2.3.1. Các khoản nợ khó đòi đã xử lý
Quá trình xử lý nợ khó đòi tại công ty cổ phẩn gas Petrolimex cũng được áp dụng theo đúng trình tự xử lý nợ khó đòi đã được chuẩn hoá theo chuẩn mực của bộ thương mại. Trong quá trình quản lý công nợ phải thu khi phát hiện ra các khoản phải thu có vấn đề, người làm công nợ phải thu sẽ phải có những biện pháp xử lý kịp thời như: gọi điện, gửi công văn đến tận trụ sở của khách hàng để thúc giục khách hàng trả nợ. Khi đến hạn thanh toán mà khách hàng vẫn chưa trả được nợ thì kế toán công nợ phải thu sẽ phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo chế độ kế toán.
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ Những khoản nợ từ 3 năm trở lên coi như không có khả năng thu hồi và phải xử lý tài chính như các khoản nợ không có khả năng thu hồi sẽ được nêu sau đây.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản dự phòng:
Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các qui định như trên:
Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp không phải trích lập.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ khó đòi thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải hoàn nhập dự phòng phần chênh lệch vào thu nhập khác.
Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi thì doanh nghiệp phải xử lý tài chính như sau:
Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).
nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Cuối năm 2005 nhận thấy tình hình hoạt động của một số khách hàng không được khả quan, kế toán công nợ phải thu của công ty đã trích lập dự phòng cho những khoản nợ khó đòi. Số dư cuối năm 2005 của “dự phòng các khoản phải thu khó đòi” là -4841430762. Đây là một con số khá lớn, điều này cho thấy hiệu quả quản lý công nợ phải thu của công ty chưa cao. Trong năm 2006 công ty đã xử lý 2 trường hợp nợ phải thu khó đòi:
Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006
Tài khoản 13112 Phải thu khách hàng – TĐL, ĐL ngoài ngành
Trường hợp 1: với khách hàng là đại lý gas Nguyễn Nhật Ánh
Mã khách: 12002041 Đại lý gas Nguyễn Nhật Ánh
Dư nợ đầu kỳ: 20,000,000 PS nợ trong kỳ
PS có trong kỳ: 20,000,000 Dư nợ cuối kỳ
Chứng từ Diễn giải TK_đư Ps_nợ Ps_có
31/12/200_PK1 115 HT xử lý công nợ đl gas Nguyễn Nhật Ánh 139 20,000,000
Trường hợp 2: Đối với khách hàng là đại lý gas Bành Kỳ Phương
Mã khách hàng : 12002011 Đại lý Bành kỳ Phương
Dư nợ đầu kỳ: 5,886,994 PS nợ trong kỳ
PS có trong kỳ: 5,886,994 Dư nợ cuối kỳ
Chứng từ Diễn giải TK_đư Ps_nợ Ps_có
31/12/200_PK1 116 HT xử lý công nợ ĐL Bành Kỳ Phương 139 5,886,994
Khoản “phải thu khách hàng” của hai đại lý Bành Kỳ Phương và Nguyễn Nhật Ánh đã quá hạn thanh toán từ lâu (quá hạn trên 3 năm), công ty không thể thu hồi được khoản nợ này nên trong năm 2006 đã tiến hành xử lý theo đúng chế độ. Kế toán công nợ phải thu đã lấy dự phòng phải thu khó đòi trích lập từ năm trước (cuối năm 2005), bù đắp vào hai khoản phải thu khó đòi này.
