- Lấy từ Recycle Bin: Bạn có thể sử dụng Recycle Bin mới trong Windows SharePoint Services để dễ dàng xem các trường đã xóa hoặc khôi phục lại các thông tin đã bị xóa trước
5. Tổng hợp hoặc tính tổng dữ liệu TOTAL
Khi bạn sử dụng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu trữ dữ liệu phát sinh, tại một thời điểm nào đó bạn hoàn toàn có thể tổng hợp, thống kê như tính tổng hay trung bình..., Microsoft Office Access 2007 cung cấp một tính năng mới, một dòng tổng cộng, cho phép bạn tổng hợp dữ liệu một cách đơn giản trong bất kỳ Datasheet nào như Form, Query, Report, Hãy thử chức năng này bằng cách thêm một dòng tổng cộng vào Query Product Subtotals mà bạn vừa tạo ở phần trước.
Bước 1: Chạy Query Product Subtotals ở chế độ hiển thị Datasheet View.
Một dòng mới xuất hiện phía dưới đáy của Datasheet với dòng chữ Total ở cột đầu tiên.
Bước 3: Click chọn vào Cell đầu tiên ở dòng cuối cùng của Datasheet (dòng Total).
Vì đây là dữ liệu kiểu Text vì vậy chỉ có hai lựa chọn cho bạn tổng hợp dữ liệu là None và Count, ở đây bạn chọn Count.
Bước 4: Tiếp tục Click chọn ô ở cột thứ 2.
Vì đây là trường số nên bạn có rất nhiều lựa chọn để tổng hợp dữ liệu, trong trường hợp này bạn chọn Sum để tính tổng cột Subtotal.
Tạo ra một Query tính tổng phức tạp hơn
Dòng tổng cộng mà các bạn vừa thực hiện trên Datasheet có thế mạnh riêng của nó truy nhiên đối với những câu hỏi phức tạp hơn bạn nên sử dụng Query tổng cộng. Query tổng cộng bản chất là một Query lựa chọn mà cho phép bạn có thể nhóm hoặc tổng hợp dữ liệu. Ví dụ, giả sử bạn muốn xem tổng số doanh thu trên mỗi sản phẩm. Trong Query tổng cộng bạn có thể sử dụng hàm Sum là một trong những hàm thống kê ( SUM, COUNT, AVG, …) để xem tổng số doanh thu trên mỗi sản phẩm.
Sử dụng các thủ tục sau đây để sửa query Product Subtotals để nó có tổng hợp theo từng sản phẩm.
Bước 1: Chọn tới Query Product Subtotals và mở nó ở chế độ Design View.
Bước 2: Từ Tab Design chọn tới nhóm Show/Hide Click chọn Totals.
Một dòng Totals sẽ xuấy hiện trên lưới thiết kế Query.
Chú ý: Mặc dầu cùng tên nhưng dòng Totals trên lưới thiết kế và dòng Total trên Datasheet không giống nhau.
Bước 3: Ở cột thứ 2 trên lưới thiết kế Query, trên dòng Total bạn chọn giá trị Sum trong hộp Combo đổ xuống.
Bước 4: Trên Tab Design tìm tới nhóm Result chọn View để chạy thử Query
Bước 5: Cuối cùng Click Ctrl + S để lưu lại Query