4.1. Mục tiíu của thông tin
Thông tin lă một quâ trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng năo đó vì vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xâc định khi biết rõ thông tin cho đối tượng năo, thông tin phục vụ ai, phục vụ câi gì, để giải quyết vấn đề
năo vă thực hiện ra sao v.v.. nói câch khâc mục tiíu thông tin lă kim chỉ nam cho câc hoạt động về thông tin hay câc hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xâc
định rõ mục tiíu của thông tin lă gì ?
Có thể thấy rằng, câc hệ thống quản trị đều lă những hệ thống phức tạp vă đa dạng, chính vì vậy mục tiíu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa dạng vă phong phú không kĩm. Người ta có thể phđn loại mục tiíu thông tin thănh những loại sau: mục tiíu trước mắt, mục tiíu lđu dăi, mục tiíu chiến lược, mục tiíu chiến thuật v.v...
Xĩt theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoăi những mục tiíu chung; trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống câc mục tiíu riíng của từng bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiíu trong câc lĩnh vực kinh doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soât, cạnh tranh vă nhiều lĩnh vực khâc nữa.
Xâc định cho đúng mục tiíu không phải lă một việc đơn giản. Muốn xâc định
đúng đắn mục tiíu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trín câc cơ sở khoa học sau:
- Mục tiíu vă chính sâch kinh doanh của doanh nghiệp; - Nhu cầu về thông tin trong câc hoạt động quản trị; - Hoăn cảnh thực tế trong vă ngoăi công ty;
Xĩt về mặt tổng thể thì qui trình xâc định vă thực hiện mục tiíu thông tin thường được thực hiện theo câc bước sau:
Bước 1: Phât hiện vă xâc định vấn dề
Bước 2: Xâc định nhu cầu về thông tin
Bước 3: Nghiín cứu khả năng đâp ứng câc nhu cầu về thông tin
Bước 4: Phâc thảo sơ bộ mục tiíu của thông tin vă hệ thống thông tin trong một tổ chức
Bước 5: Thẩm định vă lựa chọn mục tiíu.
Bước 6: Thực hiện vă kiểm soât việc hoăn thănh mục tiíu.
4.2. Chức năng của thông tin
Để xđy dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thì ngoăi việc phải xâc định rõ mục tiíu, chúng ta còn phải nhận thức được những chức năng cơ
tin vă hệ thống thông tin được xâc định đúng đắn thì nó sẽ lă những căn cứ khoa học
để xâc định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, vă nhất lă để đânh giâ mức độ hoăn thănh nhiệm vụ của toăn bộ hệ thống thông tin. Xĩt về mặt tổng thể thì những chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin trong quản trị sẽ lă:
- Thu thập thông tin; - Xử lý thông tin; - Phổ biến thông tin; - Phục vụ thông tin;
- Kiểm soât vă đânh giâ câc hoạt động về quản trị; - Lăm cơ sở cho việc ra câc quyết định.
Xâc định cho đúng những chức năng thông tin của hệ thống thông tin lă một việc hết sức quan trọng. Nhưng thực hiện cho đúng câc chức năng của nó cũng không phải lă một việc dễ dăng. Chính vì vậy việc phđn tích vă đânh giâ quâ trình thực hiện vă hoăn thănh câc chức năng thông tin lă một việc lăm hết sức cần thiết. Để lăm tốt những việc năy người ta phải cụ thể hóa câc chức năng thông tin bằng những việc lăm cụ thể, bằng những công việc tổ chức vă thực hiện cụ thể rồi sau đó dựa trín những kết quả cụ thể của những công việc năy chúng ta sẽđânh giâ được quâ trình thực hiện câc chức năng đang ở mức độ năo. Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm soât câc chức năng về thông tin. Theo quan điểm của nhiều tâc giả thì câc nhă quản trị phải coi đđy lă một khđu tất yếu của quâ trình thực hiện câc chức năng về
thông tin vă không nín xem nhẹ chúng