3.1.5.1 Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức thực hiện theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01
3.1.5.2 Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tập trung tại công ty, dưới các công trường chỉ có một kế toán đội làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ, lập bảng kê gửi về công ty. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Công tác kế toán được thực hiện bằng máy vi tính sử dụng phần mềm SAS (SongDa Accounting System).
Hiện nay hệ thống tài khoản kế toán công ty sử dụng bao gồm các tài khoản theo quy định của chế độ và các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung mà công ty áp dụng bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp : Sổ Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Các tờ kê thanh toán …
- Sổ kế toán chi tiết: tài sản cố định, vật liệu, chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình…..
Đến thời điểm khóa sổ lập Báo cáo tài chính Công ty đã in đầy đủ Báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toàn chi tiết.
(1) (1) (4) Kế toán NKC văn phòng Kế toán quản trị theo
dõi tại VP Kế toán công trình Nhập dữ liệu vào máy Lưu trữ chứng từ Thủ quỹ, kế toán NHàng 45
(3)
(2)
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính
Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng có giao diện nền như sau:
Màn hình 1: Giao diện nền phần mềm kế toán.
Tại giao diện màn hình nền vào mục “Nhập chứng từ” màn hình nhập liệu hiện ra
Phần nhập chứng từ được chia thành 9 loại để nhập các loại chứng từ khác nhau: Tổng hợp, Nhập vật tư, Xuất vật tư, Bán hàng, Kết chuyển, Tăng tài sản, Giảm tài sản, Đánh giá lại, Trích khấu hao. Để thuận tiện cho việc nhập chứng
Tại ô: “Số hiệu” nhập số hiệu chứng từ được ghi trên phiếu hạch toán dùng để nhập liệu.
Tại ô “Ngày CT” Nhập ngày ghi trên chứng từ.
Tại ô: “Ngày ghi sổ” nhập ngày ghi trên phiếu hạch toán, theo mặc định Ngày chứng từ sẽ trùng với Ngày ghi sổ.
Tại ô: “Bộ phận” Nhập tên chủ công trình hoặc tổ, đội tuỳ loại chứng từ. Tại ô: “Diễn giải” nhập nội dung thanh toán chi phí phát sinh đưa trên nội dung của phiếu hạch toán.
T i ô: “Tài kho n ” nh p s hi u tài kho n liên quan n nghi p v phát
sinh.
T i ô: “Mã S ” nh p mã s n ph m công trình liên quan các chi phí phát sinh
Tại ô: “Phát sinh Có” nhập tổng số tiền phát sinh trên phiếu hạch toán đối ứng với TK phát sinh Có.
Tại ô “Phát sinh Nợ” nhập tổng số tiền phát sinh trên phiếu hạch toán đối ứng với TK phát sinh Nợ.
Cuối cùng chọn ô “Ghi” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G Nếu muốn ghi thêm nghiệp vụ thì chọn ô “ Thêm “
Chứng từ sau khi nhập dữ liệu vào máy xong được đóng theo tháng và bàn giao cho kế toán tổng hợp quản lý và lưu trữ. Khi bàn giao chứng từ giữa các bộ phận phải có ký nhận.
3.1.5.3 Các chế độ kế toán đang áp dụng ở Công ty
Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn được ghi nhận và lập báo cáo theo đồng Việt Nam
(VND), phù hợp với quy định tại Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2011
Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó đến thời điểm lập Báo cáo tài chính, phù hợp với quy định của Chuẩn mực kế toán số 24 – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. - Phương phán tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai và hạch toán thuế Giá trị gia tăng ( GTGT)
Công ty thực hiện việc kê khai và hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
Nguyên tắc ghi nhận và khâu hao TSCĐ
TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đối với cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình (phần mềm kế toán)..
3.2 Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01
3.2.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắptại Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 tại Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01
Tại Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01, đối tượng kế toán tập hợp chi phí được xác định là CT, HMCT. Mỗi đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất. Các sổ chi tiết này sẽ được tổng hợp theo từng tháng và được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Chi phí sử dụng máy thi công được theo dõi theo các yếu tố: Chi phí nhân công sử dụng máy, chi phí vật liêu công cụ dụng cụ sử dụng máy, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao máy thi công và chi phí bằng tiền khác. Chi phí sản xuất chung được theo dõi theo các yếu tố: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
3.2.1.2 Đối tượng tính giá thành sản phẩm
Do đặc điểm ngành XDCB là sản xuất phân tán, sản phẩm xây dựng mang tính đơn chiếc, mỗi công trình, hạng mục công trình gắn với một địa điểm nhất định… nên công ty xác định đối tượng tính giá thành là công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành bàn giao hoặc khối lượng công tác xây lắp có điểm dừng kỹ thuật hợp lý được thanh toán.
