II. Tình hình hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị tại Công ty XNK Vinashin
2. Thực trạng hoạt động nhập khẩu
2.4.2 Nhập khẩu thông qua hợp đồng mua bán trực tiếp
Công ty XNK Vinashin phải ký kết hợp đồng với nước ngoài theo đúng hợp đồng uỷ thác mà công ty đã ký với bên uỷ thác về các điều khoản: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, điều kiện kỹ thuật,…. Nếu cần thay đổi về quy cách phẩm chất,… khi ký hợp đồng với nước ngoài, công ty cần phải có sự thoả thuận của bên uỷ thác, nếu không bên uỷ thác có quyền từ chối nhận hàng và không thanh toán tiền hàng.
Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ( Sales and Purchase) này còn gọi là hợp đồng ngoại, là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác. Theo hợp đồng này, Công ty XNK Vinashin sẽ thay mặt bên uỷ thác trực tiếp ký kết với nhà sản xuất nước ngoài và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Tất cả các hợp đồng ngoại của công ty với đối tác nước ngoài đều gồm những điều khoản sau đây:
- Lĩnh vực cung cấp - Phương thức giao hàng - Giá cả
- Điều kiện thanh toán - Lắp đặt và chạy thử - Bao bì
- Nhãn hiệu tàu chở hàng
- Tiêu thụ nhiên liệu (thường chỉ dành cho máy chính và những máy quan trọng)
- Thuế
- Chậm giao hàng
- Khiếu nại, bất khả kháng, trọng tài
- Các điều khoản khác như: kiểm tra hàng, trách nhiệm về những khuyết điểm của hàng hoá và điều khoản bảo hành ….
* Phương thức giao hàng
Nhìn chung các hợp đồng mua bán của Công ty XNK Vinashin với đối tác nước ngoài đều áp dụng cơ sở giao hàng theo điều kiện CIF Liner Out Cảng Việt Nam (Incoterms 2000) hoặc đôi khi theo điều kiện CFR Cảng Việt Nam (Incoterm 2000). Theo điều kiện CIF Liner Out, Công ty XNK Vinashin được miễn chi phí dỡ hàng tại cảng đến hay chi phí dỡ hàng tại cảng đến nằm trong tiền cước. Còn theo điều kiện CFR, Công ty XNK Vinashin phải trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Theo cả 2 điều kiện nêu trên thì người mua (Công ty XNK Vinashin) phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua lan can tàu ở cảng bốc hàng.
Người bán sẽ giao hàng lên tàu ở cảng xếp hàng vào ngày hợc thời hạn quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên người bán cũng có quyền giao hàng sớm hơn hoặc muộn hơn 7 ngày so với ngày quy định trong hợp đồng.
Trong vòng 2 ngày kể từ ngày giao hàng người bán sẽ gửi cho người mua thông báo đầy đủ bằng fax rằng hàng đã được xếp lên tàu với nội dung chi tiết về: số hợp đồng, loại hàng, số lượng và tên của người chuyên chở
* Giá cả:
Giá của hàng nhập khẩu thường được tính theo điều kiện CIF Cảng Việt Nam (Inconterms 2000). Giá này đã bao gồm chi phí đóng gói, ký mã hiệu và tất cả các chi phí có liên quan theo quy định của từng hợp đồng cụ thể.
