Đặc điểm chủ yếu: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng phê duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết
Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng:
- Ƣu điểm: dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán
- Nhƣợc điểm: Ghi chép còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thƣờng bị chậm
- Phạm vi sử dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ08. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy
báo nợ, giấy báo có,...
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 111, 112, 113 Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112, 113 Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 111, 112, 113 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra