mang 1 D/O đến phịng thương vụ cảng và nhân viên phịng thương vụ cảng sẽ đĩng dấu “Cắt seal giao thẳng” lên D/O đồng thời chuyển D/O cho bộ phận thu ngân để thu tiền. Mức phí Bốc xếp hàng nhập - Cắt seal giao thẳng cho 4 x 20’ ở mức 2 mà nhân viên giao nhận phải đĩng là 1.280.000 đồng. Sau khi đĩng tiền xong, bộ phận thu ngân sẽ ra hĩa đơn đĩng dấu “Đã thu tiền” (chứng từ minh họa số 17) đồng thời đĩng chữ “Paid” lên D/O (chứng từ minh họa số 16). Nhân viên giao nhận nộp hĩa đơn cùng D/O trên cho nhân viên phịng thương vụ cảng và lúc này nhân viên phịng thương vụ cảng sẽ xuất 04 Phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt – EIR) (chứng từ minh họa số 19) gồm 4 liên: trắng, xanh, vàng và hồng cùng 01 Phiếu cắt seal (chứng từ minh họa số 18) gồm 2 liên: trắng và xanh.
Lưu ý:
- ICD Transimex khơng chuyển bãi kiểm hĩa nên nhân viên giao nhận khơng cần đĩng tiền chuyển bãi và khơng mất thời gian trong việc chờ đợi chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hĩa. Tuy nhiên, nếu container nằm ở vị trí gây khĩ khăn cho việc kiểm tra hàng hĩa của Hải quan thì nhân viên giao nhận phải đĩng phí hạ cont để kiểm hĩa.
- Cảng Cát Lái và Khánh Hội phải chuyển bãi kiểm hĩa nên người giao nhận phải đem 01 D/O đến phịng thương vụ cảng đĩng phí chuyển bãi và việc chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hĩa sẽ được thực hiện từ 2-6 giờ sau đĩ.
Mang Phiếu cắt seal đến Phịng điều độ để bộ phận này ký tên vào vị trí “Người điều động” đồng thời mua 04 “seal lá” bấm cửa container lại để tránh thiếu hụt, mất trộm, mất cắp hàng sau khi cắt seal kiểm hĩa. Phịng điều độ sẽ giữ lại liên màu trắng và trả lại cho nhân viên giao nhận liên màu xanh.
Mang 01 D/O đến Hải quan giám sát hàng nhập để đối chiếu Manifest. Nhân viên giao nhận nên ghi số tờ khai và mã số thuế Cơng ty để giúp cho việc đối chiếu được dễ
dàng và nhanh chĩng. Sau khi đối chiếu xong, Hải quan giám sát sẽ đĩng dấu “Đã đối chiếu Manifest” lên D/O (chứng từ minh họa số 23) và trả lại cho nhân viên giao nhận.
Tìm vị trí container và liên hệ với cơng nhân cắt seal. Do ICD Transimex khơng cần chuyển bãi kiểm hĩa nên việc tìm vị trí container khơng khĩ và khơng cần đến thương vụ cảng để tìm trên máy tính như ở cảng Cát Lái.
Sau khi biết được thơng tin về 02 Hải quan kiểm hĩa cho lơ hàng là Nguyễn Văn Cư và Lâm Phi Hùng và thực hiện xong các cơng việc nêu trên, nhân viên giao nhận cĩ thể đến khu vực dành cho cán bộ kiểm hĩa trực tiếp yêu cầu họ xuống bãi CY kiểm hàng hoặc gọi điện thoại thơng qua danh sách được dán ở khu vực làm thủ tục Hải quan.
Trong quá trình kiểm hĩa, người giao nhận, cơng nhân cắt seal và cán bộ Hải quan kiểm hĩa đối chiếu số container và số seal. Khi số container và số seal thực tế đúng với Lệnh giao hàng thì Cơng chức kiểm hĩa sẽ cho phép cơng nhân cắt seal, mở cửa container. Cơng chức Hải quan kiểm hĩa sẽ kiểm tra đối chiếu giữa thực tế khai báo của doanh nghiệp về tên hàng, xuất xứ, tính chất hàng hĩa, ký mã hiệu trên bao bì, tình trạng bao bì, số lượng trong 1 thùng carton, số thùng carton trong 1 container cĩ đúng với danh mục đã khai báo hay khơng. Sau khi kiểm tra thực tế và đối chiếu, nếu thấy hợp lệ nhân viên kiểm hĩa sẽ ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế vào tiêu thức 30 (Phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan), người giao nhận ký nhận vào Tờ khai Hải quan ở tiêu thức 31 (Đại diện doanh nghiệp), Hải quan ký tên và đĩng dấu số hiệu cơng chức ở tiêu thức 32 của Tờ khai Hải quan.
Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hố cĩ sự sai lệch so với khai báo của người khai hải quan thì Hải quan kiểm hĩa đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Chi cục để xem xét quyết định