* Phương thức thanh toán
- Đồng tiền thanh toán: Các hợp đồng ngoại của công ty XNK Vinashin thường dùng đồng USD làm đồng tiền thanh toán
- Thời hạn và phương thức thanh toán: thông thường việc thanh toán diễn ra theo các cách thức sau:
• Đặt cọc trước một khoản tiền theo phần trăm giá trị của hợp đồng. Đầu tiên ngân hàng của người bán sẽ cấp cho người mua một chứng từ bảo lãnh gọi là Khế ước bảo lãnh của Ngân hàng ( Bank Guarantee Bond) về một khoản tiền trả trước tương đương với số tiền đặt cọc ( Down Payment) được sự chấp nhận
của người mua và ngân hàng người mua. Tiền đặt cọc này sẽ được thanh toán cho người bán bằng phương pháp chuyển tiền bằng điện ( Telegraphic Transfer) tới Ngân hàng của người bán sau khi người Mua nhận được Refund Guarantee (chứng từ hoàn trả tiền bảo lãnh)
• Phương thức tín dụng chứng từ: Người mua cam kết sẽ trả cho người bán khoản tiền theo phần trăm giá trị hợp đồng bằng tín dụng thư không huỷ ngang trả ngay (Irrevocable L/C at sight) do bên mua mở khi bên bán xuất trình đầy đủ các chứng từ gửi hàng sau:
2/3 Bộ vận đơn gốc sạch có thể chuyển nhượng được “ Đã xếp hàng lên tàu”, có đóng dấu “Cước đã trả” ,số hợp đồng và số L/C
Hoá đơn thương mại gốc
Giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro 110% giá trị của hợp đồng
Phiếu đóng gói
Chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ được phát hành bởi phòng thương mại nước xuất khẩu
Giấy chứng nhận người hưởng lợi xác nhận về kỹ thuật
Thông báo sẵn sàng giao hàng.
Hoá đơn của DHL chỉ rằng người bán đã gửi cho người mua những chứng từ trên.
Mọi chi phí phát sinh liên quan tới việc mở L/C tại Việt Nam sẽ do bên mua thanh toán, mọi chi phí về Ngân hàng ngoài Việt Nam phát sinh sẽ được bên bán thanh toán.
• Số tiền còn lại sẽ được bên mua trả cho bên bán bằng T/T sau ngày vận hành chạy thử máy móc, động cơ và khi người mua ký vào chứng chỉ chấp nhận động cơ ( Acceptance Certificate of the Engine)
Như vậy, trong phần thanh toán của hợp đồng Công ty XNK Vinashin thường áp dụng phương thức thanh toán bằng T/T (chuyển tiền bằng điện) và L/C cùng
Công ty XNK Vinashin thường áp dụng phương thức thanh toán 100% L/C. Còn đối với những nhà cung cấp mới thiết lập quan hệ thương mại, việc thanh toán thường được kết hợp cả ba phương thức trên.
Ví dụ trong hợp đồng ngoại ký kết giữa Công ty XNK Vinashin với công ty TNHH lắp ráp động cơ Doosan, Hàn Quốc thì phương thức thanh toán được quy định như sau: Đặt cọc trước bằng T/T 5% giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực; thanh toán ngay bằng L/C 90% giá trị hợp đồng sau khi bên bán xuất trình bộ chứng từ hợp lệ, 5% giá trị hợp đồng còn lại sẽ được thanh toán nốt sau khi vận hành thử máy móc.
3.Tổ chức hoạt động nhập khẩu ở công ty
3.1 Các bộ phận nhập khẩu của công ty
Bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động nhập khẩu tại công ty XNK Vinashin gồm có: phòng kế hoạch dự án và phòng kinh doanh.
- Phòng kế hoạch dự án:
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch dự án là sau khi nhận được chỉ tiêu nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu của Tập đoàn giao, phòng sẽ lên kế hoạch nhập khẩu vật tư thiết bị đó. Căn cứ vào bảng báo giá của các nhà cung cấp, phòng kế hoạch dự án sẽ lựa chọn nhà cung cấp, phương thức nhập khẩu, phương thức thanh toán và phương thức vận chuyển.
- Phòng kinh doanh:
Bộ phận giao nhận: Phụ trách khâu giao nhận thiết bị vật tư nhập khẩu. Cán bộ phụ trách giao nhận phải chuẩn bị những chứng từ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng của vật tư thiết bị khi nhận hàng từ người vận chuyển.
