2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty
Cùng với đường lối đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, ngành giao nhận ngoại thương cũng đang trên bước đường hội nhập với ngành giao nhận thế giới. Một trong những bước phát triển lớn trong hoạt động giao nhận vận tải hiện đại là hoạt động Logistics. Tại VN với một quốc gia cĩ vị trí địa lý thuận lợi – nằm trên đường giao thương quốc tế, trong khu vực phát triển năng động, cĩ bờ biển dài với nhiều vị trí thuận lợi để xây dựng các cảng nước sâu,... thì phát triển dịch vụ Logistics (hậu cần) như một ngành mũi nhọn là điều khơng cần bàn cãi, nhưng phát triển như thế nào? Phát triển sao cho bền vững và hiệu quả là điều cần được nghiên cứu thấu đáo.
Năm 1995
Nắm bắt được những yêu cầu thiết thực của ngành và hiểu được những điều kiện thuận lợi từ yếu tố mơi trường vĩ mơ đem lại, chính vì vậy Bà Đặng Thị Minh Phương – Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị cơng ty – CEO đã quyết định thành lập cơng ty riêng cho
mình. Và ngày 04/07/1995, cơng ty TNHH TM & DV Minh Phương ra đời với phương châm “chất lượng – tin cậy” định hướng vào các dịch vụ liên quan giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu. Với 18 nhân viên từ những ngày đầu thành lập, nhưng nhờ sự quyết tâm và tận tụy với nghề đã giúp chúng tơi vượt qua những khĩ khăn ban đầu và phát triển. Cĩ rất nhiều các cơng ty là những khách hàng đầu tiên của chúng tơi và cho đến tận bây giờ cơng ty Minh Phương vẫn là lựa chọn của họ.
Năm 1999
“Thương trường cũng như chiến trường”, quy luật này khiến cơng ty Minh Phương đã phải đối mặt với biết bao khĩ khăn, trở ngại để vươn lên và phát triển. Từ những thử thách đĩ, chúng tơi đã nhìn ra những cơ hội cho mình. Nhận thấy nhu cầu của khách hàng tại khu vực miền Bắc ngày càng cao, nên cơng ty đã mở rộng qui mơ nhằm kịp thời phục vụ cho các khách hàng. Vào tháng 1 năm 1999, văn phịng đại diện đầu tiên của cơng ty đã ra đời đã hỗ trợ thêm cho các hoạt động của cơng ty tại khu vực phía Bắc.
Năm 2000
Thị trường của cơng ty ngày càng phát triển sau một năm thành lập văn phịng tại Hà Nội. Tại thành phố Đà Nẵng – trung tâm cơng nghiệp của khu vực miền Trung – nơi tập trung đầy đủ cảng biển, hàng khơng và tàu lửa nên Đà Nẵng hội tụ được các yếu tố cần để phát triển cơng nghiệp, du lịch và thương mại. Cơng ty Minh Phương đã nhận thấy tiềm năng đĩ trong tương lai, và rồi văn phịng đại diện thứ hai tại Đà nẵng ra đời vào tháng 01 năm 2000 đã đánh dấu thêm một bước phát triển của cơng ty.
Năm 2001
Với khả năng phát triển thêm các sản phẩm dịch vụ nên sau nhiều năm hợp tác với các cơng ty vận tải, năm 2002 cơng ty Minh Phương đã liên doanh với tập đồn Baek- Shim-Ra thành lập cơng ty Liên Doanh Vận Tải Container Nice Vina. Cơng ty Nice Vina ra đời đã hỗ trợ rất nhiều cho các hoạt động vận chuyển của cơng ty và tạo thêm niềm tin cho khách hàng khi đến với các dịch vụ của chúng tơi
Năm 2004
Từ sự lớn mạnh khơng ngừng của cơng ty, nên nhu cầu mở rộng văn phịng trụ sở
S
SVVTTHH::HHuuỳỳnnhhTThhịịNNggọọccHHằằnngg 2244 GGVVHHDD::TThhss..PPhhaannTThhịịMMỹỹHHạạnnhh
càng gia tăng. Cuối năm 2004, trụ sở cơng ty đã được xây dựng lại trên diện tích cũ với đầy đủ trang thiết bị hiện đại dự kiến sẽ hồn thành vào khoảng tháng 7 năm 2005.
