6. Kết cấu của đề tài
1.2.1.3Mục tiêu kiểm soát[4]
Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng-thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên. Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt quy trình bán hàng- thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt đƣợc ba mục tiêu chung do Báo cáo COSO (1992) đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động - Báo cáo tài chính đáng tin cậy, và
- Tuân thủ pháp luật và các quy định Cụ thể là :
-Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây đƣợc hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng . Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hƣởng đáng kể bởi mục tiêu sự hiện hữu.
trong khi đó tính hiệu quả đƣợc hiểu là mối tƣơng quan giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí bỏ ra, thí dụ nhƣ chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng…
Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẫn nhau điều này không phải luôn xảy ra. Thí dụ nếu đơn vị đặt nặng việc đạt đƣợc doanh thu hay thị phần (tức gia tăng sự hữu hiệu) thì thƣờng lại phải hao tốn nhiều chi phí hoạt động hơn cũng nhƣ phải chấp nhận rủi ro cao hơn về nợ phải thu khách hàng ( giảm tính hiệu quả).
-Báo cáo tài chính tin cậy: đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hƣởng bởi quy trình bán hàng-thu tiền đƣợc trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế, thí dụ nhƣ doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hay hàng tồn kho… đƣợc trình bày đúng đắn.
-Tuân thủ pháp luật và các quy định: hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng nhƣ của chính đơn vị. Thí dụ nhƣ việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho… Đối với một số ngành ghề, cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan, Thí dụ nhƣ sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, các vật liệu cháy nổ, có chất phóng xạ, văn hóa phẩm…
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là hƣớng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của quy trình bán hàng-thu tiền, với các thủ tục và mục tiêu kiểm soát cụ thể nhƣ sau:
Bảng 1.3 Thủ tục kiểm soát -Mục tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát
Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
-Xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng(mặt hàng, số lƣợng, thời gian).
-Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng
-Các đơn đặt hàng đƣợc xữ lý kịp thời không bỏ sót
-Các nghiệp vụ bán chịu đều đƣợc xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ từ khách hàng.
Giao hàng
-Ghi nhận thông tin về đơn đặt hàng: số lƣợng, chất lƣợng, thời gian giao hàng, địa điểm.
-Xác định phƣơng thức vận chuyển hàng.
-Giao hàng đúng số lƣợng, chất lƣợng, thời gian giao hàng, địa điểm.
-Bảo vệ hàng hóa tránh hƣ hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng.
Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu
-Lập hóa đơn chính xác về tên khách hàng, số lƣợng và giá trị.
Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền vào sổ sách kế toán.
-Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ.
-Doanh thu và nợ phải thu khách hàng đƣợc ghi nhận chính xác.
-Bảo vệ tài sản.
Thu tiền
-Xem xét các khoản nợ phải thu khách hàng đến hạn.
-thu tiền nợ từ khách hàng.
-phát hiện các khách hàng đã quá thời hạn thanh toán nhƣng vẫn chƣa thanh toán hay không có khả năng thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng.
-Bảo vệ tài sản ( tiền, sec…).