Bộ phận kinh doanh: có nhiệm vụ đàm phán ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác cũng như hợp đồng nhập khẩu trực tiếp:đôn đốc người bán chuẩn bị hàng, thực hiện các yêu cầu của khâu thanh toán, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, …
3.2 Nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác nhập khẩu.
Nghiên cứu thị trường là khâu rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu, làm tốt khâu nghiên cứu thị trường sẽ giúp cho các doanh nghiệp tránh được những sai sót, có những phương án chủ động với những biến động phức tạp của thị trường thế giới nhưng hiện nay do điều kiện còn hạn chế, về nguồn vốn và về nhân lực nên hoạt động nghiên cứu thị trường tại Công ty XNK Vinashin chưa được chú trọng và đầu tư nhiều.
Vì hoạt động nhập khẩu vật tư thiết bị của Công ty XNK Vinashin phụ thuộc hoàn toàn vào Tập đoàn, do Tập đoàn chỉ định nên Công ty không có khâu nghiên cứu thị trường đầu ra để tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Hoạt động nghiên cứu thị trường tại Công ty XNK Vinashin là việc tìm kiếm, lựa chọn đối tác thích hợp với những yêu cầu về thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng của vật tư thiết bị.
3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng
Bước 1: Giao dịch để tiến tới kí kết hợp đồng.
Đầu tiên, công ty đề nghị các nhà cung cấp báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Sau đó công ty sẽ nhận được các báo giá khác nhau từ các nhà cung cấp. Dựa trên một số tiêu chuẩn nhất định về giá, kĩ thuật, chất lượng , thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…công ty lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho mình để tiến tới kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị và vật tư tầu biển.
Khi giao dịch đàm phán với các đối tác nước ngoài, Công ty XNK Vinashin thường sử dụng ba hình thức đàm phán sau:
cơ hội nhưng ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ thì giao dịch qua email vừa giảm được chi phí, thời gian lại nhanh, cùng lúc cán bộ xuất nhập khẩu có thể giao dịch với nhiều đối tác khác nhau. Tuy nhiên, giao dịch qua email không có tính chất pháp lý, không có gì làm bằng chứng cho thoả thuận giữa hai bên nên Công ty XNK Vinashin thường sử dụng hình thức này khi cần thảo luận những chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc để xác định lại thông tin
- Đàm phán giao dịch qua điện thoại
Công ty XNK Vinashin chỉ sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại với đối tác nước ngoài khi thực sự cần thiết, phải xử lý vấn đề cấp bách vì chi phí sử dụng điện thoại rất cao, các cuộc trao đổi bị hạn chế về mặt thời gian.
- Đàm phán giao dịch trực tiếp:
Đây là hình thức rất quan trọng trong khâu đàm phán. Đàm phán giao dịch trực tiếp thường tốn kém về chi phí nhưng hai bên có thể trực tiếp gặp nhau trao đổi từ đó hiểu rõ yêu cầu của nhau, nắm bắt được đầy đủ thông tin hơn về đối tác nên quá trình giao dịch sẽ thuận lợi hơn và nhanh chóng đi đến kết luận
Bước 2: Ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi bên Bán và Mua (công ty Vinashin) đã thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng này còn gọi là hợp đồng ngoại. Việc kí kết hợp đồng phải diễn ra trên tinh thần tự nguyện của cả 2 bên. Bến bán có nghĩa vụ giao hàng và bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, công ty sẽ biết các chứng từ về ngân hàng (shipping documents) gồm những loại chứng từ gì.
Bảng 8: Tình hình ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Số hợp đồng ký kết 26 41 48 Hợp đồng uỷ thác 24 37 41 Hợp đồng mua bán trực tiếp 2 4 7
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của công ty XNK Vinashin)
Từ bảng trên có thể thấy, Công ty chủ yếu nhập khẩu vật tư thiết bị theo hợp đồng uỷ thác. Nguyên nhân là do đặc thù của mặt hàng vật tư thiết bị đóng tàu có giá trị rất lớn, với nguồn vốn hạn chế của Công ty thì việc thực hiện hợp đồng trực tiếp là rất khó khăn. Tuy nhiên, Công ty đã dần khắc phục khó khăn, cố găng tăng dần việc kí kết các hợp đồng mua bán trực tiếp, năm 2007 số hợp đồng mua bán trực tiếp được ký gấp 3 lần so với năm 2005.