Năm 2005
Như là một dấu mốc quan trọng trong cơng cuộc phát triển, cơng ty chúng tơi đã long trọng kỷ niệm 10 năm thành lập vào tháng 7 năm 2005 khách sạn New World Tp. HCM. Với sự tham gia nhiệt tình của những người thân, tồn thể nhân viên và khách hàng. Đĩ thật sự là một đêm đáng nhớ, chúng tơi ghi nhận những đĩng gĩp của các nhân viên, sự ủng hộ nhiệt tình của các khách hàng trong thời gian qua và đề ra những bước phát triển cho 10 năm kế tiếp. Tháng 8 năm 2005, chúng tơi đã chuyển từ văn phịng tạm thời sang tịa nhà trụ sở văn phịng mới xây dựng xong. Tịa nhà cao 5 tầng với 4 tầng dành làm văn phịng làm việc cho các phịng ban và các bộ phận, khu vực tiền sảnh khang trang, rộng rãi với hai phịng họp phục vụ cho cơng việc hội nghị giữa các phịng ban và khách hàng. Để tiếp tục vươn xa và phục vụ ngày càng tốt hơn cho các khách hàng của mình,
chúng tơi đã thành lập thêm văn phịng đại diện tại Hải Phịng – là thành phố lớn thứ ba
của Việt Nam. Dọc theo bờ biển phía Đơng Bắc, Hải Phịng cách Hà Nội 102 km và sở
hữu cảng biển lớn nhất khu vực phía Bắc.
Năm 2006
Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong những cơng ty giao nhận lớn nhất Việt Nam, tập thể nhân viên cơng ty đã khơng ngừng nỗ lực làm việc từ những ngày mới bắt đầu họat động và đến nay cơng ty đã nhìn thấy được thành quả của mình đạt được qua những giải thưởng:
“Sao Vàng Đất Việt năm 2006”. Đây là giải thưởng dành cho thương hiệu và sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam đáp ứng các tiêu chí về năng lực cạnh tranh quốc tế trong bối cảnh hội nhập quốc tế, là một trong những nội dung trọng tâm của Cuộc vận động hội nhập kinh tế quốc tế của doanh nghiệp trẻ và thanh niên Việt Nam, được thủ tướng Chính phủ trực tiếp giao cho TW Đồn TNCS Hồ Chí Minh và Hội các nhà Doanh Nghiệp Trẻ Việt Nam tổ chức triển khai.
“Bằng khen của UBND quận Tân Bình” về việc Cơng ty đã “cĩ nhiều cố gắng trong việc
phấn đấu đầu tư phát triển sản xuất – kinh doanh, gĩp phần xây dựng kinh tế Quận Tân Bình trong năm 2006”.
Tình hình họat động kinh doanh của cơng ty khơng ngừng phát triển, doanh thu hàng năm luơn đạt được chỉ tiêu và cao hơn so với năm trước. Cho đến nay nhắc đến thương hiệu Minh Phương trong ngành giao nhận là khách hàng nghĩ đến dây là một thương hiệu mạnh, cĩ uy tín trên thị trường và là một đối tác tin cậy trong các giải pháp giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu. Chính điều đĩ đã giúp cho Minh Phương mạnh dạn mở rộng một mảng kinh doanh mới trong ngành dịch vụ hiện cĩ của mình đĩ là dịch vụ chuyển phát nhanh “Minh Phuong – Express”. Đây là một dịch vụ tuy khơng cịn mới tại thị trường Việt Nam nhưng nĩ được đánh giá là một dịch vụ đầy tiềm năng trong tương lai. Để thực hiện được kế hoạch đĩ và mong muốn thương hiệu và các dịch vụ của Minh Phương vươn xa hơn, được nhiều người biết đến hơn khơng chỉ tại thị trường trong nước mà cả thị trường nước ngịai bằng cách Minh Phương đã khơng ngừng chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho nhân viên trong doanh nghiệp: thường xuyên tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nâng cao năng lực, học hỏi trao dồi thêm các kiến thức về luật, qui định về thuế, hải quan hiện hành nhằm phục vụ tốt hơn cho cơng việc mà cịn thực hiện theo đúng nghĩa vụ, trách nhiệm của mình đối với các tổ chức xã hội như: đĩng gĩp vào ngân sách nhà nước hàng năm, tham gia các họat động từ thiện: ủng hộ trẻ em nghèo khuyết tật, ủng hộ xây dựng nhà tình nghĩa, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt. Vừa qua, Cơng ty Minh Phương đã tổ chức thăm và tặng quà cho các nạn nhân của cơn bão Xangsane tại Đà nẵng với 350 phần quà trị giá 28 triệu đồng.
