- Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa
Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong
lúc vận chuyển.
- Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi
phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện
việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau:
- Việc chất xếp các loại thùng hàng sao cho thuận lợi trong khâu kiểm tra Hải
quan.
- Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng
cách thức chất xếp như sau: nhân viên chuyên làm việc xếp hàng vào container đo
kích thước container và xem qui cách mặt hàng, vì mỗi đơn hàng số lượng và qui cách khác nhau nên cũng khó cho việc chất xếp hàng. Các mặt hàng xếp lên không phân loại nào ra loại đó, chúng được đánh số thứ tự riêng cho mỗi mặt hàng. Sau khi được
tính toán công nhân cho hàng vào vị trí đúng và vừa đủ cho một container.
- Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container
mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa trong container
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan.
- Cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Thủ
tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những rắc rối
trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của công ty phải lập hồ sơ đúng theo quy định của hải quan.Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả
Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ
nội dung các khoản mục trên tờ khai hảiquan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông
tin cần thiết. Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ. Bất cứ xảy ra một
sự không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra
sự chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp.
- Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy
xoá, sửa chữa…vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận.
- Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng
Việt, có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài.
- Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác. - Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ
khai của mình.
Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của
công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các
vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm
thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn
thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng.
Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất
khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ
ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại
công ty hiện nay.
Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công
quan đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng, đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai
không xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho
việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty
phải có những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công
tác liên quan đến các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế
thấp nhất những sai sót có thể xảy ra.
3.2.6. Giải pháp hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng 3.2.6.1. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ:
Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng
góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng
khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân
viên thuộc phòng xuất nhập khẩu đảm nhận.
Với khối lượng công việc ngày càng nhiều sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập
chứng từ của công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại
xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi.
Vì thế để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân
viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể
phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới.
Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng XNK đang có đến 4 nhân viên xuất nhập khẩu, trong đó có hai người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ
này, hơn nữa nhân viên này đã có vài năm làm việc tại Công ty nên biết rõ các mặt
Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công
việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có
nhiều thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm
tra các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra được bộ chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận.
3.2.7. Giải pháp chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty.
Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao
hàng FOB và CFR, chỉ riêng có lô hàng xuất khẩu sang thị trường Mỹ vừa qua công
ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Thành công bước đầu này đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty vì vậy
công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Mỹ để có thể
xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR, trước đó hoàn toàn xuất khẩu theo phương thức FOB. Nếu công ty đàm phán với tất cả các khách hàng trong việc lựa chọn quyền vận tải vì với việc chuyển đổi này nếu thành công sẽ mang đến cho công ty những ích lợi như :
+ Giúp cho công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm
cho hàng hóa, nhờ đó mà chủ động hơn trong kinh doanh: giảm chi phí bảo quản bốc
dỡ hàng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, …
+ Công ty có thể chủ động thuê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt
Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh
doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp.
+ Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp công ty có thể xuất khẩu sản
phẩm theo giá cao. Điều này càng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của
công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giá so với đồng đô la Mỹ.
+ Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR sẽ tạo điều kiện để công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm thường xuyên và lâu dài. Điều này giúp công ty chẳng những được
hưởng tiền hoa hồng của các hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà còn nhiều khả năng được hưởng cước phí ưu đãi do là khách hàng thường xuyên.
* Cơ sở của việc đề xuất này:
+ Mặt hàng trang trí nội thất xuất khẩu của công ty được giao theo phương
thức vận tải Container.
+ Theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: nếu sử dụng phương tiện vận tải thủy các bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ro và chi phí thì nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB.
Thật vậy, nếu so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB và FCA chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi này là sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương
tiện vận tải Container mà hiện nay Công ty đang áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu
của mình.
