6. Kết cấu của đề tài
2.1.7.4 Đặc điểm chức năng của phần mềm kế toán sữ dụng tại công ty
Giao diện của phần mềm
Hình 2.1 hình giao diện phần mềm kế toán Simsoft 6.5 (Nguồn phòng tài chính kế toán Công Ty CP Quốc Tế Mekong )
Chức năng chung
-Quy trình xử lý hệ thống nghiệp vụ của bộ phận kế toán-tài chính trong doanh nghiệp đƣợc đơn giản hóa và tối ƣu hóa nguồn dữ liệu và hệ thống, hỗ trợ hoàn toàn các quy trình xữ lý và giúp kế toán không mất nhiều thời gian ghi chép-nhƣng vẫn đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu thông tin.
-Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh điều đƣợc nhập số liệu vào cùng một mục trên cùng giao diện, dễ sử dụng và xử lý.
-Đƣợc xây dựng bởi các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ. Mỗi phân hệ chuyên trách về một chức năng xử lý riêng. Nguồn nguyên liệu thông tin đầu vào và thông tin đã đƣợc xử lý đƣợc lƣu trữ trong các bảng cơ sỡ dữ liệu có cấu trúc và quan hệ.
-Ngoài các quy tắc kiểm tra dữ liệu ngay tại thới điểm cập nhật( nhƣ thông tin trùng, thiếu, sai dữ liệu…), còn đƣợc trang bị công cụ kiểm tra và phát hiện lỗi tự động. Các lỗi này thƣờng rất phức tạp và khó phát hiện nhƣ tài khoản tổng hợp đƣợc hạch toán chi tiết, số dƣ của tài khoản mất cân đối.
Về bảo mật :
Hệ thống đƣợc cài đặt vào một máy chủ, ngƣời sử dụng máy chủ sẽ quản trị hệ thống có quyền kiểm soát toàn bộ hoạt động của các máy còn lại. Phân quyền đƣợc thực hiện tùy theo chức năng và nhiệm vụ công việc của mỗi ngƣời cụ thể tới từng thao tác, hành động của ngƣời sử dụng đối với cơ sở dữ liệu. Cấp mật mã truy cập chƣơng trình cho mỗi ngƣời tự chịu trách nhiệm về những số liệu mình làm và đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
Về tiện ích chung
-Giao diện màng hình đơn giản, dể sữ dụng -Sắp xếp thứ tự cột thông tin trong bảng dữ liệu
-Thay đổi dộ rộng chiều cao của ô, dòng cột trong bảng dữ liệu -Chọn cột ẩn hiện các trƣờng dữ liệu theo ý muốn
-Thay thế giá trị trong cột cho hàng loạt có giá trị giống nhau nhƣ đơn vị tính, tên sản phẩm…
-Kết xuất dữ liệu ra excel
-Kết xuất báo cáo thuế GTGT sang phần mền khai báo thuế HTKK -Sao chép dữ liệu vào ra, sao lƣu dữ liệu
-Thêm, sửa, xóa dữ liệu
-Xữ lý dữ liệu, kiểm tra sai sót, kiểm tra cân đối kế toán dò tìm ra các lỗi thuận tiện cho việc sửa chữa.
-Thực hiện các bút toán trích khấu hao TSCĐ tự động, tính giá xuất kho cuối kỳ, kết chuyển phân bổ tự động theo sơ đồ hoặc tự lập bút toán kết chuyển, ví dụ nhƣ bút toán kết chuyển thuế GTGT
-Khóa sổ và chuyển sang kỳ sau , khi hoàn chỉnh số liệu của một kỳ kế toán, kế toán thực hiện khóa sổ dữ liệu của kỳ hạch toán này và làm việc với cơ sở dữ iệu của kỳ hạch toán mới để đảm bào an toàn dữ liệu củ chỉ đƣợc xem không đƣợc chỉnh sửa, chỉ ngƣời có chức năng và mật mã mới đƣợc vào mở khóa và chỉnh sửa dữ liệu.
-Chuyển số dƣ cuối kỳ trƣớc sang đầu kỳ này, trong trƣờng hợp kế toán ghi chép dữ liệu không kịp thời, hạch toán chậm, hệ thống vẫn cho phép kế toán tại một thời điểm có thể hạch toán số liệu cho nhiều kỳ kế toán khác nhau nên giữa các kỳ kế toán không còn tính nhất quán về số dƣ, xử lý sao chép số dƣ của cuối kỳ trƣớc sang kỳ kế toán hiện tại bằng lệnh chuyển số dƣ cuối kỳ trƣớc sang đầu kỳ này.