TThhơơnnggttiinncchhuunnggvvềềCCơơnnggttyyTTNNHHHHMMiinnhhPPhhưươơnngg
o Tên cơng ty : Cơng ty TNHH TM & DV Minh Phương
o Tên tiếng Anh : Minh Phương Co., Ltd
o Biểu trưng doanh nghiệp (logo đính kèm)
o Địa chỉ :33A Trường Sơn, P.4, Q.Tân Bình, Tp HCM
o Điện thoại : (08) 811 9033 – Fax: (08) 811 9036
o Email : info@minhphuongvn.com
o Loại hình doanh nghiệp : Cơng ty TNHH
o Ngành nghề kinh doanh chính : Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hĩa xuất
nhập khẩu và các dịch vụ liên quan khác.
CCááccvvăănnpphhịịnnggkkhhááccttrrêênnttooàànnqquuốốcc
S
SVVTTHH::HHuuỳỳnnhhTThhịịNNggọọccHHằằnngg 2266 GGVVHHDD::TThhss..PPhhaannTThhịịMMỹỹHHạạnnhh
Số 02 Hồng việt - Q. Cầu giấy - TP.Hà Nội
o Hải Phịng :137 Lê Thánh Tơn – Q.Ngơ Quyền – TP. Hải Phịng
o Đà Nẵng :146 Nguyễn Tri Phương, Q. Thanh Khuê, Tp. Đà Nẵng
o Đồng Nai : KCN Loteco, P. Long Bình, Tp. Biên Hịa, Tỉnh Đồng Nai.
Ngành kinh doanh chính: Dịch vụ giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu và các giải
pháp logistics liên quan khác.
Tổng số nhân viên trên tồn quốc: hơn 200 người
Cơng ty liên doanh : Cơng Ty Liên Doanh Vận Tải Container Nice Vina.
2.1.2. Những dịch vụ của cơng ty
Ngành kinh doanh chính của Minh Phương là dịch vụ giao nhận hàng hĩa và các dịch vụ logistics liên quan khác. Minh Phuơng chuyên cung cấp các giải pháp về:
Dịch vụ vận tải hàng khơng và hàng hải.
Dịch vụ vận chuỵển nội địa (đuờng bộ, đuờng thủy).
Dịch vụ vận tải đa phương thức.
Dịch vụ khai thuế hải quan.
Dịch vụ về quản lý chuỗi cung ứng hậu cần.
Dịch vụ kho bãi.
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của cơng ty
Chức năng
Đại lí giao nhận hàng hĩa XNK trong và ngồi nước bằng mọi phương thức vận chuyển.
Kinh doanh kho bãi để bảo quản hàng hĩa XNK, phục vụ cho tập kết hàng xuất nhập khẩu của các đơn vị ký gửi,…kinh doanh các dịch vụ cĩ liên quan đến cơng việc tái chế, đĩng gĩi, thực hiện các qui trình bảo quản hàng hĩa theo đúng kỹ thuật của từng loại hàng.
Kinh doanh XNK trực tiếp và nhận ủy thác XNK
Kinh doanh kho ngoại quan: Nhận lưu trữ hàng hĩa để làm thủ tục XNK (tạm nhập tái xuất đến nước thứ ba hoặc chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam)
Thực hiện khai thuê hải quan: Thay mặt chủ hàng khai báo và làm thủ tục hải quan đối với hàng hĩa xuất nhập khẩu.
Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch khác cĩ liên quan (trong ngắn hạn và dài hạn), nhằm đáp ứng cho các chức năng hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Bảo đảm việc hạch tốn kinh tế tự trang trải nợ và làm trịn nghĩa vụ đối với Nhà nước, quản lý sử dụng vốn cĩ hiệu quả bảo đảm cho nhiệm vụ kinh doanh của Cơng ty.
2.2. Cơ cấu tổ chức của cơng ty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của cơng ty Minh Phƣơng
(xem hình bên)
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban Phịng kinh doanh Phịng kinh doanh
Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển qui mơ hoạt động của cơng ty.
Tổng hợp tình hình kinh doanh của cơng ty theo từng tháng, quí và đề ra các giải pháp trong thời gian tiếp theo.
Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới.
Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của cơng ty. Khơng để khách
hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên cơng ty.
Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới thiệu dịch vụ của cơng ty đến khách hàng.
Thực hiện việc báo giá và sọan thảo hợp đồng theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Ghi nhận các thơng tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên quan xử lý kịp thời.
S
SVVTTHH::HHuuỳỳnnhhTThhịịNNggọọccHHằằnngg 2288 GGVVHHDD::TThhss..PPhhaannTThhịịMMỹỹHHạạnnhh
Phân loại khách hàng để cĩ chế độ hậu mãi thích hợp.
Phịng logistics
Tư vấn cho khách hàng chuẩn bị các chứng từ cần thiết, liên quan cho các lơ hàng xuất – nhập do cơng ty làm dịch vụ.
Lưu trữ và bào quản các chứng từ, thơng tin của khách hàng và cơng ty.
Làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hĩa cho khách hàng. Làm dịch vụ booking cho hàng hĩa xuất khẩu.
Thường xuyên cập nhật lịch tàu và lịch bay của các hãng. Cung cấp giá vận chuyển bằng đường biển và đường hàng khơng cho Phịng sale khi cĩ yêu cầu.
Quản lý và điều độ xe cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tổ chức thực hiện việc bảo trì và bảo dưỡng xe.
Thống kê, báo cáo và xử lý các sự cố trong quá trình cung cấp dịch vụ tại cơng ty. Chọn lựa, đánh giá các đơn vị cận chuyển.
Theo dõi, đánh giá định kỳ các đại lý của cơng ty ở nước ngồi.
Phịng marketing
Theo dõi và thu thập thơng tin trên thị trường để cĩ những thơng tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh.
Theo dõi, chăm sĩc và cải tiến website cơng ty
Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu cơng ty ra bên ngồi.
Chịu trách nhiệm thiết kế, tổ chức các buổi họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngồi cơng ty.
Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, brochure, catalog, danh thiếp…
Hỗ trợ phịng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng (tìm kiếm thơng tin khách
hàng, gửi catalog, brochure,…)
Phịng kế tốn
Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thơng tin tài chính.
Cân đối sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, quyết tốn thuế theo qui định của nhà nước.
Cân đối sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, quyết tốn thuế theo qui định của nhà nước.
Theo dõi lợi nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên.
Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế tốn bằng cách dự báo những yêu cầu: chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt, thực hiện động tác sữa chữa.
Điều phối việc tập hợp, cũng cố và đánh giá dữ liệu tài chính.
Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật lệ hiện tại và đề xuất, thực hiện luật kế tốn, đề nghị các thủ tục mới.
Duy trì và kiểm sốt các thủ tục chính sách kế tốn.
Kiểm tra, rà sốt, ghi chép chứng từ kế tốn đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý,
hợp lệ và hợp pháp.
Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng.
Tiến hành mua hàng theo hợp đồng đã ký (đối với hàng kinh doanh thương mại)
Lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp (đối với hàng kinh doanh thương mại)
Phịng hành chính – nhân sự
Mơ tả cơng việc các chức danh.
Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc.
Tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên.