II. Tình hình hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị tại Công ty XNK Vinashin
2. Thực trạng hoạt động nhập khẩu
3.4 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a. Quy trình nhập khẩu các thiết bị và vật tư tàu biển của công ty XNK Vinashin
Sau khi đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị, việc nhập khẩu các thiết bị và vật tư tầu biển của công ty XNK Vinashin sẽ diễn ra theo quy trình sau:
Bước 1: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Công ty phải tiến hành các khâu
công việc sau:
- Xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại: phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: đơn xin giấy phép, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại.
hoặc có thể là các ngân hàng bên ngoài. Đối với một số Supplier khó tính, họ sẽ yêu cầu công ty mở L/C tại 1 trong 4 ngân hàng đó, còn nếu công ty không thể mở được tại các ngân hàng đó, thì công ty có thể mở L/C tại 1 ngân hàng khác nhưng phải là L/C confirm – L/C được xác nhận bởi 1 ngân hàng khác. Tuy nhiên làm thế này thì rất tốn kém, nên VNSIMEX thường tìm cách tránh phải L/C confirm.
- Mở L/C: Thời gian mở L/C thường được quy định rõ trong hợp đồng ngoại. Công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng ngoại để điền vào 1 mẫu gọi là: “Yêu cầu mở thư tín dụng không thể huỷ ngang”. Yêu cầu mở thư tín dụng này kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chưyển đến ngân hàng cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về viện mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.
Bước 2: Nhận thông báo nhận hàng. Có 2 trường hợp xảy ra :
Trường hợp hàng về nhưng bộ chứng từ (shipping documents) chưa về tới ngân hàng, công ty phải mang bộ chứng từ sau đến ngân hàng để được kí hậu vào vận đơn để được nhận hàng:
B/L (nếu có B/L gốc thì sẽ được ký hậu vào sau B/L, nếu không có B/L gốc thì phát hành Delivery Guarantee)
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói
Yêu cầu ký hậu vận đơn
Thông báo hàng đến của hãng tàu
(Đây là bộ chứng từ mà khi ký hợp đồng công ty yêu cầu Supplier gửi riêng cho mình một bộ - non negotiable documents).
Trưòng hợp bộ chứng từ về đến ngân hàng, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ nhận hàng gồm các chứng từ sau:
Vận đơn
Hoá đơn thương mại
Phiếu đóng gói
Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
Đơn bảo hiểm
Chứng chỉ người thụ hưởng
Chứng chỉ kĩ thuật
Thông báo sẵn sàng giao hàng
Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ trên, nếu hợp lệ sẽ ký hậu vào vận đơn để công ty đi nhận hàng. Nếu chứng từ có sai sót, ngân hàng sẽ gửi “ Thông báo kiểm tra bộ chứng từ” về công ty. Thông thường, trong trường hợp này, nếu công ty cần hàng gấp thì công ty sẽ chấp nhận những bất đồng ấy từ phía ngân hàng để được ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn và đi nhận hàng. Còn nếu không cần hàng gấp vì 1 lý do nào đó chưa cần đến hàng, hay không có storage để bảo quản thì công ty sẽ không chấp nhận những sai sót đó.
Bước 3: Chuẩn bị phương tiện nhận hàng, mở tờ khai hải quan Bước 4: Nhận hàng
Tuỳ theo điều kiện giao hàng quy định trong hợp đồng là CIF, CFR hay điều kiện khác mà công ty thực hiện việc nhận hàng. Ví dụ:
CIF FO (CIF Free Out) : CIF mà người mua phải chịu mọi chi phí có liên quan tới việc dỡ hàng tại cảng đến
CIF FIO (CIF Free in and out) CIF mà người bán không phải chịu chi phí bốc và dỡ hàng
- Đối tượng khiếu nại là người Cung cấp nếu hàng hoá có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng ngoại, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ,…
- Đối tượng giao hàng là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc bị tổn thất do lỗi của người chuyên chở gây ra
Đơn khiếu nại thường kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: bản giám định, COR, ROROC, CSC, hoá đơn, vận tải đường biển,…
Bước 6: Giao hàng cho bên uỷ thác, làm thủ tục thanh toán:
Từ quy trình nhập khẩu các thiết bị và vật tư tàu biển công ty XNK Vinashin như trên, ta nhận thấy có những điểm giống và khác biệt so với lý thuyết đã học về quy trình nhập khẩu hàng hoá:
- Điểm giống: nhìn chung các bước chính trong quy trình nhập khẩu của công ty về cơ bản đều tuân theo trình tự nhập khẩu đã học: Giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu, xin giấy phép, mở L/C, nhận thông báo nhận hàng, mở tờ khai hải quan, nhận hàng, khiếu nại (nếu có) về tổn thất của hàng hoá, giao hàng cho bên uỷ thác và làm thủ tục thanh toán.
- Tuy nhiên, việc nhập khẩu của Công ty được tiến hàng theo hợp đồng uỷ thác cho nên cũng có nhiều điểm khác so với quy trình nhập khẩu theo hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thông thường.
Về quy trình giao dịch tìm nhà cung cấp thường diễn ra nhanh vì hầu hết các nhà cung cấp của VNSIMEX đều là những đối tác có quan hệ thường xuyên và đáng tin cậy. Do đó, các điều kiện giao dịch thường chỉ đàm phán những vấn đề cơ bản như: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một vài điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác trong hợp đồng, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thoả thuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước
Tuy theo từng loại hợp đồng mà bộ chứng từ quy định để nhận hàng khác nhau. Trong quá trình nhập khẩu, ta thấy đôi khi phát sinh những trường hợp đặc biệt. Trong từng trường hợp như vậy thường nảy sinh những loại chứng từ riêng.
Công ty thường áp dụng điều kiện giao hàng là giá CIF nên việc mua bảo hiểm cho hàng và thuê tàu lưu cước không nằm trong quy trình nhập khẩu của công ty, do đó thuộc trách nhiệm của nhà Cung cấp
b. Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu của công ty XNK Vinashin
Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu gồm các bước sau:
Bước 1: Đổi B/L ký hậu lấy Lệnh giao hàng ( Delivery Order). Cán bộ xuất
nhập khẩu tại công ty sẽ mang các giấy tờ sau đến hãng tàu:
B/L ký hậu
Giấy báo hàng đến ( Arrival Note)
Giấy giới thiệu của công ty
Bước 2: Cầm lệnh giao hàng và các chứng từ sau tới cơ quan hải quan để
làm thủ tục khai báo hải quan:
Hợp đồng ngoại
Hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác)
L/C
B/L ký hậu (bản photo đóng dấu)
Packing List ( 1 bản gốc + 1 bản sao)
Hoá đơn thương mại ( 1 bản gốc + 1 bản sao)
Đơn xin nợ chứng từ (trường hợp không có Packing List, B/L gốc, hoá đơn gốc)
Đơn xin kiểm tra hàng trên phương tiện vận tải
Bước 3: Khai báo về hàng hoá lên tờ khai hải quan. Cán bộ xuất nhập khẩu
phải khai báo chính xác, trung thực theo hoá đơn thương mại
Bước 4: Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra Bước 5: Nhận hàng