Petrolimex.
2.2.1. Quá trình quản lý. a. Sản phẩm của công ty
Công ty cổ phần gas Petrolimex có mặt hàng kinh doanh chủ yếu là gas hoá lỏng (LPG) chiếm trên 93% tổng giá trị sản phẩm kinh doanh. LPG là một nguồn nhiên liệu sạch, rất tiện lợi và có công dụng cao với tiềm năng và thị trường ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên đây cũng là một sản phẩm đòi hỏi đầu tư về mặt kỹ thuật công nghệ và độ an toàn cao, vì vậy công ty luôn chú trọng đầu tư cho những công nghệ mới nhất, kiểm soát an toàn nhất, có cấp độ tự động hoá cao như: hệ thống kiểm soát rò rỉ và đo nhiệt độ, báo cháy tự động, kiểm soát mức gas hoá lỏng trong bồn từ xa với mục đích đem những sản phẩm an toàn và tốt nhất đến với khách hàng, cũng như bảo đảm an toàn cho cán bộ công nhân viên làm việc tại các xưởng sản xuất của công ty. Sản phẩm LPG được cung cấp đến cho khách hàng dưới hại dạng là gas bình và gas rời:
- Đối với gas rời: Với loại gas này thì việc vận chuyển sẽ được thoả thuận của cả hai bên, gas rời thường được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Gas rời chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, các tổng đại lý hoặc chi nhánh của công ty.
- Đối với gas bình: Gas rời sau khi được đóng nạp theo qui trình kỹ thuật tại kho gas và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới các dạng gas bình 9kg, 12kg, 13kg, 48kg. Mặt hàng này được cung cấp chủ yếu cho các khách hàng bán lẻ và người tiêu dùng trực tiếp.
Vì sản phẩm kinh doanh của công ty là gas hoá lỏng nên công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt đó là vỏ bình gas. Khi khách hàng mua gas không chỉ thanh toán số tiền cho mặt hàng gas mà còn phải đặt cược tiền cho vỏ bình gas và vỏ bình gas này còn được tính khấu hao trong vòng 15 năm do vỏ bình gas có giá trị lớn.
Ngoài sản phẩm chính là gas hoá lỏng, để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh đồng thời hỗ trợ cho việc thúc đẩy tiêu thụ mặt hàng chính, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh thêm một số mặt hàng như bếp gas, thiết bị phụ kiện, thực hiện liên doanh với hai công ty taxi gas (Hà Nội và Tp Hồ Chí Minh) để phát triển thị trường ôtô sử dụng nhiên liệu gas, liên doanh với công ty PMG để sản xuất vỏ bình gas...
b. Quản lý công nợ phải thu
Do gas là mặt hàng khá phổ biến và thị trường tiêu thụ rất rộng nên mạng lưới khách hàng của công ty cũng rất đa dạng, từ những khách hàng là những tổ chức lớn đến những khách hàng nhỏ lẻ, từ những khách hàng công nghiệp đến khách hàng tiêu dùng đều cần sản phẩm của công ty. Quản lý công nợ phải thu thực tế là quản lý sản phẩm hàng hoá bán cho khách hàng, theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng và quản lý những khoản nợ khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Quá trình này tại công ty cổ phần gas
Petrolimex được phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm quản lý. Bộ máy kế toán tài chính của công ty gas Petrolimex có cơ cấu tổ chức như sau:
Công ty cổ phần gas Petrolimex là một công ty lớn có địa bàn hoạt động rộng, có nhiều chi nhánh trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ công ty khác nhau nên công ty đã tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trong đó phòng tài chính kế toán thuộc khối văn phòng công ty đặt tại trụ sở chính của công ty có 13 người bao gồm trưởng phòng kế toán (cũng là kế toán trưởng toàn công ty), 2 phó phòng kế toán, 1 kế toán tổng hợp và còn lại là kế toán chi tiết (kế toán chi tiết gồm kế toán chi phí, kế toán tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả,...). Riêng kế toán công nợ phải thu được giao trách nhiệm cho 2 nhân viên kế toán chi tiết công nợ phải thu theo dõi cụ thể và kế toán tổng hợp theo dõi chung. Kế toán công nợ phải thu theo dõi các khoản phải thu trên tài khoản 131 "phải thu khách hàng".
