- Lấy từ Recycle Bin: Bạn có thể sử dụng Recycle Bin mới trong Windows SharePoint Services để dễ dàng xem các trường đã xóa hoặc khôi phục lại các thông tin đã bị xóa trước
2.5.Thiết lập khóa chính cho bảng
2. Tạo mới một bảng
2.5.Thiết lập khóa chính cho bảng
Nếu không có một lý do thật đặc biệt thì khi thiết kế ra một bảng dữ liệu bạn cần phải chỉ rõ một khóa chính. Access tự động tạo ra Index cho khóa chính, nó có thể cải thiện được tốc độ truy cập cũng như thao tác với dữ liệu. Access cũng chắc chắn rằng mỗi bản ghi thì trường khóa chính luôn chứa dữ liệu và giá trị này luôn luôn là duy nhất. Nếu không có trường này sẽ chẳng có cách nào đáng tin cậy để phân biệt một hàng cụ thể nào đó với những hàng khác trong bảng.
Khi bạn tạo ra một bảng mới trong chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ tự động tạo ra một khóa chính và định nghĩa nó với tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumber.
Ở chế độ hiển thị Design View, bạn có thể thay đổi, loại bỏ khóa chính, hoặc thiết lập cho một bảng chưa có khóa chính.
Xác định trường đặt làm khóa chính
Đôi khi, bạn có thể tự xác định được trường mà mình muốn sử dụng làm khóa chính. Chẳng hạn, bạn có thể có những số ID dành cho mỗi nhân công. Nếu bạn tạo ra một bảng để theo dõi thông tin về những người công nhân, bạn có thể quyết định sử dụng ID làm khóa chính cho bảng đó. Hoặc là sự kết hợp giữa ID của người công nhân với Id phòng ban để tạo nên tính duy nhất. yêu cầu rằng bạn sử dụng cả trường này để tạo nên khóa chính. Một hoặc nhiều trường muốn sử dụng làm trường khóa phải đảm bảo một vài nguyên tác sau đây:
- Mỗi bản ghi phải có một hoặc nhiều trường kết hợp để tạo ra một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi.
- Một trường hoặc sự kết hợp giữa nhiều trường phải không bao giờ chứa giá trị rỗng (luôn luôn có giá trị)
- Những giá trị không thay đổi.
- Nếu không có dữ liệu thích hợp tồn tại để tạo ra khóa chính bạn có thể tạo ra một trường mới chỉ để làm khóa chính. Khi bạn tạo ra một trường mới sử dụng làm khóa chính bạn hãy thiết lập kiểu dữ liệu cho nó là AutoNumber. Với kiểu dữ liệu này trường sẽ nhận dữ liệu kiểu số, nằm trong dãy số nguyên liên tiếp, và hoàn toàn không trùng lắp. Hơn nữa trường này sẽ tự động tăng khi thêm một bản ghi mới giúp bạn không cần phải quan tâm việc tạo ra dữ liệu duy nhất cho trường khóa chính.
Thiết lập hoặc thay đổi khóa chính
Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn thiết lập hoặc thay đổi.
Trên Tab Home chọn nhóm Views, Click chọn View trong hộp thoại đổ xuống này chọn Design View.
Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, hãy chọn trường (hoặc những trường) mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.
Để lựa chọn một trường hãy Click chọn vào cột Row selector (cột đầu tiên mầu xanh bên trái mỗi dòng) của trường đó. Nếu muốn chọn nhiều trường bạn hãy giữ phím Ctrl và lần lượt
Loại bỏ khóa chính
Chọn bảng cần loại bỏ khóa chính trong Navigation Pane.
Tên Tab Home tìm tới nhóm Views Click chuột chọn nút View, trong danh sách đổ xuống này chọn Design View.
Click chuột chọn tới trường hoặc danh sách trường đang là những trường khóa chính (cách làm tương tụ phần trước)
Trên Tab Design tìm tới nhóm Tools chọn Primary Key.
Biểu tượng chìa khóa bên phía trái của các cột này sẽ được loại bỏ.
Chú ý: Khi bạn lưu trữ một bảng mới mà không được thiết lập khóa chính, Access sẽ nhắc cần phải tạo mới một trường làm khóa chính. Nếu bạn chọn Yes, Access tạo ra một trường có tên ID và gán cho nó kiểu dữ liệu là AutoNumber để cung cấp một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. Trong trường hợp bảng đã có sẵn một trường kiểu AutoNumber, Access sẽ chọn luôn trường này làm khóa chính. Nếu bạn chọn No trên hộp thông báo Access sẽ không thêm trường và không thiết lập khóa chính cho bảng.