1) Tài sản ngắn hạn
3.2.2 Tổ chức kế toán liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi tại Eximbank Cầu Giấy
cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Như hiện nay, đang có chương trình “Gửi tiền, quay liền, trúng lớn”.
3.2.2 Tổ chức kế toán liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi tại Eximbank CầuGiấy Giấy
a) Chứng từ sử dụng trong thủ tục gửi tiền
* Một số chứng từ thường được sử dụng trong hoạt động tiền gửi tại Eximbank Cầu Giấy như:
Bảng kê thu tiền: Hình 3.1 Mẫu bảng kê thu - VND Bảng kê chi tiền: Hình 3.6 Mẫu bảng kê chi - VND
Phiếu nộp tiền: Hình 3.2, hình 3.9 Mẫu phiếu nộp tiền Lệnh chi: Hình 3.4 Mẫu lệnh chi
Biên lai nhận tiền: Hình 3.5 Mẫu biên lai nhận tiền Phiếu hạch toán: Hình 3.3 Mẫu phiếu hạch toán Ủy nhiệm chi: Hình 3.7 Mẫu ủy nhiệm chi Lệnh chuyển có: Hình 3.8 Mẫu lệnh chuyển có
b) Quy trình luân chuyển các chứng từ trong huy động tiền gửi
Chứng từ được luân chuyển giữa các cá nhân, bộ phận liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ tiền gửi phát sinh.
(1) (4a) (sai) (2) (3) (4b) (đúng) (7a) (sai) (6) (7b) Chứng từ Kế toán viên Kiểm soát chứng từ
Kiểm soát viên
Kiểm soát chứng từ
Ghi sổ, chuyển bộ phận ngân quỹ thu, chi
(1) Khách hàng điền vào các chứng từ phải điền, liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi mình muốn tiến hành.
(2) Chứng từ được chuyển cho KTV
(3) KTV kiểm tra chứng từ xem có sai sót ở yếu tố nào hay không
(4a) Nếu chứng từ không hợp lệ, KTV trả lại cho khách hàng, yêu cầu khách hàng điền lại
(4b) Chứng từ hợp lệ chuyển kiểm soát viên
(6) Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra lại chứng từ
(7a) KSV thấy chứng từ không hợp lệ, trả lại KTV , đề nghị khách hàng cung cấp lại chứng từ.
(7b) Chứng từ hợp lệ, KTV tiến hành ghi sổ, nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì đồng thời chuyển bộ phận ngân quỹ thu, chi tùy trường hợp.
c) Bộ máy kế toán bộ phận tiếp nhận và thanh toán tiền gửi
* Bộ phận thanh toán viên, thủ quỹ, cán bộ tín dụng… mà chủ yếu là các thanh toán viên đóng vai trò là người kiểm soát trước, thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng.
Nội dung kiểm soát trước bao gồm: - Tính hợp lệ của chứng từ
- Tính hợp pháp của chứng từ
- Kiểm soát điều kiện thực hiện: kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi, số dư hạn mức được phép chi trả.
+ Nhân viên thủ quỹ: là người có trách nhiệm kiểm đếm, xuất quỹ chi trả hoặc nhận tiền nộp vào, tùy theo từng trường hợp cụ thể
+ Kiểm soát sau: do kiểm soát viên hoặc lãnh đạo ở cấp cao hơn thực hiện tùy vào loại nghiệp vụ, thời điểm.
- Kiểm soát viên thanh toán, có nhiệm vụ kiểm tra lại các nội dung kiểm soát trước, kiểm soát chữ ký của thanh toán viên so với mẫu đăng ký.
- Đối với kiểm soát viên của ngân quỹ: kiểm tra các nội dung giống như kiểm soát thanh toán, kiểm tra chữ ký của thủ quỹ ở chứng từ tiền mặt.
* Về tài khoản sử dụng:
Về cơ bản, các tài khoản tổng hợp chi nhánh cũng sử dụng hệ thống tài khoản được NHNN ban hành theo các quyết định như trên phần lý luận.
Riêng quy định về tài khoản tiền gửi của khách hàng được quy định cụ thể như sau:
- Hệ thống xây dựng mã tài khoản các loại tiền gửi trên sổ cái và số hiệu tài khoản tiền gửi của khách hàng độc lập nhau.
- Khi khách hàng mở tài khoản, sau khi giao dịch viên nhập đầy đủ các thông tin, hệ thống sẽ tự động cung cấp số tài khoản theo thứ tự.
- Cấu trúc số hiệu tài khoản tiền gửi khách hàng bao gồm 15 chữ số: 4 số đầu tiên là mã chi nhánh giao dịch, 4 số tiếp theo là mã sản phẩm tiền gửi, 6 số tiếp là số thứ tự của tài khoản, chữ số cuối cùng là số bảo mật của hệ thống. Số hiệu tài khoản của khách hàng là duy nhất trên toàn hệ thống.
Tùy theo từng chi nhánh ngân hàng, loại tiền, từng đối tượng như các nhân hay tổ chức, từng kỳ hạn tiền gửi, tài khoản VND hay ngoại tệ lại có một mã riêng, ví dụ như, đầu tài khoản của Eximbank Cầu Giấy là 04:
Bảng 3.4 Ký hiệu đầu tài khoản tiền gửi tại Eximbank Cầu Giấy
Loại hình tiền gửi Đầu tài khoản
1. Tiền gửi của khách hàng cá nhân
- Không kỳ hạn 04-1484
- Có kỳ hạn 04-6484
- Tiền gửi bằng ngoại tệ 04-6688
- Tài khoản thanh toán thẻ 04-2484
2. Tiền gửi của khách hàng tổ chức
- Không kỳ hạn 041485
Loại hình tiền gửi Đầu tài khoản
Tiền gửi của khách hàng cá nhân
- Không kỳ hạn: Nguyễn Văn Minh 04-1484-1004267
- Có kỳ hạn: Hoàng Phương Nam 04-6484-1038920 - Tiền gửi bằng ngoại tệ: Lê Thị Hoa 04-6688-1043526