2.3.2. Hiệu quả đạt được.
Bất cứ công ty nào khi đã tham gia vào thị trường kinh doanh đều mong muốn có một báo cáo tài chính lành mạnh nhất là đối với những công ty cổ phần, vì thế họ luôn quan tâm tới các khoản nợ phải thu để tránh xảy ra rủi ro tổn thất phải thu khó đòi. Công ty cổ phần gas Petrolimex đã trở thành công ty cổ phần từ năm 2003 nên công ty rất chú trọng đến công tác quản lý công nợ và xử lý nợ khó đòi. Công ty luôn tìm mọi cách quản lý các khoản phải thu không để nó quá hạn. Do trong quá trình hoạt động công ty luôn theo dõi sát sao hoạt động của khách hàng, đồng thời luôn có những biện pháp thu tiền hợp lý khi sắp đến hạn thanh toán của khách hàng nên công ty rất ít khi phải xử lý nợ khó đòi. Tuy nhiên để tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá cho công ty, công ty đã đưa ra những chính sách nới lỏng những tiêu chuẩn tín dụng cho các khách hàng nên rủi ro dẫn tới nợ khó đòi cao. Năm 2006 công ty đã phải xử lý 2 khoản nợ khó đòi và đã xử lý xong. Sau khi trích từ dự phòng bù đắp cho nợ khó đòi, tức là công ty đã xoá nợ cho khách hàng, công ty vẫn tiếp tục theo dõi hoạt động của khách hàng vào tài khoản ngoại bảng để về sau có thể có cơ hội thu hồi nợ khi khách hàng có thể trả được (khi khách nợ có khả năng phát triển), và khoản thu hồi về sau này sẽ được kế toán hạch toán vào “thu nhập
khác”.
2.3.3. Hạn chế trong việc xử lý nợ khó đòi.
Căn cứ vào những văn bản pháp lý và được cơ quan có thẩm quyền cho phép, doanh nghiệp đã xử lý các khoản nợ khó đòi như đã nêu ở trên. Công ty đã xử lý thành công 2 khoản nợ khó đòi trên nhưng trên thực tế năm 2005 công ty đã trích lập dự phòng lên tới trên 4 tỷ đồng trong khi công ty mới xử lý được 2 khoản nợ khó đòi với tổng giá trị xử lý được là gần 26 triệu đồng. Như vậy công ty vẫn còn khá nhiều những khoản nợ khó đòi trong năm 2005 chưa xử lý được.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ GIẢI PHÁP XỬ LÝ NỢ KHÓ ĐÒI
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
3.1. Kiến nghị về quản lý công nợ phải thu
Thực tế từ công ty cổ phần gas Petrolimex cũng như các công ty đã đang và sẽ được cổ phần hoá ta nhận thấy việc quản lý công nợ phải thu hiện nay vẫn chưa được thống nhất trong doanh nghiệp gây ra nhiều bất cập trong quản lý làm gia tăng các khoản nợ phải thu khó đòi. Sự bất cập này chủ yếu là do chính sách kinh doanh của doanh nghiệp, chưa thống nhất được sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận. Ngoài ra còn do năng lực quản lý công nợ phải thu trong doanh nghiệp cũng như khả năng phân tích
tài chính của bạn hàng của cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên khi chú ý hơn đến công tác quản lý công nợ phải thu thì chúng ta có thể giảm được những khoản nợ khó đòi làm giảm chi phí khi xử lý các khoản nợ đó. Sau đây em xin đưa ra một số kiến nghị trong công tác quản lý công nợ phải thu:
3.1.1. Điều chỉnh chính sách kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tối đa hoá lợi nhuận của mình thì doanh nghiệp luôn quan tâm tới các chính sách nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm như các chính sách về giá, chính sách về phân phối, chính sách bán hàng.... Trong đó chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất tới các khoản phải thu của doanh nghiệp và sự kiểm soát của giám đốc tài chính. Quyết định chính sách bán chịu gắn liền với việc đánh đổi giữa chi phí liên quan đến khoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hoá. Điều đó tức là nó liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá thì sẽ mất cơ hội bán hàng, do đó mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi nợ cũng gia tăng. Vì vậy công ty cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Khoản phải thu của công ty nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của công ty. Để kiểm soát các khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro, giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh các khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm các khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự
đánh đổi này. Liên quan đến chính sách bán chịu chúng ta sẽ lần lượt xem xét các quyết định như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu và chính sách và quy trình thu nợ.
a. Quyết định tiêu chuẩn bán chịu của doanh nghiệp
Như đã nêu ở phần 1.2.2.1. tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không có phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì chính sách bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác động kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan tới khoản phải thu tăng thêm đó, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vấn đề đặt ra là khi nào công ty nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào công ty không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu?
