Hệ thống thông tin trong quản trị lă một hệ thống rất phức tạp vă bị chi phối bởi nhiều yếu tố chủ quan cũng như khâch quan. Nhận thức đầy đủ câc yếu tố ảnh hưởng
đến quâ trình thông đạt lă rất cần thiết để đảm bảo cho câc hoạt động thông tin trong quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Hình 4.1 dưới đđy chỉ ra quâ trình thông tin trong quản trị. Mô hình năy chỉ ra quâ trình thông đạt bao gồm 7 thănh tố: (1) Nguồn thông đạt (người gởi), (2) Thông điệp, (3) Mê hóa, (4) Kính, (5) Người nhận, (6) Giải mê, vă (7) Phản hồi. Thím văo đó toăn bộ quâ trình thông đạt sẽ bị tâc động bởi nhiễu, những nhđn tố gđy trở ngại, lăm lệch lạc câc thông tin ví dụ như tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa, thiết bị truyền dẫn kĩm chất lượng...
Truyền Đạt Thông Tin Người Gởi Người Nhận Ý Nghĩ Mê Hóa Tiếp Nhận Giải Mê Nhận Thức Phản Hồi Nhiễu
Quâ trình thông đạt bắt đầu từ nguồn (người gởi), người có ý nghĩ muốn truyền
đạt sang người nhận. Nguồn lă người khởi xướng thông điệp vă có thể lă một hoặc nhiều người cùng lăm việc với nhau.
Thông điệp lă những tín hiệu mă nguồn truyền cho người nhận. Nó có thể bao gồm câc biểu tượng được thiết kếđể truyền những ý nghĩ của người gởi. Phần lớn câc thông điệp chứa đựng ngôn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiín cũng có thể có những hănh vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ
như ngôn ngữ cơ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu...).
Quâ trình chuyển những thông điệp dự định thănh những biểu tượng mă nó
được sử dụng để truyền đi được gọi lă quâ trình mê hóa. Việc mê hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mê hóa lă rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ ngữ để giải thích tại sao việc thực hiện nhiệm vụ của thuộc cấp của bạn lă không phù hợp. Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mê hóa lă kỹ năng, quan điểm, kiến thức vă yếu tố văn hóa – xê hội. Ví dụ như tâc giả một quyển sâch không thể thông đạt cho sinh viín hiểu tốt nếu kỹ năng viết kĩm. Quan điểm vă yếu tố văn hóa xê hội sẽ
chi phối hănh vi của chúng ta vă từđó sẽảnh hưởng đến sự thông đạt. Ví dụ như giâo viín mong muốn sinh viín nắm bắt được quâ nhiều chủđề, vă có thể sinh viín không thể theo kịp. Cuối cùng, mọi người chỉ có kiến thức trong một phạm vi nhất định, vă tất nhiín chúng ta không thể thông đạt những gì chúng ta không có hiểu biết về nó.
Kính lă phương tiện mă qua đó thông điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận. Nó lă đường dẫn thông tin qua đó thông điệp được truyền một câch vật lý. Kính chủ yếu cho việc thông đạt giữa câc câ nhđn lă giao tiếp trực tiếp giữa hai người. Một số kính truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, bâo vă tạp chí, fax, internet... Những thông điệp được viết ra giấy lă câch phổ biến, nhưng nhiều tổ chức hiện nay
đang hướng đến việc sử dụng rộng rêi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử thông qua hệ thống internet. Măn hình mây vi tính được cho lă kính chủ yếu cho những thông điệp được viết ra.
Người nhận thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gởi vă vì vậy cần phải giải mê thông điệp. Giải mê lă quâ trình trong đó câc biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận. Việc giải mê cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quâ trình mê hóa, nghĩa lă những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức vă yếu tố văn hóa – xê hội.
Phản hồi lă thông điệp từ người nhận đến người gởi. Phản hồi rất có giâ trị để đânh giâ được hiệu quả của quâ trình thông đạt. Người gởi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình không nhờ văo phản hồi.
Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt lă phức tạp hơn những gì ta thường nghĩ
vì quâ trình năy bao gồm nhiều thănh tố vă không ít tâc nhđn gđy nhiễu. Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người năy sang người khâc sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi lă ‘lọc’. Vì vậy, nhă quản trị cần phải chọn lựa phương phâp thông tin hữu hiệu để thông đạt.