KẾ TOÁN TRƯỞNG CÔNG TY PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN CÔNG TY
PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN CÔNG TY
Phòng kế toán chi nhánh Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh Sài Gòn Phòng kế toán chi nhánh Cần Thơ Phòng kế toán chi nhánh Hải Phòng
Nhân viên kinh tế Kho Đức Giang
Nhân viên kinh tế cửa hàng bán lẻ Quản trị tài chính Kế toán kiểm tra Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết
- TK 131 "phải thu khách hàng" là tài khoản phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho công ty khi công ty đã giao hàng hoặc đã ứng trước tiền hàng khi nhập hàng về. Đối với công ty cổ phần gas Petrolimex những khoản phải thu khách hàng của công ty là những khoản tiền khi khách hàng nhận hàng về nhưng chưa phải trả tiền ngay và theo chế độ kế toán hay chính sách thu tiền hàng của công ty, khách hàng của công ty có quyền trả tiền sau khi nhận hàng từ 15 đến 30 ngày (tính từ ngày kế toán nhận được hoá đơn bán hàng) tuỳ theo đối tượng khách hàng. Do thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty rộng khắp trên toàn quốc nên đối tượng khách hàng của công ty cũng rất nhiều và cũng rất đa dạng. Để tiện theo dõi kế toán viên đã chia đối tượng khách hàng của công ty thành hai loại đó là khách hàng công nghiệp và những khách hàng gas bình.
+ Khách hàng công nghiệp là những khách hàng mua gas với khối lượng nhiều. Đây thường là những tổ chức kinh tế lớn sử dụng gas làm nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra những sản phẩm khác phục vụ cho đời sống xã hội. Những khách hàng công nghiệp của công ty thường là các tổng đại lý thành viên, các công ty xăng dầu như công ty xăng dầu Hà Nam Ninh, chi nhánh xăng dầu Ninh Binh, công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.... Sản phẩm gas chủ yếu mà khách hàng công nghiệp mua vào là các sản phẩm gas rời. Đối với đối tượng khách hàng công nghiệp thì thời hạn định mức để trả hết khoản tiền hàng là từ 30 đến 60 ngày. Thời hạn này được thoả thuận khi hai bên ký hợp đồng mua bán với nhau, và mỗi bên sẽ phải thực hiện nghĩa vụ của mình theo đúng hợp đồng đã ký. Thường định mức thời hạn bán chịu tối đa là 30 ngày nhưng đối với những khách hàng có uy tín, là bạn hàng của công ty lâu năm thời hạn này có thể kéo dài đến 60 ngày.
+ Khách hàng gas bình: đây là những khách hàng bán lẻ và những tổng đại lý ngoài ngành như tổng đại lý Biển Đông, Tổng đại lý Hà Linh, tổng đại
lý Tuyên Quang...Gas rời qua quá trình đóng nạp vào bình sẽ được xuất bán cho những đại lý, tổng đại lý này sau đó sẽ được các đại lý bán ra cho những người tiêu dùng cuối cùng là những hộ gia đình, những cửa hàng, những công ty không dùng gas vào mục đích sản xuất. Thời hạn thu tiền định mức mà công ty đặt ra đối với khách hàng gas bình là từ 15 đến 30 ngày. Thời hạn định mức này nhỏ hơn so với thời hạn định mức cho khách hàng công nghiệp do khối lượng hàng mà khách hàng gas bình mua vào ít hơn, vòng quay hàng hoá nhanh hơn và quan trọng hơn những khách hàng này về mặt uy tín không được đảm bảo như các khách hàng công nghiệp, khả năng dẫn đến các khoản phải thu khó đòi cao hơn và từ đó rủi ro tổn thất nợ khó đòi dễ xảy ra.
Kế toán viên theo dõi công nợ phải thu cho từng khách hàng cụ thể theo
bảng sau:
Công nợ phải thu tại văn phòng công ty cổ phần gas Petrolimex Từ ngày 01/N/M đến ngày 31/N/M
Mã KH Tên KH Đầu kỳ Ps_Nợ Ps_Có Dư Nợ Dư có
Khi các nghiệp vụ mua bán diễn ra, phát sinh các khoản phải thu kế toán công nợ phải thu sẽ định khoản và phản ánh vào tài khoản 131 “phải thu khách hàng”. Sau đó sẽ được ghi chép vào sổ kế toán chi tiết như bảng trên. Còn đối với những công ty mới thì quá trình quản lý công nợ phải thu bắt đầu ngay khi công ty chuẩn bị ký hợp đồng. Trước khi công ty ký hợp đồng với khách hàng mới thì nhân viên tài chính phải tiến hành thẩm định tài chính của khách hàng từ đó mới đưa ra quyết định về định mức công nợ. Định mức công nợ tối thiểu là 15 ngày và tối đa là 60 ngày tuỳ theo tình hình tài chính của khách hàng. Và công ty luôn đưa ra chính sách chiết khấu thoả đáng khi khách hàng công ty có thể trả tiền trước hạn.
xuyên tiếp xúc với khách hàng đồng thời theo dõi sự biến động tài chính của khách hàng để kịp thời có biện pháp xử lý khoản phải thu khi khách hàng của công ty có những biến động xấu trong hoạt động kinh doanh. Khi hạn thu nợ gần đến mà khách hàng vẫn chưa trả cho công ty thì nhân viên của công ty phải tiến hành các biện pháp để có thể thu tiền đúng hạn nhằm tránh những rủi ro không thu được nợ, giảm chi phí xử lý khi những khoản phải thu này trở thành khoản nợ quá hạn.