CC, VC, nhân viên dù tuyển mới hay đang làm việc đều phải được bố trí đúng người cho đúng việc. Để bố trí, sử dụng nhân viên phù hợp, cần tổ chức rà soát lại tất cả các công việc phải thực hiện của từng tổ, khối của Phòng GD&ĐT và từng trường, đối chiếu với những công việc đang thực hiện để tìm ra những công việc còn bỏ sót, những công việc đang phân công chồng chéo giữa các tổ, khối hoặc giữa các CC, VC, nhân viên để bố trí người bổ sung hoặc điều chỉnh. Việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc phải căn cứ vào:
+ Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc.
+ Kiến thức, kỹ năng, năng lực, đạo đức của từng CC,VC, nhân viên.
Đồng thời, việc bố trí, phân công công việc phải theo nguyên tắc mọi công việc phải có người thực hiện nhưng không được chồng chéo, đảm bảo thực hiện tốt nhất mục tiêu của trường, của ngành và giúp cấp dưới phát triển. Định kỳ thực hiện luân chuyển công việc giữa các CC, VC, nhân viên có cùng chức danh nghề nghiệp (ví dụ giáo viên tiểu học được luân phiên giảng dạy các khối) nhằm tạo ra những thách thức mới cho họ, buộc họ phải nghiên cứu để có kiến thức phục vụ yêu cầu công việc, giảm đi tính đơn điệu trong công việc.
Sự ra đi hoặc giảm mức độ phấn đấu của những người giỏi do họ không có cơ hội thăng tiến đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải quan tâm hơn đến việc điều động, đề bạt, bổ nhiệm. Ngoài ra, nếu một người được giao thực hiện một công việc trong thời gian dài ở cùng môi trường cũng làm giảm động lực phấn đấu, tăng sự chủ quan. Nếu thay đổi công việc đúng lúc sẽ giúp họ nâng cao kiến thức, kỹ năng, tích lũy thêm kinh nghiệm và kích thích họ hăng say làm việc. Để hoàn thiện việc điều động, đề bạt, bổ nhiệm, cần thực hiện các giải pháp sau:
- Việc điều động giáo viên, nhân viên từ trường này sang trường khác theo nguyện vọng phải đảm bảo nguyên tắc:
+ Trường nơi tiếp nhận đang thực sự cần người với trình độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng... phù hợp với người có nguyện vọng chuyển đến.
+ Giáo viên, nhân viên muốn điều động đến trường mình ưa thích phải thi tuyển như những ứng viên từ bên ngoài, trừ trường hợp đó là giáo viên, nhân viên giỏi và muốn chuyển về những trường có điều kiện thuận lợi thấp hơn nơi đang công tác. Để thực hiện điều này, Phòng GD&ĐT tiến hành rà soát, phân loại các trường cùng cấp học thành 3 nhóm và công khai trong ngành để mọi người biết. - Xây dựng hồ sơ nhân viên của toàn ngành: Hiện nay, từng trường và ngành GD&ĐT đã có dữ liệu thông tin của từng nhân viên nhưng chưa đầy đủ. Do vậy, cần rà soát, bổ sung, đảm bảo trong hồ sơ mỗi người có thông tin về tuổi tác, thời gian làm việc, trình độ chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các khả năng đặc biệt, mức lương, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến, nỗ lực đào tạo và phát triển của cá nhân... Những thông tin này được lưu trữ trên máy tính của trường, của Phòng và được sử dụng để xác định ai trong số những nhân viên hiện tại có thể được thăng cấp hoặc phù hợp vị trí công tác mới.
- Xây dựng biểu đồ thuyên chuyển nhân viên và lập phiếu thăng chức: Thực chất đây là việc quy hoạch đội ngũ kế cận đối với các cấp quản trị. Việc xây dựng biểu đồ thuyên chuyển và lập phiếu thăng chức phải được thực hiện từ cấp phòng đến các trường học, các tổ, khối, bộ phận. Thông qua sơ đồ, người có thẩm quyền biết được những mặt mạnh, điểm yếu của từng ứng viên để đào tạo, bồi dưỡng nhằm tạo nguồn. Đồng thời, ứng viên biết được cơ hội thăng tiến để nỗ lực phấn đấu. Quá trình thực hiện quy hoạch đội ngũ cán bộ cần phải:
+ Thực hiện công khai, dân chủ trong quy hoạch đội ngũ kế cận thông qua việc lấy ý kiến của CC, VC, nhân viên bằng hình thức bỏ phiếu kín. Đối tượng lấy ý kiến phải phù hợp với tính chất quan trọng của từng chức vụ.
+ Việc quy hoạch cần phải căn cứ vào hiệu quả công việc, đồng thời ưu tiên những người trẻ tuổi thực sự có phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn.
+ Mỗi chức danh phải có từ 3 ứng viên trở lên và mỗi ứng viên có thể quy hoạch vào nhiều chức danh khác nhau. Việc đưa các ứng viên vào diện quy hoạch phải căn cứ vào tiêu chuẩn quy định cho từng chức danh.
- Việc đề bạt, bổ nhiệm chỉ thực hiện với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng GD&ĐT. Các chức danh còn lại thực hiện thi tuyển để chọn người cho các chức vụ còn trống. Cụ thể đối với HT, hiệu phó các trường, ứng viên là những người được quy hoạch cho chức danh đó và các ứng viên khác có nhu cầu (nếu có). Nội dung thi tuyển bao gồm kiểm tra về kiến thức chuyên môn; kỹ năng lãnh đạo, quản lý; kỹ năng quy tụ mọi người; khả năng triển khai thực hiện công việc, kỹ năng lắng nghe ý kiến và đưa ra quyết định; khả năng xây dựng chiến lược phát triển nhà trường.