2.2.2.1. Khi công ty xuất theo điều kiện CFR:
Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Homeline Funiture, Green Park. Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ
và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng cả phí xuất
khẩu của công ty.
² Trình tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR được tiến hành như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hàng hoá:
Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty
sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, kích cỡ của hợp đồng và tổ chức sản xuất.
Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vì nó sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu
có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được. Công ty cũng có thể đặt
gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường
hợp số lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn. Công tác chuẩn bị hàng luôn được
tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời
hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra. Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn
bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng.
Bước 2. Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải:
Sau khi chuẩn bị hàng hoá, công ty tiến hành liên hệ hãng tàu hỏi lịch trình và
cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải. Việc lựa chọn của công ty dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố
khác. Công ty cũng ký hợp đồng dài hạn trong việc vân chuyển hàng hóa và kéo
Chuẩn bị hàng hóa Tổ chức chuyên chở Ký hợp đồng vận tải
container với công ty dịch vụ vận tải Lê Duy tại thành phố Hồ Chí Minh. Sau khi
hàng đã chuẩn bị xong, công ty yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận
vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo. Địa điểm nhận
Container là kho Container của hãng tàu. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container. Nếu Container không đảm bảo các thông số
kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với
hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác. Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán. Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe kéo chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng.
² Công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu a. Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty:
Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi
và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ.
Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng
chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác
thuê tàu.
Với việc nhận dịch vụ từ công ty Lê Duy, phương thức thuê tàu chợ, họ luôn đưa ra 3 đến 4 lịch trình tàu chạy của các hãng khác nhau để công ty lựa chọn cước giá và lịch trình phù hợp. Do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng.
Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí
vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theo biểu cước đã
b. Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở hàng xuất khẩu tại công ty:
Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau:
Bước 1. Nhân viên thực hiện nghiệp vụ thuê tàu tiến hành tìm hiểu các hãng tàu thông qua công ty Forwarder hoặc trực tiếp liên hệ với hãng tàu và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Liên hệ với hãng tàu có lịch trình chạy qua các cảng giao
hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty. Sau đó hãng tàu sẽ gởi cho công ty lịch
trình và biểu cước mới.
Bước 2. Sau khi tìm hiểu về lịch trình tàu chạy, giá cước mà các hãng tàu cung cấp, công ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hãng tàu thích hợp.
Bước 3. Sau khi đã lựa chọn được hãng tàu thích hợp, công ty và hãng tàu thống
nhất với nhau về các điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một
số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực
hiện bằng diện thoại. Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận
trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gì thay đổi về điều
kiện vận tải. Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hãng tàu. Việc kí
Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 3-4 ngày.
Thông qua công tác lựa chọn hãng tàu tại công ty ta thấy được những cái ưu và
những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa
chọn hãng tàu là hoàn toàn hợp lí, vì như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hãng tàu diễn
ra nhanh chóng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hãng tàu mà mình đã lựa
chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuyên chở. Bên cạnh đó còn có mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hãng tàu
chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đãi đặc
biệt của các hãng tàu dành cho những khách hàng truyền thống. Ngoài ra cũng vì lí do này mà công tác thuê tàu còn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao
hàng. Lựa chọn hãng tàu Kí Booking note Liên hệ với các hãng tàu
· Các hãng tàu công ty thường ký thông qua Forwarder và sự liên hệ trực tiếp của
công ty là OOLC, APL, YANG MING…
c. Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu:
Đây là công việc rất quan trọng, khá phức tạp và khó khăn, đòi hỏi phải tiến hành một cách cẩn thận để tránh sai sót. Công ty thường cố gắng tiến hành công việc này sớm để chủ động bảo đảm được tiến độ giao hàng xuất khẩu phòng khi có khó khăn
nảy sinh.
Bộ tờ khai đăng kí hải quan gồm có:
-3 tờ khai hải quan.
-1 Packing list. -1 Invoice
-Hợp đồng thương mại.
-Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
-Đơn xin đăng kiểm hàng xuất khẩu nếu muốn làm đăng kiểm hàng ngoài giờ. Đây là các chứng từ rất quan trọng và cần thiết phục vụ cho việc giao hàng. Nếu
các chứng từ này được lập chính xác, đúng theo yêu cầu của hợp đồng thì việc giao
hàng sẽ thuận lợi. Tuy nhiên, trong việc lập các chứng từ nói trên lỗi mà công ty
thường mắc phải là có sự thiếu xót, hồ sơ xuất xuất không đúng cơ cấu, vì vậy công ty
cần cố gắng khắc phục để việc giao hàng được thực hiện đúng tiến đô. Song song là công việc kiểm hoá hàng xem có đúng về số lượng và kiểm tra chất lượng bên ngoài của hàng có phù hợp với mã hàng như công ty đã khai báo hay không.
d. Đóng hàng vào Container:
Sau khi kiểm tra Container, công ty sẽ tổ chức xếp hàng vào Container. Việc đóng
hàng vào Container theo cách thức nào là phụ thuộc vào loại hàng được vận chuyển. Thông thường, hàng hoá của công ty được đóng vào thùng carton, ràng dây buộc cẩn
thận, bên ngoài thùng có ghi loại hàng, chất lượng, số lượng, qui cách cấp đông. Việc
bốc xếp hàng vào Container ở kho của công ty thì do nhân viên của công ty thực
hiện.. Nhân viên của công ty thường thông thạo về việc bốc xếp hàng hoá của công ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hàng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hàng
được tiến hành làm sao mà chiều cao của chồng thùng carton không vượt quá trần
Container khoảng 20-30 cm và không vượt quá vạch đỏ gần trần. Đây là một qui định
bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho Container. Việc xếp hàng được giám sát bởi thủ kho, đại diện công ty ( nhân viên XNK).
Nhìn chung, công tác đóng hàng vào Container được công ty thực hiện tương đối
tốt, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc khi xếp hàng vào Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiên, cần thiết kế bao bì sao cho khi xếp hàng, hàng hoá không bị dẹp. Ngoài ra công ty phải nâng cao nghiệp vụ xếp hàng vào Container để vừa tận
dụng khoảng trống vừa hạn chế hàng hoá va chạm đảm bảo chất lượng tốt khi đến tay
của khách hàng.
e. Giao nhận hàng với hãng tàu và lấy B/L:
Khi hàng hoá đã được đóng vào Container và kéo đi bãi kiểm hóa lúc này hải quan
sẽ tiến hành niêm phong Container lại, đồng thời công ty cũng tiến hành kẹp seal. Sau đó trên cơ sở số lượng hàng thực tế đóng vào Container, nhân viên hải quan sẽ ghi
biên bản tờ khai và kí. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải
quan.
Sau khi hoàn tất các công việc trên, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục với cảng và
đóng các loại phí, đồng thời hoàn tất thủ tục với hãng tàu để lấy Clean B/L (vận đơn
hoàn hảo) để hoàn thành bộ chứng từ.
f. Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng:
Sau khi hàng hoá đã được giao, công ty nhận được vận đơn từ hãng tàu và sẽ
thông báo tình hình hàng hoá và kết quả giao hàng cho người mua. Việc thông báo được thực hiện bằng fax và email hoặc điện thoại với nội dung sau:
+ Ngày giao hàng. + Tên tàu chuyên chở.
+ Chi tiết hàng hóa. + Ngày phát hành B/L.
+ Ngày dự kiến tàu đến cảng đích.
g. Thanh toán cước phí và chi phí xếp dỡ:
Công ty thường sử dung 2 loại Container có kích thước như sau:
Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m
Cước phí Container sẽ được tính theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao
gồm cước phí cho chặng vận tải chính và cước vận chuyển nội địa. Trong đó, cước
phí vận tải nội địa bao gồm chi phí vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho
của công ty...) và chi phí vận chuyển Container hàng từ công ty ra cảng. Nếu công ty
giao hàng tại kho thì chi phí thanh toán cho hãng tàu bao gồm: Cước phí chặng chính,
chi phí nâng, hạ Container, lên xuống xe, chi phí kéo Container từ bãi về kho của công ty và ngược lại.