Một số chức năng cơ bản của các phần hành kế toán trong phần mềm
Hệ thống danh mục trong phần mềm
o Danh mục tài khoản kế toán
o Danh mục loại chứng từ
o Danh mục khách hàng
o Danh mục đơn vị tính
o Danh mục nhóm vật tƣ hàng hóa
o Danh mục kho hàng
o Danh mục khu vực
o Danh mục yếu tố chi phí
o Danh mục bộ phận
o Danh mục loại tiền
o Danh mục tỷ giá o Danh mục loại TSCĐ o Danh mục nguồn hình thành TSCĐ o Danh mục tài sản cố định o Các bảng tổng hợp o Sổ chứng từ góc
Kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
-Có thể hạch toán thu tiền nhiều khách hàng trên cùng một phiếu thu.
-Khai báo thuế GTGT của nhiều hóa đơn đầu vào trên phiếu chi, hóa đơn đầu ra trên phiếu thu.
-Chon tự động các mã đối tƣợng đã có sẵn hoặc nếu chƣa có thì sẽ thêm trực tiết vào trong khi hạch toán chứng từ thu chi, chứng từ ghi sổ nhƣ mã ngƣời mua, nhà cung cấp, các đối tác, nhà đầu tƣ ,ngƣời cho vay, cán bộ công nhân viên công ty, các đối tƣợng cần phải theo dõi công nợ tất cả nằm trong “danh mục khách hàng”.
-Kết chuyển dữ liệu trên chứng từ phiếu thu, phiếu chi sang phân hệ công nợ để theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả trong trƣờng hợp khách hàng trả tiền trƣớc, trả trƣớc cho ngƣời bán và tạm ứng
Kế toán hàng tồn kho
-Nhân viên khai báo mã vật tƣ hàng hóa, đơn vị tính, nhóm vật tƣ hàng hóa, kho hàng vào các danh mục tƣng ứng, hệ thống tự động cập nhật khi nhập dữ liệu vào chứng từ nhập kho, xuất kho vật tƣ hàng hóa.
-Tự động tính giá xuất kho bình quân gia quyền cuối kỳ.
-Trƣờng hợp nhập kho chi tiền ngay chỉ cần nhập dữ liệu một lần trên phiếu nhập kho, chƣơng trình tự động tách thành hai phiếu, phiếu nhập kho và phiếu chi tiền mặt. -Kết chuyển dữ liệu sang bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tƣ hàng hóa.
Kế toán tài sản cố định, phân bổ chi phí, phân bổ doanh thu chƣa thực hiện
-Lập bảng danh sách các mã loại tài sản cố định mà doanh nhiệp đang sữ dụng, mã chi phí phân bổ, mã doanh thu chƣa thực hiện vào danh mục tài sản cố định, hệ thống theo dõi danh mục này theo từng thông tin hạch toán ban đầu nhƣ : tài khoản hạch toán, tài khoản tính khấu hao, tài khoản phân bổ, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí, nguyên giá, thời gian sữ dụng, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, ngày nhập, ngày bắt đầu tính khấu hao, bộ phận sữ dụng.
-Theo dõi nguồn hình thành tài sản cố định.
-Bút toán tự động trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí, phân bổ doanh thu chƣa thực hiện vào các tài khoản chi phí , tài khoản doanh thu, các bộ phận theo thông tin khai báo ban đầu đã lập sẵn.
Kế toán công nợ
Theo dõi danh mục bán hàng và nợ phải thu chi tiết từng khách hàng Theo dõi danh mục mua hàng và nợ phải trả chi tiết từng nhà cung cấp
Theo dõi chi tiết các tài khoản phải thu khác, phải trả khác và tài khoản tạm ứng. Kế toán tổng hợp
-Tập hợp chi phí theo từng bộ phận.
-Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ nhƣ: kết chuyển các khoản chiếc khấu thƣơng mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán vào doanh thu, kết chuyển doanh thu, thu nhập khác, chi phí, chi phí khác, kết chuyển lãi lỗ, xác định kết quả hoạt động kinh doanh .
-Khóa sổ kế toán và chuyển sang kỳ sau.