Điểm khác biệt cơ bản giữa điều kiện FOB và FCA áp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000
Các ĐKTM
Tiêu thức so sánh FOB FCA
1. Nơi chuyển rủi ro về hàng hóa từ người bán sang người
mua
- Lan can tàu tại cảng
xuất
- Giao cho người chuyên chở tại kho, bãi hoặc
trạm Container
2. Chi phí và rủi ro từ bãi, trạm Container cho đến khi hàng qua lan can tàu
- Người bán chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước
phí vận tải) 3. Người bán tham gia giám sát
giao hàng
- Thường là có - Không 4. Thời điểm cấp chứng từ vận
tải
- Sau khi hàng đã giao xong lên tàu
- Đã giao xong hàng cho bãi hoặc trạm Container 5. Đề cập vấn đề có liên quan
đến chi phí giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng Container
- Không quy định (chủ
yếu do hai bên mua bán thoả thuận)
Qua bảng trên ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Trước hết, rủi ro và chi phí vận chuyển trong hoạt động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển
rủi ro được quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay vì giao hàng qua lan
can tàu như điều kiện FOB quy định. Ngoài ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận
tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toán sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn,
giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn
không cần ghi (“Shipped on Board”)
Những quyền lợi kinh tế mà Công ty có thể đạt được trên đây càng được thể
hiện rõ nét hơn khi đi sâu vào phân tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở
giao hàng FCA.
Như chúng ta đã biết, trong điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) là ranh giới
phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, ngày nay do sự phát triển của khoa học và công nghệ vận tải, Công ty đã sử dụng phương
thức vận tải Container cho hàng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hàng theo phương
thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết
Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm nào đó
trong nội địa là hết trách nhiệm và có thể lấy vận đơn đưa ra ngân hàng thanh toán. Hơn nữa, trong tương lai khi các phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, các xe chở
hàng (trailer) hoặc toa tàu chở Container có thể đi thẳng xuống tàu biển không cần
dùng cần cẩu (roll on- roll off) nữa và như vậy không có việc đi qua lan can tàu. Rõ ràng ở đây điều kiện FOB đã bị mất chổ vì việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro
diễn ra ở một chổ khác: người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hoàn thành nghĩa
vụ của mình là đã làm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu và giao hàng cho người vận
tải tại địa điểm quy định. Vì vậy trên thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như là
một điều kiện FOB hiện đại hoặc một dạng đặc biệt của hợp đồng FOB để cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ vận tải Container.
Từ những phân tích trên đây cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện cơ sở giao hàng FOB sang điều kiện cơ sở giao hàng FCA không những rất thích hợp với điều
kiện giao hàng hiện nay của công ty mà còn an toàn hơn cho hoạt động giao hàng hiện
nay của công ty. Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB, sau khi Công ty
giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của hãng tàu do người mua chỉ định tại CY thì việc
giao hàng của Công ty được coi như là hết trách nhiệm. Nhưng trên thực tế nếu trong
quá trình bốc xếp hàng lên tàu Container bị rớt xuống biển thì mọi tổn thất hư hỏng đối với hàng hoá Công ty đều phải chịu do điều kiện FOB đã quy định điểm phân chia rủi ro giữa Công ty và người mua là ở lan can tàu chứ không phải tại CY. Lúc này Công ty có thể kiện hãng vận tải và các bên liên quan nhưng đây là một công việc rắc
rối, phức tạp, tốn kém và mất nhiều thời gian, công sức để chờ giải quyết. Liệu rằng
khi nào thì sẽ giải quyết xong và kết quả phán quyết của trọng tài sẽ như thế nào?
Trong khi đó uy tín trong làm ăn của Công ty đối với khách hàng chắc chắn sẽ giảm
xuống. Điều này trong kinh doanh không một Công ty nào mong muốn. Trong trường
hợp này ưu thế khi sử dùng điều kiện FCA sẽ được thể hiện rõ. Nếu lúc đó Công ty ký
hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA thì rủi ro đã chuyển sang cho người
mua tại CY và như vậy nghĩa vụ kiện tụng này thuộc về người mua.
3.3. Kết luận
Tóm lại, kỹ thuật và điều kiện hợp đồng mua bán quốc tế tự nó không thể đến
với chúng ta mà đòi hỏi phải có một quá trình nghiên cứu nắm vững và đấu tranh với