Nếu uỷ quyền cho hãng tàu làm luôn vận tải nội địa thì thêm cước phí vận tải nội địa. Các khoản chi phí này sẽ được thanh toán cho hãng tàu sau khi tàu đi bằng cách
chuyển khoản qua ngân hàng hoặc có thể trả trước khi tàu chạy tuỳ theo sự thoả thuận
giữa hai bên.
Chi phí xếp dỡ hàng được tính như sau:
-Nếu công ty giao hàng đủ nguyên Container công ty sẽ trả chi phí bốc xếp cho
nhân viên khi thực hiện công việc này.
h. Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có→ khiếu nại:
Việc giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất hầu như không có xảy ra,
bởi vì công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang do
vậy khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình với hãng tàu là đã chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này hầu như không được công ty quan tâm trừ khi có yêu cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu.
i. Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán:
Khi nhận được vận đơn hoàn hảo, công ty sẽ tiến hành hoàn tất mọi thủ tục có liên
quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gởi đến ngân hàng để được thanh toán.
+ Hoá đơn thương mại.
+ Hối phiếu.
+ Bill of Lading.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Phiếu đóng gói.
2.2.2.2. Giao hàng theo điều kiện FOB:
+ FOB: Giao hàng container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu …người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng
hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu ( người bán miễn trách khi hàng đã lên boong tàu )..
² Quy trình giao hàng FOB: Sau khi nhận hướng dẫn giao hàng của khách nước nước ngoài, người xuất khẩu làm hướng dẫn cho nhà cung ứng giao hàng theo chỉ định: quy cách chất lượng, bao bì, cơ quan giám định, địa điểm và thời gian giao hàng. Người xuất khẩu liên hệ với hãng tàu( khách nước ngoài chỉ định và trả trước)
lấy Booking Note và xin lệnh cấp cont, kéo cont về địa điểm tập kết hàng để đóng
hàng ( mẫu phải được khách ngoại chấp nhận trước khi đóng hàng), đếm và cân hàng 100%. Cont đóng xong, chờ kiểm hóa và đưa vào bãi xuất để đưa lên tàu. Ngay sau
khi tàu chạy, thanh lý tờ khai, lấy B/L và làm bộ chứng từ giao hàng trình cho khách ngoại để thanh toán.
Ø Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế trong giao hàng theo điều kiện
FOB: Mặc dù hàng đã kiểm đạt tại cảng đi bởi cơ quan giám định do khách ngoại chỉ định, mẫu đã được khách ngoại chấp nhận và có người giám sát trong suốt quá trình
đóng hàng, nhưng hàng qua đến cảng nước ngoài vẫn bị khiếu nại về chất lượng và trọng lượng theo quy định của hợp đồng áp dụng cho hàng đi Châu Âu, hàng đi Mỹ
nếu khách ngoại cung cấp chứng cứ khách quan độc lập được tiến hành trong hạn định.
2.3 Kết luận.
2.3.1 Những thuận lợi và khó khăn. 2.3.1.1 Thuận lợi.
Công tác giao hàng xuất khẩu tính đến nay đã được thực hiện khá hoàn chỉnh và
tương đối chuyên nghiệp, ít có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.
-Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra
tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty.
-Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua
môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải.
-Công ty đang phần nào khẳng định được uy tín trên với khách hàng, tạo được sự tin tưởng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường.
2.3.1.2 Khó khăn.
-Địa điểm giao hàng: Việc lựa chọn địa điêm giao hàng tại công ty vẫn chưa được
hợp lí, đôi lúc không đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy nên công ty cần phải
phân tích kĩ những ưu thế và hạn chế của từng địa điểm giao hàng xem khi nào thì lựa
chọn giao hàng tại Đồng Nai, khi nào chọn địa điểm giao hàng tại thành phố HCM
nhằm phát huy tối đa lợi thế, hạn chế đến mức thập nhất những rủi ro.
-Công tác lập chứng từ vẫn còn một số vướng mắc, cần hoàn thiện hơn.
-Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại công ty