Đối với công ty cổ phần gas Petrolimex, doanh số bán hàng của công ty đã tăng lên trong năm 2005 so với năm 2004 đồng thời các khoản phải thu của công ty cũng tăng lên rõ rệt trong năm 2005 khi mà sự khan hiếm nhiên liệu diễn ra trong năm 2005 đẩy giá sản phẩm gas tăng lên. Khi giá gas tăng đúng ra lượng tiêu thụ gas phải giảm xuống nhưng công ty lại đẩy mạnh tiêu thụ cho thấy công ty đã có những điều chỉnh trong chính sách, đặc biệt là chính sách bán chịu. Đối tượng khách hàng của công ty có những tiêu chuẩn thấp hơn trước nên công ty đã thu hút thêm nhiều khách hàng. Vì khách hàng nhiều mà tiêu chuẩn tín dụng thấp nên công ty sẽ gặp và xử lý nhiều khoản nợ khó đòi. Hiện nay công ty đã phải trích lập dự
phòng phải thu khó đòi, điều này chứng tỏ chính sách bán hàng của công ty đã có tác động đẩy mạnh tiêu thụ song đồng thời cũng làm tăng rủi ro xuất hiện khoản phải thu quá hạn, tăng rủi ro tổn thất nợ khó đòi. Chính sách bán hàng của công ty như thế là khá lỏng, do đó, công ty không cần phải nới lỏng thêm chính sách bán chịu nữa.
b. Quyết định điều khoản bán chịu
Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Ví dụ điều khoản bán chịu là “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% chiết khấu khi trả tiền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoá đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn. Về điều khoản này, tại công ty cổ phần gas Petrolimex, các cán bộ tài chính đã áp dụng rất tốt, thời hạn thanh toán mà công ty áp dụng cho khách hàng là tư 15 đến 60 ngày tuỳ theo từng đối tượng khách hàng. Tuy nhiên công ty chưa áp dụng triệt để chính sách chiết khấu khi khách hàng thanh toán trước hạn, vì thế các khoản phải thu của công ty vẫn bị tồn đọng và công ty phải thường xuyên đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn. Bên cạnh việc ra chính sách bán hàng sao cho hiệu quả công ty cần linh động thay đổi thời hạn bán chịu, thay đổi tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng khi có những biến động tài chính trong công ty khách hàng, hay những biến động kinh tế thị trường tác động đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Sự thay đổi này sẽ tác động tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu, tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ kích thích người mua trả tiền sớm hơn để lấy chiết khấu, do đó, giảm được kỳ thu tiền bình quân, kết quả là giảm chi phí đầu tư khoản phải thu. Song sẽ giảm doanh thu ròng, do đó giảm lợi nhuận. Đối với công ty cổ phần gas Petrolimex việc thay đổi này tuỳ theo
tình hình biến động của thị trường các sản phẩm nguyên, nhiên liệu. Công ty sẽ phải luôn xem xét việc giảm các khoản phải thu với tăng doanh số bán hàng.
3.1.2. Tăng cường đào tạo nghiệp vụ và nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại nhân viên trong quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại
Chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý tài chính là nhân tố quan trọng bậc nhất trong hệ thống kiểm soát nợ thương mại của doanh nghiệp. Trên thực tế, các quan hệ tín dụng thương mại giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng trở nên đa dạng phức tạp, tạo thành chuỗi dây xích và có ảnh hưởng khkông chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng tới toàn bộ nền kinh tế. Việc mất khả năng thanh toán của nhiều doanh nghiệp có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, thậm chí gây ra phản ứng phá sản dây chuyền. Trong các doanh nghiệp có người chưa quan tâm thích đáng đến công tác quản lý nợ, xem đây như một góc nhỏ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó trước hết cần phải có các biện pháp bồi dưỡng kiến thức, thông tin, đào tạo cho cán bộ quản lý và cán bộ tài chính về công tác quản lý nợ.
Do chưa quan tâm đúng mức tới công tác quản lý tín dụng nên hầu