Kỳ tính giá thành mà công ty thực hiện là theo từng tháng. Song tùy thuộc vào thời điểm bàn giao CT, HMCT đã được quy định trong hợp đồng mà công ty có thể thực hiện kỳ tính giá thành sản phẩm khác nhau.
3.2.2 Nguyên t c h ch toán chi phí s n xu t t i Công ty C ph n Sông
à 1.01
Công ty sử dụng phần mềm kế toán của riêng Tổng công ty Sông Đà do Trung tâm UNESCO Phát triển Công nghệ Thông tin (UCDIT) xây dựng. Mỗi
đối tượng tập hợp chi phí đều được mã hoá trên máy vi tính theo ký hiệu thống nhất sử dụng trong toàn công ty. Ví dụ công trình Nhà máy xi măng Hạ Long có mã sản phẩm là SP01, công trình khu đô thị An Khánh có mã sản phẩm là SP03. Tại mỗi công trình, các hạng mục cũng được mã hoá bằng cách đánh số thứ tự 01, 02, 03….Ví dụ hạng mục Nhà Hành chính ở công trường Nhà máy xi măng Hạ Long có mã là 01.
Đối với việc mã hóa TK: các tài khoản mà công ty sử dụng theo đúng quy định của nhà nước. Các tài khoản chi tiết được mở tuỳ theo điều kiện cụ thể. Riêng đối với các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm được mở chi tiết theo mã sản phẩm.
Ví dụ: Tài khoản phản ánh chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp của công trường Nhà máy xi măng Hạ Long, hạng mục Nhà Hành chính là TK 6210101.
Công tác kế toán của Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 được thực hiện trên máy vi tính và một phần thủ công. Chẳng hạn, phần hành kế toán tiền lương thực hiện thủ công. Do vậy công việc kế toán quan trọng nhất là việc thu thập xử lý, phân loại chứng từ, định khoản kế toán và nhập dữ liệu vào máy. Thông tin đầu ra (sổ sách, báo cáo kế toán…) đều do máy tự xử lý thông tin, thống kê tập hợp trên cơ sở số liệu đầu vào.
Đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, trình tự kế toán trên máy được thực hiện như sau:
+ Định kỳ 10 - 15 ngày kế toán công trình quyết toán chứng từ về công ty bao gồm các hoá đơn, bảng quyết toán chi phí, phiếu nhập kho xuất kho… Kế toán quản trị công trình tại văn phòng công ty nhận chứng từ, kiểm tra và lập phiếu hạch toán trên đó có ghi định khoản. Thủ quỹ sau khi thu, chi xong, ký và bàn giao chứng từ cho kế toán Nhật ký chung văn phòng theo định kỳ 5 ngày một lần. Kế toán quản trị công trình, kế toán nhật ký chung văn phòng sau khi đã kiểm tra chứng từ và hoàn tất thủ tục tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
+ Cuối tháng kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao TSCĐ, phân bổ cho các đối tượng liên quan; kế toán tiền lương căn cứ các chứng từ liên quan lập bảng thanh toán lương và nhập số liệu vào máy.
+ Các bộ chứng từ sau khi đã nhập liệu được bàn giao cho kế toán tổng hợp lưu giữ và quản lý. Kế toán tổng hợp cuối tháng kiểm tra và hạch toán xác định doanh thu, phân bổ chi phí quản lý công ty, xác định giá vốn, lãi lỗ các CT; đối chiếu kiểm tra số liệu và thực hiện các bút toán điều chỉnh, khoá sổ, kết chuyển; lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị định kỳ hoặc đột xuất.
Do công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình nên trong khuôn khổ luận văn này, em chọn công trình Nhà máy Xi măng Hạ Long để trình bày quy trình tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
Mã số: 01
Chỉ huy trưởng công trình (CHT) :Phạm Xuân Niệm. Kỳ tính giá thành : Tháng 12 năm 2011
Công trình này được Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 tiến hành thi công trực tiếp.
3.2.3 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất
3.2.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty Cổ phần Sông đà 1.01 bao gồm các chi phí nguyên vật liệu dùng cho hoạt động thi công xây lắp .
Nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở công ty bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu chính: Gạch ngói, xi măng, sắt thép, đá, cát sỏi... - Chi phí nguyên vật liệu phụ: Vôi, sơn, đinh, dây thừng…
- Chi phí vật liệu kết cấu: kèo vột, khung, tấm panen đúc sẵn… - Chi phí công cụ dụng cụ: Cốp pha, ván đóng khuôn..
- Chi phí vât liệu trực tiếp khác
* Chứng từ: Trong kế toán chi phí nguyên vật liệu công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
-Phiếu nhập kho(Mẵu 01-VT) -Phiếu mua hàng(Mẫu 08- VT) -Hoá đơn thuế GTGT
-Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT) -Phiếu điều chuyển nội bộ -Phiếu nhập kho xuất thẳng -Các chứng từ liên quan khác
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí trực tiếp, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng (từ 60% - 65%), vì vậy việc hạch toán chính xác, đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lý hạ giá thành sản phẩm xây dựng.
Công ty áp dụng phương pháp “kê khai thường xuyên “ để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ở kho áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, cụ thể như sau:
Trước hết, ở phòng kinh doanh tổng hợp căn cứ vào dự toán, kế hoạch tiến độ thi công của từng CT và yêu cầu của chỉ huy trưởng CT, lập kế hoạch cung ứng vật tư trình Giám đốc công ty phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch, Giám đốc giao nhiệm vụ cho đội vật tư. Đội vật tư liên hệ tìm nhà cung cấp để Giám đốc ký hợp đồng kinh tế.
Công ty không tổ chức kho tập trung mà mỗi công CT đều có một kho riêng. Căn cứ hợp đồng kinh tế và kế hoạch vật tư, đội vật tư nhận vật tư của nhà cung cấp, nhập kho cho CT hoặc đưa thẳng vào công trường không nhập kho.
Khi vật liệu về nhập kho, thủ kho công trường và người giao vật liệu kiểm tra đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, đồng thời căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên gửi về phòng kế toán .
Công ty tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho (Trị giá nguyên vật liệu xuất kho có bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ). Căn cứ vào số lượng, đơn giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ tính đến thời điểm xuất kho để tính đơn giá và trị giá nguyên vật liệu xuất kho tại thời điểm xuất.
Đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ +
Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ tính đến thời điểm xuất kho =
Số lượng vật tư
tồn kho đầu kỳ +
Số lượng vật tư nhập trong kỳ tính đến thời điểm xuất kho
Ví dụ: Ta có nghiệp vụ xuất kho vât liệu ngày 31/12/2011 tại công trình nhà máy xi măng Hạ Long như sau:
Công ty Cổ phần Sông Đà 1.01 Địa chỉ: 52 Kim Mã-Ba Đình-Hà Nội
Tel: 043.7339960 Fax: 043.7339959
Mẫu sổ 02 - VT
Ban hanh theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trương BTC
PHIẾU XUẤT KHO Số: 23
TK Nợ: 621 TK Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Đinh Văn Trọng
Lý do xuất: để xây hạng mục nhà hành chính
Xuất tại kho: Kho công trường nhà máy xi măng Hạ Long
ĐVT: Đồng T T Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực lĩnh 1 Xi măng trắng kg 2.500 2.500 2.500 6.250.000 Cộng 6.250.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 53
Chỉ huy trưởng (ký và ghi rõ họ tên) Phạm Xuân Niệm Kế toán trưởng (ký và ghi rõ họ tên) Bùi Đức Quang Người nhận hàng (ký và ghi rõ họ tên) Đinh Văn Trọng Thủ kho (ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Chí Hiếu
Trong tháng 12/2011 ta có bảng theo dõi tình hình nhập xuất tồn xi măng trắng như sau (ĐVT: Tấn):
Bảng 3.4: Tình hình nhập xuất tồn xi măng trắng ST T Ngày tháng Diễn giải Đơn giá (1000đ) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1 1/12 Tồn đầu tháng 2 3/12 Nhập kho 2.400 2,5 6.000 2,5 6.000 3 25/13 Nhập kho 2.600 2,5 6.500 5,0 12.500 4 31/12 Xuất kho 2.500 2,5 6.250 2,5 6.250 Cộng 5,0 12.500 2,5 6.250 2,5 6.250
Trị giá vốn xi măng trắng xuất dùng được xác định vào ngày 31/12 là: Trị giá vốn Số lượng Đơn giá bình quân của xi măng = xi măng x gia quyền tại thời xuất dùng xuất kho điểm xuất kho
Trong đó: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế xi măng tồn đầu tháng + Trị giá thực tế xi măng nhập đến 31/12 Số lượng vật tư tồn kho đầu tháng + Số lượng xi măng